合同信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的必然趨勢

游萬軍

摘 要：以國內(nèi)中石化單位為例，在合同管理中詳盡的介紹了該單位的信息化手段，重點表明了對合同審查、合同查詢、合同執(zhí)行等過程的監(jiān)管和管控的規(guī)范性、合理性，以及合同信息化管理制度的成立、專業(yè)人才的必須性。

關鍵詞：合同信息化;管理制度;IT 技術

在當代企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理活動中，每個相關流程都和合同有密切的聯(lián)系。合同管理模式的專業(yè)化、標準化和細致化是企業(yè)經(jīng)濟速度效率與風險管理控制的保證。目前，IT 技術的發(fā)展已經(jīng)對合同管理提到了更高的訴求。正文分別從合同評估、合同查詢、合同執(zhí)行過程監(jiān)管和合同管理團隊等方面論述了合同信息化管理模式。

一、合同評審

起草項目合同后，必須經(jīng)過企業(yè)有關部門進行審查。最初，由承辦人復制了多份合同的初稿，將草稿分別發(fā)給審核人員。這種以往的合同管理方式需要派人盯著，而且受到許多不確定因素的影響，核查周期長，屬性差，增加管理成本。目前，該公司建立了企業(yè)信息化。管理系統(tǒng)、合同管理模塊是該系統(tǒng)的核心之一，這充足的表現(xiàn)出該公司在對待合同管理方面的重中之重。在該系統(tǒng)中，合同審查過程是由申請人審查 - 公司相關部門（專家） 審查 - 匯總審查意見 - 合同初稿修改 - 合同最終版確定 - 準備合同簽訂。前半期合同審查過程實行網(wǎng)上操作，各審查部門（專家）在網(wǎng)上收到審查通知，將審查意見提交到申請人的流程界面，以此類推。這個新的合同審查模式減少了信息傳遞時間，減少了人工花費，而且通過網(wǎng)上審查強化了部門對于合同內(nèi)容的理解和重要性的提高，使合同更加具體，提升了審查公平性，提高了合同審查效率。

二、合同查詢

公司在經(jīng)營過程中需要經(jīng)常查找合同內(nèi)容，要查找紙質(zhì)版合同，要到檔案保管部門進行人力查找，既費時又費力，而且每份合同每次只能借閱一次，合同的用途效果較低。借閱后合同可能不能及時被還回，很容易被破壞，被弄丟，不利于保管。不能設置查閱合同人員的閱讀權限，合同安全性較低。

企業(yè)信息化管理系統(tǒng)在每個合同中部置了格式編碼，每份合同的編號作為該合同系統(tǒng)中的“身份證”，是合同查找的唯一身份碼。記錄到系統(tǒng)時，管理人員無論什么時間什么地點，根據(jù)合同號登錄系統(tǒng)，在符合條件的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，只要接入信息化管理系統(tǒng)并輸入合同編號，該合同的主要部分即會出現(xiàn)在查詢者的面對面處，信息準確。如果想要查看完整的合同內(nèi)容，必須通過下一步操作來查看合同中涉及內(nèi)容，這種統(tǒng)一平臺“初查詢方式”實現(xiàn)了移動辦公，實現(xiàn)了大量信息共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計便利等，實現(xiàn)了高效益的合同管理模式。

三、建立、健全合同信息化管理制度

信息化系統(tǒng)是一種平臺也是使用工具，使用效果如何主要在于基礎資料制作得有多好，各種管理是否已經(jīng)如愿以償，其重點在于是否有效率的、健全的管理辦法。合同管理信息化一個是復雜的工程，時間長，相關領域設計較多，多個部門協(xié)作且數(shù)據(jù)較大。在調(diào)查研究、方案研究、實施、網(wǎng)上測試和線上相關資料的保存等工作上，需要不同部門、不同工作人員的協(xié)助，每個模塊都有很多未知數(shù)，所以不是任何一個部門或者一個專業(yè)就能輕松解決的。因此，企業(yè)信息化建設及使它變成高效率管理管控方法， 從思想上要有新高度，特別是企業(yè)的高管的助力，強烈支持其參與其中，協(xié)助和促進職能部門的積極加入，并推出系統(tǒng)的管理制度。支持信息化管理的制定的安全實施，這樣才會使合同信息化管理平臺發(fā)展出應該具有的水平，實現(xiàn)提升企業(yè)管理水平的目的。

