新媒體環境下高校檔案管理信息化建設策略

劉鑫

【摘要】計算機技術的飛速進步推動了新媒體時代的到來。高校檔案管理作為一項十分重要并且復雜的工作，在新媒體時代遇到新的機遇與挑戰，本文著重于對其在新媒體下信息化建設策略進行探索和研究。

【關鍵詞】新媒體? 檔案管理? 信息化

所謂的新媒體就是指隨著互聯網技術的進步而發展起來的一種新型媒體形式，包含數字電視、手機、網絡媒體等。較之于傳統的媒體形式，新媒體的傳播媒介實現了大幅度地拓展和延伸，包含手機、電視等多種途徑，為信息的傳播和共享創造了良好的條件。由于新媒體具備傳播速度快，獲取信息便捷等優勢受到了大眾的廣泛認可。高校檔案管理工作是一項十分復雜繁瑣的工作，在新媒體環境下，運用計算機對其實施信息管理能夠大幅度地提升工作效率，實現信息的優化配置。

一、新媒體環境下高校檔案信息化建設的機遇

伴隨著計算機技術的發展，數字電視、手機等多種形式的新媒體不斷產生并逐步覆蓋到人們的生活之中。高校的管理工作逐步滲入新媒體技術。高校檔案管理作為一項涉獵內容零散并且繁瑣的工作，急需要融入新媒體技術對信息進行處理來滿足不斷變化的實際需求，新媒體時代的帶來為檔案信息化建設帶來了一片良好的發展空間。

（一）豐富檔案管理的媒介和傳播方式

在新媒體誕生之前，高校的檔案管理信息媒介一采用光盤、紙質文檔等形式，如果想要獲取檔案信息，普遍需要查閱實物，這種管理方式加大來存儲的難度，并且信息傳輸效率低，缺乏靈活性[1]。新媒體技術的不斷發展和革新為高校的檔案管理工作帶來了曙光，豐富來檔案管理的媒介和傳播方式。比如，借助于現在先進的信息技術可以實現檔案信息的處理與傳播，還可以達到圖文聲立體效果。除此之外，新媒體技術打破了傳統檔案管理的時空界限，只需要借助于網絡在權限允許的情況下便可以實時查閱和傳遞檔案信息。比如，用戶可以借助于手機或者電腦在相對應的網站上下載自身所需要的檔案信息，優化了信息共享的渠道。

（二）拓寬檔案管理展示平臺和空間范圍

高校檔案管理在未融入新媒體技術之前，一般都是相互獨立的，在信息共享上存在著較大的困難。隨著高校檔案管理中新媒體技術的運用，建立了高校和社會檔案管理的緊密聯系。高校將所有的檔案信息囊括到館藏檔案數據庫之中，以便于授權人員查找。并且在新媒體技術之下，高校之間的交流更加便利，實現檔案編纂成果的共享，有助于高校整體檔案管理工作的提升。

（三）提高檔案管理服務質量和服務效率

檔案管理存在的意義在于適應人們的需求，推動時代的進步。高校傳統的檔案管理方式主要以人工管理為主，人力成本高，管理效率低，很難適應現在的快節奏的工作需求。新媒體技術的發展與進步為檔案管理信息化建設開辟了新的渠道。新媒體技術的運用使得檔案檢索。查閱等更加便捷、快速，為檔案管理工作人員以及使用者帶來了福音。

二、新媒體環境下高校檔案管理信息化建設的挑戰

站在辯證法的角度分析，新媒體技術對于高校的檔案管理信息化建設工作是利弊共存的。在新媒體形勢下，高校的檔案管理工作還面臨著諸多困擾，具體表現如下：

（一）管理觀念面臨嚴峻考驗

雖然新媒體技術已經滲透到高校的檔案管理工作之中，但是，高校的管理者依然未能夠轉化自身傳統的管理理念，固執地認為檔案管理工作無需要專業能力，只是簡單地記錄和保管工作，對于技術的要求并不是很高，因此，在檔案管理技術和專業水平的提升上采取了忽視的態度，通常并不能夠在檔案信息化建設上投入大量的人力成本和資金，導致高校的檔案管理工作一直處于一個弱勢地位。從此可以看出，高校檔案信息化建設面臨的阻力便是管理理念的陳舊與不合理。

（二）管理模式面臨全新挑戰

在傳統的高校檔案管理之中通常采用紙質媒介進行檔案的記錄和存儲，并且對接的群體主要是教師和學生。檔案管理者的主要工作便是檔案的看護和保管。這種管理模式造成了檔案的利用效率低下，使得檔案通常被存儲在檔案柜里，很難發揮檔案的作用，對于科研和教學工作產生的效用并不是很大。隨著新媒體技術的應用，檔案的開放程度越來越高，受眾也越來越廣泛，檔案的存儲媒介和傳輸方式也發生的概念，檔案的利用效率也越來越高，傳統的管理模式已經不再適應于新媒體時代的需求。

