基層人事檔案內容失真問題與對策研究

李枚秋

摘 要：人事檔案記錄了基層人員的重要個人信息，是進行福利分配、義務工作等環節的重要參考資料，也是維護基層人員合法權益的重要依據。本文通過對基層人事檔案內容保真的意義分析，就現存的基層人事檔案內容失真問題進行了探討，并提出了具體的改進措施。

關鍵詞：基層;人事檔案;內容失真

引言：在傳統基層人事檔案管理工作中，部分管理者對檔案管理意識較差，沒有認識到檔案管理的重要性，工作態度極其敷衍。缺乏健全的檔案管理制度，經常發生檔案數據泄露事件，且檔案管理人員水平有限，造成基層人事檔案內容失真問題嚴重，無法高效地進行基層人事檔案信息利用工作。

一、基層人事檔案內容保真意義

一方面，基層人事檔案管理是維護社會參保人員合法權益的重要手段，關系著群眾投保人的切身利益，是影響國計民生的大事。作為一項專業性較強的工作，人事檔案管理的工作環節較多，相關業務比較繁雜，若無法保證其內容的真實性與完整性，將會嚴重影響工作質量。另一方面， 基層人事檔案管理工作質量，直接影響著社會的和諧穩定，若處理不當造成人事檔案數據信息失真，將會損害基層人員的切身利益。隨著人民群眾檔案管理意識的不斷加強，挖掘人事檔案的利用價值變得尤為重要[1]。

二、基層人事檔案內容失真問題

傳統時代背景下，基層人事檔案管理工作是通過書面文字的形式，記載基層人民群眾個人信息，為社會建設提供理論基礎。但在檔案管理工作中，部分管理者對檔案管理意識較差，沒有認識到檔案管理的重要性，工作態度極其敷衍。在日常管理中，為減少工作任務，常將檔案資料隨意擺放在辦公室內，導致部分文件丟失或損毀。基層單位在進行人事檔案數據統計時，紙質檔案大小不一，所記錄的墨水、用筆不符合管理標準，無法做到長時間保存，部分個人信息填寫不完整，存在簽字、蓋章等環節缺項問題。檔案管理水平低下，缺乏一個健全的檔案管理制度，經常發生偷盜事件，檔案數據泄露嚴重。且檔案管理人員水平能力有限，企業用人單位缺乏對工作人員的能力指導，管理技術水平落后，整體工作效率偏低，檔案利用率不高。相關管理硬件基礎設施投入力度不足，無法高效地完成檔案整理分析工作，使得基層人事檔案內容失真問題嚴重，檔案管理形同虛設。

三、基層人事檔案內容失真問題解決對策探討

（一）強調律法作用

在基層人事檔案管理工作開展過程中，相關人員要做好一線調研工作，掌握最新的人事檔案數據，全面了解基層企業的具體情況。基層人事檔案管理作為社會人力資源管理的重要組成部分，其對于提高廣大干部職工工作質量有著不可替代的作用。根據國家發布的《檔案法實施辦法》中的相關內容，明確各級人事檔案的分類編號及處理措施。通過對《檔案法實施辦法》中的規定研究，結合基層企業的實際教學情況，逐步完善各項規章制度，提高法律法規在基層人事檔案內容失真問題中的指導作用[2] 。

制定檔案管理條例，使管理者與基層干部職工都能認識到人事檔案管理的重要性，積極配合檔案管理人員進行工作，保證檔案內容的真實性與全面性。檔案管理人員要明確自己的工作范疇，根據《檔案法》將有關數據進行細致、合理化分配，保證基層檔案管理的實際應用意義。全面系統地分析各種反饋信息，控制檔案信息管理規章制度要求，增強信息利用率，加強與各部門之間的溝通，實現檔案資源的合理化應用。擴大檢索工具的研發力度，編制多種檢索工具，提高基層人事檔案管理工作的服務質量。

