淺析檔案整理工作的主要內容和基本原則

孫博

摘 要：檔案的保存和整理，是各個事業單位工作的重要組成部分。單位里的每個成員信息有很多，對工作者的晉升安排有很重要的參考價值。具體來說，事業單位的檔案包括每位工作者的活動、人事關系等內容，錯綜復雜，整理起來耗時耗力。為了能夠發揮出檔案的價值，給事業單位工作開展提供一定的幫助，需要提高檔案管理工作人員的工作效率，根據新時期檔案管理的實際要求進行管理工作的具體調整。本文將圍繞檔案管理工作的基本內容，探討如何能夠更好地完成人員檔案、工資檔案，以及財務檔案的整理工作。

關鍵詞：檔案整理;主要內容;基本原則

檔案保存和整理工作，一直是單位檔案管理人員的工作重點也是工作難點，單位工作人員眾多，工作人員進行多種信息的收集與整理，一個環節出現問題，就會導致工作人員檔案管理的不完善、不系統，就會產生連鎖反應，給后續工作帶來麻煩。通過對檔案學的研究可知，檔案管理工作有著系統的流程、內容和原則，但在實踐中卻沒有得到充分落實，很多事業單位只是單純地對檔案進行保存，忽視了背后的價值所在。而且還可能對其他工作帶來負面影響。結合檔案管理工作的主要內容和基本原則，本文將圍繞本單位的人員檔案、工資檔案和財務檔案管理工作做出討論，以期能夠給此項工作的改進帶來思考的方向和路徑。

1 檔案整理工作的重要性

檔案是可以反映單位工作人員的工作活動、人事關系，以及單位工資發放和財務情況的，如果一開始就沒有做好這項工作，導致檔案文件過于混亂，就很難展現出單位內成員的基本信息，造成財務情況的混亂，同時也無法準確區分各項工作之間的聯系。表面看檔案是獨立的，但仔細研究會發現里面的聯系千絲萬縷，需要系統的整理，才能夠辨別出其中的關系。因此，對于檔案部門的工作人員而言，他們所需要做的工作絕對不只是保存檔案，更重要地是進行系統性的整理和分析。

2 檔案整理工作的主要內容

1）檔案整理工作的基本程序。檔案整理工作是需要遵循一定流程的，才能保證每個環節做到高效準確，具體可以包括：第一、檔案整理工作人員要有基本的理論基礎，即要了解這項工作的基本程序，做到心中有數，在操作時才能秩序井然;第二、全面了解手頭檔案的基本情況，并能按照一定的分類標準進行分類和排列，方便后續的取拿使用;第三、具體問題具體分析，有些特殊的重要檔案需要單獨拿出來進行保存，而且檔案種類的不同，負責的人也要有所區分，保證后面工作的高效。以上流程只是基本程序，具體操作還需要根據實際來進行。

2）檔案整理工作的主要內容。檔案整理只有在充分了解好檔案室的基本情況后，在其他部分人員遞過來案卷的時候，才能夠分門別類地進行保存和整理，無需再重返工，檔案排列清清爽爽，只需要把新的檔案放進去即可。特別是在新整理要求與原先不匹配的情況下，只能根據具體實際來考慮。如果符合的進行保留，若與現有要求出現沖突，那么就需要進行調整，進而提升現有檔案整理工作的質量。即使沒有新的整理和利用要求，檔案整理人員對于那些保存很久的檔案也要進行及時更新和調整，優化檔案管理體系。除此之外，除了日常的工資發放和財務開支，還會有零散的開支信息和人員變動信息，這都需要檔案管理人員收集起來進行細致分類。因此，要想成為一名稱職的檔案整理工作人員，對現有檔案室有詳細的了解是基本，耐心和細心也都必不可少。

3 檔案整理工作的基本原則

1）以檔案之間的聯系為基本，尊重規律。在整理檔案時，不同的檔案分類是有依據的，其中一條是尊重時間或內容聯系，比如說工資發放情況，按照月份排列;人員檔案信息，根據部門或入職時間來整理。因此，如果檔案管理人員需要重新整理現有檔案，一定要尊重規律，即檔案之間的聯系，尤其是看清楚時間的先后順序，以及內容方面的緊密關系。如果有新的檔案需要放入，也要分類來查找，最好不要將整理好的檔案分開處理。為保持檔案其他的聯系，體現檔案室的特點，也要仔細研究關聯性，發揮檔案管理工作的作用。

2）利用原先基礎進行整理。每一次檔案整理工作工程都不小，因此檔案管理人員要有效利用原有的基礎，并且在這一基礎上進行保存和整理，盡量打破原有的規則。比如說，人員檔案管理一般以部門為單位，那么某個部門在新進員工或有員工離職后，檔案的增減就直接在這一部門內進行即可。又或者是財務檔案，都有一定的時間順序，有新的開支資料，依次放好即可。

3）增加檔案整理和利用工作，提升檔案整理工作效果。檔案在收集和保存后，更重要的是整理和利用。在遵循尊重檔案之間歷史聯系，以及盡量保持原有基礎不變的前提下，檔案管理人員需要研究檔案之間的聯系，找尋可利用的切入點。比如說人員檔案利用，可以通過研究檔案來優化現有的部門人員分布，做到人盡其才，人力資源利用更大化;而工資檔案管理，則可以結合當下市場工資水平，以及單位的財務情況，來建議相關部門做出調整。

4）懂得辨別不同檔案的價值所在。人員檔案、工資檔案，以及財務檔案都有自己的價值所在，檔案整理人員的職責之一，就是要辨別上述檔案的不同價值，主要包括保存和利用價值，以便于更好地利用。比如在保存的時候，時間要做到統一劃分，才能在后續整理的時候做到有的放矢，照顧到不同檔案的特點。通過明確價值，可以有效節約人力、物力，提升整理效率，更重要地是，可以更好地發揮人員、財務等檔案的價值。

5）方便保存和利用。檔案的重要性不言而喻，因此小心保存很關鍵，目前很多單位開始嘗試電子檔案，相比紙質檔案，節約資源，有一定的私密性，還不容易丟失。而前面的原則其實都是為了檔案能夠更好地得以利用。

4 優化檔案管理工作的具體措施

1）建立一支專業的檔案管理人才隊伍。要想保證單位檔案整理工作的專業性，首先要保證人才。為此，檔案整理人員的福利待遇要跟工作量相匹配，不能過低，減少人員流失率，吸引更多名校畢業的專業學生前來求職。另外，檔案管理部門要注重培養現有人員的專業素養，可以多組織理論和實踐學習，鼓勵他們繼續進修。最后，在定期考核過程中，要加強對檔案管理人員工作能力的考核，來推動檔案整理工作的完善。

2）推動現代化檔案管理系統的建立。高效的檔案整理，需要有現代、科學、完善的系統來提供技術支持。部分事業單位的檔案管理系統依然沿襲傳統，工作效率低下，因此，事業單位要更新現有的系統，引進現代化的管理設備。與此同時，檔案整理人員就需要學習對應的操作技術，通過現代化的手段，來更好地對檔案進行分類整理。

5 結束語

綜上可以看出，要想實現現代化的檔案管理，先做好檔案整理工作是基本，像人員檔案、工資檔案、財務檔案都是單位內基本的檔案，特點是多、雜、管理難度大，因此檔案管理人員要重視，規范檔案管理流程，提升檔案管理的綜合質量。為此，檔案整理人員要掌握檔案管理工作的主要內容和基本原則，才能更好地推動檔案管理模式的改革。

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