（三）管理人才面臨更高要求

在較長的一段時期內，檔案管理通常都是管理一些紙質的文字和資料，記錄方式也以手工為主，因此，對于檔案管理人員的專業性要求不高，學歷普遍偏低。除此之外，檔案管理人員的年齡、性別等結構存在著失衡的現象，表現為女性多，年齡大的多等現象。新媒體技術的融入，使得高校檔案管理工作向智能化、信息化的趨勢發展，對于檔案管理人員提出了嚴格的要求，不僅需要專業的檔案管理知識，還要熟悉計算機技術方能夠保障信息管理工作的順利實施。

三、新媒體環境下高校檔案管理信息化建設策略

隨著新媒體技術的不斷發展，高校要結合于當前的形勢需求，對自身的檔案管理工作改革創新，加大信息化建設，主要采取如下措施：

（一）適時轉變觀念，樹立新型檔案管理觀念

管理觀念決定管理方式。在新媒體形式下，檔案管理的媒介和傳輸方式都發生了巨大的改變。檔案對于教學和科研所發揮的作用愈加重要。傳統的檔案管理方式已經不能夠適應社會的現實需求，因此，高校管理者和檔案管理人員都需要改進自身的管理觀念，站在新媒體技術的發展方向上，樹立新的檔案管理理念。當代社會處于一個開放性程度高，對于信息的需求比較廣泛的大環境之中，高校必須要建立和社會的緊密聯系，打破面向自身，面向師生的理念，加大檔案的受眾范圍，實現資源的共享。除此之外，還要結合于新媒體技術的特征，管理人員必須要足夠重視，加大人才和物質的投入，為信息化建設做好鋪墊。

（二）轉變模式，加強新媒體基礎建設

新媒體技術對于高校檔案管理模式提出了新的需求，因此，高校檔案管理模式可以通過如下措施改進：第一，構建專門的新媒體應用平臺。比如，借助于微博、微信等新的媒體形式構建高校檔案賬號，在此之中發布檔案信息，并且組織專業的檔案管理人員實施管理，廣大的師生以及擁有相應訪問權限的人員可以在此平臺下查閱、下載檔案信息。第二，構建高校檔案管理數據庫。這是高校檔案管理的一項重要舉措和必經之路，是實施信息化管理的基礎。首先，要將所有的檔案信息收錄到學校的檔案數據庫之中，與新媒體技術融融合在一起，和手機、電腦等新媒體形式能夠兼容，實現紙質媒介向智能化載體的轉化;然后，由檔案管理人員負責數據庫的更新和維護，在新媒體媒介上展示檔案信息，受眾只需要借助于手機、電腦便可以查閱、下載自身所需要的檔案信息。第三，加強高校檔案網絡化建設。檔案信息的傳播離不開互聯網的支撐，學校檔案信息的發布以及管理都要借助于互聯網才能夠實施，受眾需要需要互聯網才能夠查閱信息。因此，高校有必要加強自身的網絡建設，為檔案信息的傳遞提供一個良好的環境，實現信息的共享，滿足新媒體時代廣大用戶的實際需求。

（三）提升素質，打造復合型人才隊伍

新媒體技術在高校檔案管理之中的應用，對于檔案管理人員的要求更加嚴格。檔案管理人員必須要擁有專業知識和新媒體運用能力才能滿足需求。因此檔案管理人員必須要提升自身素質，將自身打造成一名能夠適應時代需求的復合型檔案管理人才。站在高校的角度考慮。可以采取如下措施：一是加強職業道德教育。新媒體技術的運用使得檔案管理工作內容更加細化，瑣碎，因此，在檔案信息化建設工程之中，需要檔案管理人員具備足夠的熱忱和耐心，所以。高校通過加強檔案管理人員的求真務實的開展檔案管理工作。二是加大人才保障力度。檔案管理工作瑣碎繁雜，高校應該為檔案管理人員提供必需的物質保障，營造良好的工作氛圍，引進和培養復合型檔案管理人才。作為檔案管理人員自身來講，一是要不斷提升自身工作能力，學習新媒體技術的操作技能，優化檔案管理專業知識，進而適應高校檔案信息化建設的需求;二是提升創新能力，在工作之中勇于突破和創新，與新媒體技術推陳出新的特質相適應。

四、結語

總而言之，新媒體技術對于人們的生活造成了巨大的變革，其在高校檔案管理之中的應用是時代發展的必然趨勢，對于檔案信息的共享和傳播創造了良好的條件。高校必須要順應社會的現實需求實施檔案信息化建設，改變傳統的信息傳播方式和媒介，優化管理方法，有效融入新媒體技術，建立檔案數據庫，滿足更多的人的需求，最大可能地發揮檔案的價值。

參考文獻：

[1]黃華.新媒體環境下高校檔案管理工作與建議[J].文化創新比較研究，2019，3（36）：140-141.

[2]周文泓.新媒體背景下檔案課程教學優化策略探究——基于四川大學“未來檔案員”項目的案例分析[J].檔案學通訊，2019（01）：107-112.

[3]張妮妮.新媒體時代檔案管理工作的基本路徑[J].智庫時代，2018（51）：281-282.