淺談事業單位檔案管理

吳波

一、事業單位檔案管理的不足

在事業單位檔案管理中，存在一些不足的地方，在一定程度上影響著事業單位的發展，阻礙其進步與發展。

（一）事業單位中缺少專業檔案管理人員

目前，在我國事業單位檔案管理在發展存在一定的問題，這些問題若不及時解決在一定程度上就會阻礙事業單位的發展。其中最大的問題就是缺少專業檔案管理的人才。在事業單位中工作的人員很多都是沒有經過正規培訓就上崗的人員，這些人員在工作中多多少少都會出現誤差，這樣就使得檔案管理起不到應有的作用。有的事業單位在檔案管理中沒有相應的管理人員，只是由其他部門人員進行管理，這樣在檔案管理中不但會使得檔案管理過程沒有辦法順利進行，同時也會造成工作人員在工作的時候出現敷衍了事的情況，工作人員的責任感喪失，沒有辦法順利完成檔案建設工作，乃至發掘檔案管理中的失誤。

（二）事業單位檔案管理中離職人員缺少交接環節

在各個事業單位中工作人員相互交替是存在著必然性的，隨著社會經濟的發展目前很少有人可以在一個職位一直做到退休了。在事業單位檔案管理中，檔案管理人員在離職交接的時候出現一些都是檔案管理部門中的重要問題。若是檔案管理人員在工作中突然出現離職、或是生病等情況，這樣在一定程度上都會對檔案管理工作的進程產生一定的影響。在當前我國大多數的檔案管理部門都缺少比較完善的交接手續，這樣在一定程度上就會導致相關工作人員在工作交替的時候沒有相關章程來遵守，最終就會導致很多的檔案變成了沒有用的檔案，給事業單位造成一定的損失。

（三）事業單位在管理檔案的時候沒有相應的措施

事業單位中檔案管理的重要步驟之一即電子化，即使現在事業單位中已經普遍應用了電子檔案，但是其中多數情況下相對于一些貴重檔案目前還是利用紙質檔案來保存的。在事業單位檔案建設的時候，一般對于機密性、重要的檔案來說還是缺少相應的管理措施，這樣就會造成電子檔案與紙質檔案管理制度互相不配套。電子文件對應用程序具有一定的依附性，設備與系統在更新的時候就會導致系統中沒有辦法進行讀取，這樣就會造成系統中一些重要文件丟失，失去了檔案應有的意義。在查找使用中，又沒有辦法使得檔案信息發揮其應有的最大價值，這樣在很大程度上就會使得事業單位在發展中受到一定的阻礙。

（四）事業單位一般缺少高科技管理檔案的意識

隨著時代的發展進步，事業單位管理方式與設備上已經沒有辦法適應當前時代的發展了，但是在我國的事業單位中還沒有認清這一問題的嚴重性，在日常的工作中，很多事業單位在進行檔案管理的時候，信息沒有辦法進行及時更新，或者是沒有根據社會發展與工作的需要來進行統計安排。因而，在事業單位中引用高科技來進行檔案的修復與處理，這樣有利于提高檔案保護的意識。

二、事業單位檔案管理創新的策略

（一）轉變事業單位思想認知

這里所說的事業單位思想，其實并不是指檔案管理方面認識出現了誤差，而是指事業單位中對于檔案管理的重要性認識不清楚。第一，應該要轉變領導者的思想認識，只有他們重視了檔案管理的重要性，才能夠作出符合事業單位整體利益的決策。第二，應該要使社會對事業單位的認識有所改變，加強事業單位檔案管理監督力度，這樣才有利于在宏觀上更加關注事業單位，在社會生活中也應該利用報紙、廣播等途徑來進行宣傳。

（二）加強事業單位檔案管理人員的培訓

第一，若是想要對管理進行培訓，應該要著重于檔案管理技巧、修復等方面。讓相應的管理人員可以從中提高自身的專業素質與修養。第二，加強對工作人員的管理，對每個部門要分清他們的職責，這樣在出現重大事故的時候就可以及時解決，不會出現互相推諉等情況。第三，適當增加管理人員的福利政策，為他們提供良好的上升空間。

（三）完善檔案管理制度

完善檔案管理政策，在一定程度有利于保證信息的完整性，需要及時更新的可以按時更新，需要刪除的也可以按時經過審查進行刪除，同時也可以做好安全防護措施，保護檔案安全的整體性質。在完善檔案管理制度時，首先注意的應該是檔案保管制度、檔案機密制度、檔案監督制度等。事業單位也應該做好內部的監督，這樣在一定程度上才會保證檔案不會外泄，保證了檔案的安全，同時也會進一步促進事業單位的整體發展。

三、結語

綜合上述，只有科學的管理制度才會進一步促進事業單位的發展，在事業單位檔案管理的發展過程中面臨諸多的問題，其中有管理人員專業素養不高，單位在思想上還沒有得到重視，這都會限制到事業單位發展的速度。但是其中還是有著諸多的優點是不能否認的，事業單位檔案管理為社會提供服務，為廣大群眾提供服務，這些都是不可否認的。因而，在未來的發展中要揚長避短，更好地服務社會。