OA系統中電子文件歸檔問題分析及對策

劉婷婷

摘要：隨著現階段信息技術的發展，在各個企業事業單位中，對于OA系統加大了廣泛的應用，在一定意義上對于辦公效率的提升非常有利。電子文件歸檔的應用，將文書檔案管理工作的效率也大大地提升，從而對于檔案管理水平也有效提升，并且對其中存在的相關問題也需要及時處理。隨著辦公自動化發展的普遍應用，電子文件大量產生，電子文檔的歸檔問題顯得非常重要。該問題若是沒有合理處理，不但會使得檔案管理工作和其他相關工作產生脫節，也會使得大量的電子文件出現丟失的情況。因此，本文就對 OA系統中電子文件歸檔問題分析及對策進行分析和探討。

關鍵詞：OA系統;電子文件;歸檔;對策

一、OA系統中電子文件歸檔過程存在的問題

（一）紙質檔案與電子檔案并行

目前，針對電子文檔和紙質文檔，一般使用“雙軌制”進行管理，在歸檔中采用紙質以及光媒體等進行歸檔操作。但是，由于其采用不同載體以及相同內容，在實際的歸檔當中就需要加強對于其之間的有效聯系。通常，相對于電子文件來講，有著一定的及時性，傳統紙質檔案比較滯后，這樣給對電子檔案和紙質檔案的著錄問題帶來很大的困難。

（二）電子文件草稿歸檔

電子文件主要對文件的形成和原始檔案流轉和修改等信息的形成進行記錄，所以，對電子文件草稿的保留需要將其納入電子文件的歸檔當中。通常，歸檔后的電子文件草稿和電子文件正稿是相同的兩份文件，導致產生這種情況出現的原因就是文件的起草者和修改者對于辦公自動化系統公文流轉程序沒有合理應用，在起草和修改中都是在紙質檔案中完成，最后進入到公文流程，已然成為修改之后的文件定稿，導致電子文件歸檔原始信息會被丟失。

（三）紙質檔案電子化

一般，文件檔案來源，除了自身單位，還有其他單位的外來文件，受到大環境對其的影響，各個系統和單位還沒有實現互相聯網，為了便于后期檔案便于利用，在歸檔時對于這部分檔案就需要將這些文件融入數據庫當中。實際上，紙質文件檔案管理采用電子化歸檔，通常不是電子文件所屬范圍，然而現階段采用這種電子文件，自身的數量由于比較龐大，這樣給檔案管理人員會產生很大的工作量，因此，加強對電子歸檔的發展非常的有必要。

（四）電子檔案的備份與移交

在當前辦公基礎條件下，各個單位信息管理部門當中的數據庫有大量的信息數據，由于電子文件和信息技術存在不穩定性，并且電子文件比較容易修改，這就需要對電子文件做成優盤進行拷貝和存檔，從而保證數據庫在產生問題時可以及時地對數據進行恢復。但是，磁、光介質文件自身的耐久性和紙質檔案相比較也不長久，對于電子檔案存儲技術條件也需要加強完善。

（五）電子文件原件鑒定

電子文件一般主要采用計算機設備來進行相應文件的制作，然而在這當中不是每種電子文件都可以制作成電子文件，電子文件大部分時候都是采用軟件，或者窗口對其信息進行有效制作，這樣就會產生相應的內容會被復制到相應的設備中，導致很難對電子文件原件進行區分的情況。電子文件自身有相應的法律效應，然而若是對其原件不能確定，就會將電子文件自身的作用很難體現出來。除此之外，電子文件有一定的客觀性，對于人們在工作中相關活動進行記錄，和社會事務之間有著直接的聯系，在這當中若是很難鑒定為電子文件是原件，就會造成相應的活動實際情況自身的效力降低，對其作用很難有效地發揮出來。

二、歸檔模式選擇與實踐

（一）在線歸檔接口

電子文件的屬性信息通常以條目的方式在檔案系統中歸檔，審簽單采用圖片的方式進行歸檔。審簽意見采用TXT歸檔，對Word文檔有效地轉化為PDF格式進行存儲，將其自動掛接在相應的條目當中，主文件對應條目，歸檔命令按鈕需要由機要員來操作。歸檔的文件信息和檔案信息中的相關字段進行對應關系的建立，以此來保證歸檔信息合理儲存。

（二）歸檔操作

在OA系統中對于電子文件審批完成后，歸檔人員可以對歸檔按鈕進行點擊，從而完成在線回檔。在OA系統中進行電子文件保管時間進行判定，歸檔操作人員在對文件的保管期進行選擇中也可以選取定期歸檔，保留期限沒有進行判定就不能歸檔，在進行歸檔操作之后，歸檔人員對歸檔操作不能車削。保留期限判定若是不合理，檔案管理人員可以將其駁回，并重新進行歸檔。

