房產(chǎn)檔案信息內(nèi)控制度建設(shè)的剖析

李玲玲

摘 要：現(xiàn)如今，我國是經(jīng)濟迅猛發(fā)展的新時期，房產(chǎn)檔案信息內(nèi)控制度是房產(chǎn)檔案保存單位各內(nèi)部職能部門在利用檔案信息工作中，互相聯(lián)系、互相制約的有效運行措施和制度，也是在內(nèi)部控制建設(shè)與實施中，提升檔案管理水平和防范信息系統(tǒng)風(fēng)險的主要手段。在全球5G迅猛發(fā)展的當(dāng)代，我國方方面面的工作在政府的倡導(dǎo)下，大力推薦大數(shù)據(jù)互聯(lián)共享，機器人智能化高速發(fā)展的關(guān)鍵時期，房產(chǎn)檔案信息化工程的建設(shè)也應(yīng)該與時俱進(jìn)，但由于房產(chǎn)原始檔案的不完整，內(nèi)控制度建設(shè)的不健全，出現(xiàn)了很多問題。要想快速發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)+，必須在檔案管理制度健全的同時加強內(nèi)控制度的建設(shè)，靠完善、嚴(yán)格、規(guī)范、科學(xué)的內(nèi)控制度進(jìn)行現(xiàn)代化檔案信息的管理。

關(guān)鍵詞：檔案信息;內(nèi)控制度;剖析

房產(chǎn)檔案是指人們在房產(chǎn)建設(shè)、管理、使用等活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等歷史記錄。房產(chǎn)檔案是個人以及商業(yè)房屋產(chǎn)權(quán)界定和產(chǎn)權(quán)人兩者之間的一種原始契約憑證，是房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)戶籍管理和交易活動之間的重要載體，這些原始檔案在現(xiàn)代經(jīng)濟社會中逐漸增多的房產(chǎn)行政訴訟以及民事糾紛中發(fā)揮著重要的作用。本文就加強房產(chǎn)檔案的管理，談點粗淺的看法。

1 房產(chǎn)檔案管理的重要性

對于產(chǎn)權(quán)管理以及登記而言，房產(chǎn)檔案至關(guān)重要，是其必要基礎(chǔ)。現(xiàn)如今，房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬具有兩項鮮明特征，一是多變性，二是變更頻繁，但是房產(chǎn)原始數(shù)據(jù)由檔案信息提供，并且可以確保其準(zhǔn)確性，以此為基礎(chǔ)，出現(xiàn)新變化，避免相關(guān)違法行為的出現(xiàn)，比欺詐等。從政府角度來講，房產(chǎn)檔案可以作為其市場調(diào)控的重要參照與依據(jù)。基于市場經(jīng)濟，政府成為市場中不可或缺的一部分，為行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供重要保障，與眾多數(shù)據(jù)密切相關(guān)，其中檔案數(shù)據(jù)能夠提供相對完善的數(shù)據(jù)。針對法律而言，以房產(chǎn)檔案為依據(jù)，可明確相關(guān)責(zé)任。以房產(chǎn)經(jīng)濟糾紛為對象，當(dāng)司法部門進(jìn)行判斷的時候，將檔案作為唯一有效依據(jù)房管局嚴(yán)密保存檔案，以此防止發(fā)生非法交易，在第一時間避免違法犯罪現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2 房產(chǎn)檔案信息內(nèi)控制度建設(shè)的剖析

2.1 提高房地產(chǎn)檔案信息管理人員素質(zhì)

房地產(chǎn)檔案信息管理人員的素質(zhì)要求較高，需要多學(xué)科、多領(lǐng)域?qū)I(yè)知識。首先，從事房地產(chǎn)檔案信息管理事業(yè)的人必須具備較高的政治思想素質(zhì)，把檔案信息管理工作提高到政治高度來認(rèn)識，確保檔案信息的實體安全、信息安全和利用安全。其次，應(yīng)具有較好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，要全方位了解登記業(yè)務(wù)流程以及各環(huán)節(jié)內(nèi)容，熟悉業(yè)務(wù)間的差異，熟悉檔案信息資料的作用和歸檔要求，熟悉房地產(chǎn)業(yè)務(wù)和檔案管理的法律、法規(guī)、規(guī)章制度，能夠熟練使用檔案管理系統(tǒng)實施管理工作。再次，需要具備較廣的知識范圍。需要具備檔案學(xué)基礎(chǔ)知識、計算機應(yīng)用技能、管理學(xué)知識等。為達(dá)到管理人員的政治素養(yǎng)、專業(yè)素質(zhì)和知識面的要求，各級房地產(chǎn)主管部門應(yīng)聯(lián)合檔案單位和信息化單位一起進(jìn)行人員教育培訓(xùn)。結(jié)合房地產(chǎn)政策法規(guī)發(fā)展變化，信息技術(shù)的創(chuàng)新升級不斷提升人員水平，在房地產(chǎn)部門建設(shè)支對檔案管理、房地產(chǎn)管理、信息化知識都精通的房地產(chǎn)檔案信息管理隊伍。房地產(chǎn)檔案信息管理人員更應(yīng)該提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，主動理解房地產(chǎn)檔案形成的規(guī)律，主動了解房地產(chǎn)項目建設(shè)、測繪、拆遷、涉及房地產(chǎn)的司法相關(guān)知識。這樣，才能對最后形成的房地產(chǎn)檔案信息資料的材料類別、形式和形成原因有深層次的理解。