四、合同執(zhí)行過程監(jiān)管

在合同執(zhí)行過程中，會出現(xiàn)很多不確定的因素，會給合同的執(zhí)行帶來很多的風險。過去的合同管理方法主要是依靠人工溝通，但是這種方法具有很多的缺點。例如，有可能會出現(xiàn)由于信息沒有傳達到位而導致信息的不對稱或者是問題不能夠及時解決等。這些問題都會使得合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生很多問題，給合同雙方都帶來不愉快的感受，因此，不能夠僅依靠人工溝通進行合同管理。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，過去的合同管理方法已經(jīng)無法適用，需要進一步得到改善才能夠滿足需求。

在合同執(zhí)行過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一種情況，合同金額只能作為一種預算，但是在實際的執(zhí)行情況中會出現(xiàn)變化，因此，項目的結算金額與原合同的金額不一致。在過去，只有項目經(jīng)理才有權利了解到變更的情況，其他部門都不能夠及時知曉。這會導致很多部門的信息和數(shù)據(jù)都產(chǎn)生誤差，無法對數(shù)據(jù)進行一個準確的分析，上交給管理層的各類的統(tǒng)計報表也都不能確保數(shù)據(jù)的真實和完整。這種情況也會導致管理層無法對實際情況有一個正確的認識，甚至有可能會導致做出錯誤的決策。假如一份合同由于信息的傳達不到位，在各個部門的文件上合同金額都不同，在業(yè)務活動過程中客戶得到的信息就有誤差，會讓客戶對企業(yè)的誠信產(chǎn)生懷疑，也可能會導致企業(yè)的競爭力降低，影響了企業(yè)的聲譽。這是企業(yè)在管理過程中出現(xiàn)的紕漏，企業(yè)必須進行改進。因此，合同需要進行信息化管控，可以幫助合同金額變更過程能夠及時傳達到各個部門，以及使數(shù)據(jù)更加精準。第一，項目經(jīng)理需要完善合同金額變更的流程。如果有項目的結算金額與合同的金額不同，需要對合同金額進行變更，首先要在系統(tǒng)里面上傳金額變更的材料、原因等作為依據(jù)，有關部門根據(jù)所提供的材料進行審批，審核通過后再傳達給相關部門，在系統(tǒng)內(nèi)進行更改。與此同時系統(tǒng)會及時的將更改后的合同金額傳達到各個部門，變更合同金額都是公開透明的，而不是只有項目經(jīng)理了解。將合同金額通知及時推送到各個部門能夠保證信息能夠及時傳達，避免了很多問題，也不會出現(xiàn)各個部門所掌握的合同金額是不同的情況。企業(yè)需要善于利用信息化技術，可以彌補管理制度上的漏洞，使企業(yè)管理更加規(guī)范。第二，利用信息化系統(tǒng)可以積累大量的不同數(shù)據(jù)和分析各類指標，企業(yè)通過制定各種規(guī)章制度等手段進一步規(guī)范合同執(zhí)行的過程，使偏差不斷地縮小，管理更加細致。

五、打造高素質(zhì)的合同管理隊伍

合同管理不只是需要制度去規(guī)范，更重要的是需要優(yōu)秀的合同管理團隊。因此需要對管理人員進行培訓，增強他們的業(yè)務能力，提高他們的管理水平以及鍛煉他們在工作過程中需要具備的技能。在進行信息化管理之前，合同管理人員不了解信息化相關知識，IT 工程師對合同管理工作沒有什么接觸，兩者之間沒有什么業(yè)務領域的重疊。但是在信息化開始推進時，管理人員與 IT 工程師已經(jīng)建立了一定的溝通和聯(lián)系。管理人員需要向 IT 工程師說明合同管理的一系列流程等，提出 IT 需求，IT 工程師根據(jù)管理人員在線下的合同管理工作所需工作模式、流程等，將邏輯關系進行梳理，再通過運用技術手段進行創(chuàng)建信息化管理平臺。在相互交流的過程中，兩者的關系更加密切，合同管理人員也更加明白自己的工作在合同管理模塊中的作用。管理人員再通過進行培訓學習，深入了解自己的工作流程，熟練掌握各種操作，能夠更加有效的對合同進行管理。在企業(yè)實現(xiàn)信息化合同管理過程中，管理人員在其中起到至關重要的作用，因此，綜合素質(zhì)優(yōu)異的合同管理隊伍才能夠使合同管理信息化實施落實到位。

【結束語】目前社會是知識時代，隨著社會的發(fā)展，為了保證企業(yè)在市場上的核心競爭力，引入了“信息化 + 管理”形式。在當前社會的合同管理中運用新穎理念，依靠信息化平臺，提高合同管理的正確性和高效性。雖然合同信息化管理是積累的過程，但這種管理變革為傳統(tǒng)企業(yè)帶來了新的活力，是當代企業(yè)實現(xiàn)高端產(chǎn)業(yè)鏈轉變實現(xiàn)飛躍發(fā)展的必然趨勢。

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