（三）電子文件打印輸出、加蓋印章、整理、裝盒完成歸檔

在對于電子文件和紙質文件進行歸檔之后，可以通過檔案管理系統，將檔案文件相關清單進行導出來，同時做好電子文件歸檔交接工作。將所有歸檔到檔案管理系統中的文件，需要相關檔案管理人員根據實際需求做好審核和補充，對于需要長期保存的文件，盡可能地做好備份處理。

三、解決問題的對策及建議

（一）提高對電子檔案管理的認識

根據相關規范要求，各個企事業單位檔案管理部門需要采用現代化技術來做好檔案的合理管理。針對檔案管理，不但是社會發展中實際的要求，也是法律法規需求。隨著社會經濟的發展，信息技術在我們的生活中有著廣泛的應用，電子檔案管理作為時代發展的實際需求，有著很重要的作用。所以，相應的企事業單位就需要加強對電子檔案管理重要性加強宣傳，將檔案管理的重視程度提升，從而將檔案管理有效落實，建立相應的電子化操作技術的教育培訓，建立相應的標準規范，以此來對電子檔案管理加強認識。

（二）構建完善的電子檔案管理體系

在既有檔案管理方法基礎上，按照電子化的需求，加強對電子文件歸檔管理要求進行完善，并且對相關制度有效完善，確保電子歸檔管理工作能夠順暢。在電子文件歸檔整體來講，需要確保管理制度的完善和統一，在這當中，加強檔案管理軟件的統一化管理，電子文件歸檔中對其掃描以及制作和分類等過程加強規范化管理，使得檔案管理相關工作可以根據有關流程有效完成;在細節管理當中，相應的企事業單位需要按照實際要求加強檔案管理流程的完成，防止由于人員產生調動和調整以及操作系統的更換，造成檔案管理出現混亂的情況出現，確保電子文件歸檔和檔案資料的完整。

（三）實現文檔一體化管理

在電子文件歸檔管理中，需要使得文件在上傳和下載過程中的安全，需要根據檔案管理機密性要求進行安全等級的設置;做好硬件設備的管理，保證計算機設備安全，加強相關硬件設備的維護工作，使得文件在傳輸中能夠保持安全性。確保文檔一體化管理方法的應用，以此來對傳統檔案觀念進行轉變，從而可以及時地歸檔處理。按照相關規范要求，確保文件能夠從產生到最后的歸檔，就需要將其中相關的信息做好記錄和備份，確保電子文件歸檔質量符合要求。需要采用專業的歸檔軟件，確保軟件自身的兼容性良好，可以保持長期的應用，防止由于軟件的更換導致信息出現泄漏。并且在針對電子文件歸檔軟件的更新過程中，可以確保文件能夠有效儲存和讀取，確保電子文件歸檔使用的連續性。

（四）嚴格把關，控制歸檔范圍

在對文件梳理中需要合理把握，防止出現重復歸檔。除此之外，紙質文件電子化需要合理控制，對其靈活掌握，防止產生失控的情況，使得一個簡單的勞動變為復雜性的過程。紙質檔案實現電子化，往往也只是對于各個單位的辦公自動化系統存在的各自為政和互相不交流的問題的一種補救對策。因此我們相信，在未來的發展中，各個單位實現網絡互連也一種必然趨勢。

（五）加強防護，確保文件安全

電子文件儲存的安全性是非常重要的一項工作，需要長期化進行維護和處理。所以，就需要對電子文件檔案管理中所存在的問題進行合理分析，加強電子文件歸檔信息安全系統的建立，確保電子文件檔案管理能夠挖秦山華，防止由于操作不規范而導致信息出現泄漏情況。并且，還需要加強對人員技術水平的提升，對檔案管理權限密保功能加強;對計算機防火墻加強維護，對其中的病毒庫和數據系統也需要做好更新處理，避免出現文件泄漏情況出現;除此之外，還需要對電子文件做好備份處理，同時不定期的對其進行更新和檢查。

（六）建設電子檔案管理團隊

為了確保電子文件檔案的作用最大化呈現，管理人員就需要加強自身管理水平的提升。所以，檔案管理隊伍就需要加強對于一些高素質以及復合型人才的引入，并且做好整個檔案管理隊伍計算機以及檔案管理專業技術的教育培訓，以此來確保人員可以對檔案管理深入化認識，并且和自身的優勢結合起來，以此來確保檔案管理工作可以順利開展。

四、結語

總而言之，在目前信息化技術的應用中，檔案管理工作需要不斷創新和發展，在檔案管理中將電子信息數字化技術有效融入其中，隨著電子文件歸檔管理工作的不斷提升，電子文件歸檔工作也會隨著科學技術的不斷進步和發展實現科學合理的發展。

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