（二）完善信息認定

在基層人事檔案管理過程中，應提高各級干部對于基層人事檔案管理的重要性認知，規范相關管理制度，完善信息認定，杜絕出現材料失真與弄虛作假等現象。堅持正確的基層人事檔案信息管理理念，要依據實際情況，整合檔案信息資源，設定不同的管理內容及應盡責任義務。切實提高基層干部對于檔案管理工作的重視程度，擺正管理人員工作態度，主動適應新時代發展，全面提升基層人事檔案管理工作的影響力度。在檔案填寫完成后，需要經本人審閱后，由檔案部門蓋章入檔，后續工作以材料信息為主。對于可能存在問題的部分，如個人出生日期、學歷等問題的，可由人事部門派專人到其戶口所在地進行核實，或通過網絡信息進行認證。

此外，應加強對基層人事檔案信息的利用，注重“以人為本”的工作理念。在檔案數據收集過程中，應做到人事數據信息應收盡收，合理分檔，加強對相關檔案的管理保護工作。強化人事檔案管理人員對于手工任務和電子信息的協調利用，做好檔案管理的紙質與信息化管理雙重任務，對每份檔案信息進行資料備份，最大程度發揮基層人事檔案管理的數字化應用效率。需要注意的是，在檔案收集、整理過程中，所有學歷、工齡需要得到國家的承認地位，對于部分只在本系統內承認的學歷認知水平，基層人事檔案管理部門應予以駁回。

（三）健全管理體制

健全的管理體制，是實現基層人事檔案管理工作有條不紊進行的重要基礎，也是保證其真實性的有效途徑。在信息化高速發展的時代背景下，人事檔案管理工作的核心是收集、分析和整理相關資料，并通過對相關數據的分析進行實際應用。為此，要制定更為詳細的基層人事檔案管理條例，合理規劃檔案的分類以及用途、種類，實現人事檔案的高效化整理與使用。我國基層人事檔案管理模式發展起步較晚，相關建設還不夠完善，正處在不斷探索和深化發展過程中。目前多數地區的基層人事檔案管理，都是基于目錄級別的管理制度，缺乏完善的信息化數據庫。隨著現代科技的不斷發展，檔案管理部門應該制定人事檔案信息化管理制度，設置訪問權限，對瀏覽過基層人事檔案的領導或者查閱人員，都要進行審批制度和實名登記制度，以方式基層人事檔案被惡意竊取。政府部門要加強對基層人事檔案的安全監管，采用動態化管理模式，為日后人事檔案的管和使用提供保障，避免基層人事檔案內容失真問題[3]。

（四）構建數據平臺

除此之外，可以通過建立檔案信息數據交流平臺，各部門依托交流平臺，實現人事檔案數據的傳遞交流工作，利用檔案管理，提高人力、物力、財力的規模化利用率。建立專門的基層人事檔案管理室，設置檔案信息數據網絡防火墻，定期進行檔案儲存計算機的殺毒、清理、升級、更新等工作，保證計算機的正常運行狀態，杜絕惡意篡改檔案信息的行為。一旦檔案數據保管工作出現了問題，要在第一時間內聯系到相關負責人，并進行相應的補救措施，避免由于工作人員反應過慢，而造成的檔案數據泄露、失真等情況。隨著現代科技的高速發展，以及信息統計收集模式的不斷革新，基層人事檔案管理涉及到的專業知識越來越多，與之相關的信息面越來越廣，這對檔案管理人員的專業技術水平是一個不小的考驗。要充分發揮人事檔案管理的現代化條件，在具備一定管理經驗的基礎上，深入了解電子信息技術，全面掌握基層人事檔案現代化管理手段。

結論：綜上所述，解決基層人事檔案內容失真問題的基礎任務，是推進工作制度化改革，加強對檔案管理工作的宣傳力度，理解其對社會現代化發展的實際意義。各相關部門應不斷完善基層人事檔案內容保真工作，為基層人員提供更加優質的服務，確保人事檔案管理工作職能的有效發揮，促進社會的和諧、穩定發展。

參考文獻：

[1] 汪艷梅.地質檔案精細化管理服務信息化建設與實踐——以內蒙古地質檔案館為例[J].西部資源，2020（02）：186-188.

[2] 吳志杰.企業文件與檔案管理體系的轉型與發展——《數據時代面向知識共享的企業文件與檔案管理研究》書評 [J]. 北京檔案，2020（04）：38-41.

[3] 常大偉，吳敏.基層單位檔案制度執行力建設的問題與對策——基于基層人民法院訴訟檔案管理實踐的分析[J].北京檔案，2020（05）：31-33.