2.2 完善信息化管理技術(shù)體系

技術(shù)系統(tǒng)是房產(chǎn)檔案信息化管理的支撐和助推器。具體來說，就是要積極構(gòu)建房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索、咨詢、數(shù)據(jù)分析和安全管理系統(tǒng)。一方面，積極構(gòu)建房產(chǎn)檔案信息歸集系統(tǒng)。加快房產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，將館藏房產(chǎn)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，利用計算機信息技術(shù)實現(xiàn)房產(chǎn)檔案信息的檢索、分類、組合，建立房產(chǎn)檔案資料數(shù)據(jù)庫。例如，利用GIS技術(shù)，實現(xiàn)“以圖管房”“以圖管檔”的效果。另一方面，要積極構(gòu)建房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)，將房屋地址、面積、交易時間以及產(chǎn)權(quán)人等重要信息設(shè)置為檢索條件，建立起多功能、多角度的便捷檢索系統(tǒng)，為后期的查詢利用等提供便利。

2.3 房產(chǎn)檔案管理模式的創(chuàng)新

任何一個產(chǎn)業(yè)、任何一個工作再遇到問題的時候都是可以考慮創(chuàng)新的，創(chuàng)新并不是無稽之談，而是根據(jù)已有的經(jīng)驗與技術(shù)，結(jié)合相關(guān)的實際問題去找新的解決辦法。對于房產(chǎn)檔案管理工作而言，倘若一直繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理模式，那么勢必會消耗掉比以往之前更多的人力與時間，經(jīng)濟成本也會大大的增高，但是如果采取新的方法，打破掉原有的解決問題的思路，那么又是一番別樣天地。對于房產(chǎn)來說，主要分為房屋的面積、戶型（結(jié)構(gòu)形態(tài)）以及所處的真實地理位置和其所有權(quán)的歸屬，這四種要素對于真實的房產(chǎn)來說缺一不可，這四種要素倘若使用人力對其進(jìn)行分析，想必是非常困難的，因為這根本就不是一個空間上的因素，但是如果用信息化技術(shù)進(jìn)行分析，把各種要分析以及需要考慮的因素都放上去，它會在最短的時間內(nèi)給出一個非常完美的分析，讓人們能夠快速的從中找到自身所需分析結(jié)果。任何問題，需要創(chuàng)新就是要一往無前，這樣才會能夠推動整個行業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

2.4 逐步修復(fù)基礎(chǔ)信息，完善內(nèi)控部門職責(zé)

真實可靠的檔案信息有利于提升政府部門的誠信度和公信力，維護(hù)政府的良好聲譽和形象。首先，管理層應(yīng)合理確保檔案數(shù)據(jù)信息的真實完整，對歷年的原始資料開展調(diào)研工作，逐步完善修復(fù)檔案信息，盡可能的將原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性進(jìn)一步提升，使之符合當(dāng)前工作的需要;其次，出臺詳實的房產(chǎn)檔案信息操作規(guī)范，讓每位工作人員都熟悉檔案管理業(yè)務(wù)的具體流程，如信息數(shù)據(jù)的錄入、修改、審核、審批，在工作中確保制衡性原則的長期有效;最后，準(zhǔn)確完整的檔案信息穩(wěn)定運行時，要及時明確檔案管理部門和其他監(jiān)督協(xié)助部門在工作中的職責(zé)權(quán)限，完善監(jiān)督管理的部門職責(zé)，同時對有效性展開評價工作。

2.5 要加強房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量控制

加強房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量控制就要使程序要求合法、合理、齊全，內(nèi)容要求真實、完整、準(zhǔn)確，堅持全程質(zhì)量控制原則，將房產(chǎn)檔案從歸檔到利用各個環(huán)節(jié)，都要設(shè)置審核，建立標(biāo)準(zhǔn)化工作體系。在房產(chǎn)檔案工作中應(yīng)當(dāng)提高對檔案管理的質(zhì)量，更好地加強社會服務(wù)。為了確保房產(chǎn)檔案的社會服務(wù)價值和法律價值的有效性和準(zhǔn)確性，對房產(chǎn)檔案材料收集環(huán)節(jié)和記錄環(huán)節(jié)都要對相關(guān)的手續(xù)和證件進(jìn)行檢查，確保完整、齊全、可靠，能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行真實的記錄和反映。在對房產(chǎn)檔案進(jìn)行整理時，要加強對目錄的整理，做到保存有法并裝訂成冊，這項工作雖然繁瑣，但是在后續(xù)要查閱檔案時能夠保證方便、快速地進(jìn)行查找，前期的工作是為了后期的工作質(zhì)量和工作效率的提高。

3 結(jié)語

房產(chǎn)的信息化建設(shè)已經(jīng)到了迫在眉睫的地步了，房地產(chǎn)行業(yè)日益興起，人們對于房產(chǎn)的實際需求也在與日俱增，實際購房者以及房產(chǎn)的實際、預(yù)測信息都是需要聯(lián)系與解決的問題，再想依靠傳統(tǒng)的方法已經(jīng)不能夠使得這一問題得到有效的解決，房產(chǎn)檔案的管理需要信息化技術(shù)的支持，相關(guān)行業(yè)的工作人員需要意識到這一問題的重要性。加強房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)推動房產(chǎn)檔案管理發(fā)展不僅是此行業(yè)的需要，更是社會發(fā)展所需，需要我們一起為之不懈的努力。

參考文獻(xiàn)

[1]張林婕.加強房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)推動房產(chǎn)檔案管理發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（6）.

[2]李永金，李長軍.樹立科學(xué)創(chuàng)新理念加速推進(jìn)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)[J].山東房地產(chǎn)，2010（1）：36-38.