淺析企業采購存在的問題及對策

紀德娣

摘要：采購是一個企業財務管理的重要內容。企業采購工作是否做到規范化，將直接影響到采購資金的使用效率，也影響著企業財政資金的使用，良好的采購管理工作，可以有效地防治采購人員貪污腐敗的情況。文章主要概括企業的采購管理的現狀，分析存在的問題以及應對對策，以供相關部門參考借鑒。

關鍵詞：企業;采購;問題;對策

企業采購的實質在于，企業各部門在滿足企業生產、經營所需基礎之上，按照企業規定進行審查合格之后，合理地分配資金，購買企業所學的原材料、產品以及服務等。因此企業采購必須同預算以及采購招標等內容結合起來，提升采購的科學性，同時有效地節約資金支出。與其他國家相比，我國企業采購體系依舊存在許多的不足之處，需要加以研究，并給出相應對策，提升企業采購管理水平。

一、企業采購管理工作的概述

企業采購主要包括三方面的工作內容：采購所需的貨物資源、工程項目采購、采購社會服務設備等，企業采購有著多樣化的采購方式，做好企業采購是一項具有復雜性和難度性的工作內容，只有建立起完善的企業采購機制，才能確保采購工作得以順利開展，提升采購的工作效率以及提升資金的利用率。關于企業采購，很多企業都有專門的采購制度，我國也出臺了采購法，以此來制約著各個企業采購員的采購行為。目前，企業采購主要包括集中采購、分散采購兩種模式相互結合的方式，具體方式有公開招標、競爭性談判、邀請招標、詢價等。企業采購作為資金支出的重要內容，必須加強對采購資金的管理，通過標志預算的方式，節約資金，提升資金的使用效益。

二、企業采購活動存在的問題

（一）未將采購工作納入預算管理中

凡事預則立，不預則廢，做好采購管理工作，必然要將采購工作納入到預算管理之中。也就是按照“先進行采購預算，再進行采購計劃，最后進行采購”的工作原則，對采購工作通過預算的方式，加以控制，實現節約費用支出的目的。在實際的采購工作中，存在重視預算編制，忽視采購預算的情況，采購預算編制滯后，采購活動沒有計劃，隨意性大，出現物品需求，便審批進行預算追加，導致預算頻繁地調整，失去預算編制的意義。有些企業在采購計劃上存在隨意增減的情況，企業收入多，采購就多買;收入少或者沒有收入就不買。部分企業還存在預算執行不佳的情況，年初計劃購買甲產品，而執行中又出現變更，變為購買乙產品。

出現上述情況的主要原因在于沒有將采購工作很好地嵌入到預算管理中，缺少完善的采購預算，而且缺少約束性的行為，導致采購活動經常牽著采購預算走，企業資金充足便進行采購活動，便可以有采購預算，許多企業在采購預算和資金預算方面是分離的。企業采購預算缺少詳細的規章制度和政策，人們對于采購預算不太重視，覺得采購預算可以通過事后填表的方式，導致預算失去編制的意義。在企業采購預算編制中，還存在著盲目性和隨意性編制的行為，沒有做到從大局出發。正是由于采購編制存在不足，導致采購的工作效率偏低，而且資金浪費的情況比較嚴重，部分企業辦公用品的采購，都是根據單位采購數量和供應商協商之后確定最終的采購方式和價格，也就是難以通過預算的方式，準確地得到采購價格，如果實際購買比預計購買數量少，自然采購價格較少，那么在結算時，供應商優惠存在異議。

（二）采購信息存在不準確、不規范、渠道不暢的情況

采購過程中，采購部門在采取招標過程中，為了確保預選選中的供應商可以中標，會對招標信息大做文章，也就是信息的公開度和透明度較差。公開度低，公布的范圍故意縮小，沒有選擇指定媒體進行信息的公開發布，而是選擇一些本地的媒體進行信息發布，信息發布渠道窄了，必然獲取信息的供應商就少了，從而削減供應商的數量。招聘信息的透明度低是指招標過程中，受到信息不對稱的情況，出現暗箱操作的行為，影響招標的公平性。在實際的采購招標過程中，經常會出現在短期內以及最小范圍內進行招標信息的發布，導致部分供應商難以快速地獲得招標信息，相反的，那些提前選中的供應商，早就做好了相關的準備，保證招標的順利通過。

（三）采購人員和供貨商出現串通舞弊行為

采購人員和供貨商出現串通舞弊行為，是造成采購腐敗的主要原因。根據企業的采購需求，企業的采購人員需要根據采購所需，進行招標和選擇供應商，然而一些供貨商會通過受賄采購人員的行為方式，將一些不良的產品銷售出去，從而影響著企業的采購質量。目前市場上還有很多中介機構，與供貨商，甚至與采購人員串通起來做出不良的采購行為，影響著企業的采購質量。例如，一些咨詢公司為供應商制作標書、尋找陪標等。這種情況下，處于計劃之外的供應商，很難在招標過程中獲得勝利，即便獲得了勝利，在合同履行過程中，也會出現許多問題。在企業采購過程中，由于市場競爭十分激烈，許多供應商為了中標，會采取串謀或者提供虛假信息的方式，通過不正當的競爭行為，謀取自身的權益。

出現這種問題的原因在于，中介機構覺得按照采購人的意圖選擇供應商就是提供了優質的服務，這樣采購人在有采購業務時，也會第一時間想到自己，從中獲取更多的利益。因此，從企業確定了招標需求，發布招標公告、咨詢報名、公考招標、專家評審、確定中標等過程，有著較多的人才參與，容易出現舞弊行為。例如，部分單位報名招標，但是電話無人接聽或者給與的解釋有誤，誤導供應商;還有的單位謊稱報名系統出現故障，導致無法報名等情況，減少參與投標的供應商數量，從而確保既定供應商可以中標。

（四）委托代理機構越權或無權辦理業務

企業采購代理機構根據資質分為甲級和乙級，不同級別對應著不同的代理內容。例如，甲級資格的代理機構，可以代理企業采購的所有項目;乙級資質的代理機構則是可以代理1000萬以下的采購業務。實際的采購工作中，企業的所有采購代理業務，委托給一個代理機構，如果代理的業務，超出代理機構的范圍，則會去委托其他采購機構辦理，這樣一來，難以保障采購工作的質量。具體的問題有：招投標環節，會場配套設施較差，大多采取競爭性談判的方式，以此簡化招標程序，降低招標的費用;招標過程中，專家的溝通打分存在不規范的情況，導致采購工作質量較差，造成資金的損失和浪費。

三、企業采購的工作建議

通過上文的分析，就如何做好企業的采購工作提出如下建議。

（一）做好采購預算工作，無預算不采購

凡事預則立，不預則廢，為了保證采購工作的規范性，必須通過預算的方式，實現對采購控制的控制。采購部門必須嚴格按照先預算、再計劃、再采購的工作流程，做好采購的預算編制，嚴禁出現超預算采購或者無預算采購，又或者采購追加預算的情況。做好采購預算的管理，編制采購預算，并嚴格執行。例如，在年初或者季度初，提交預算，部門和領導進行審批之后，才能安排采購計劃。采購預算編制需要詳細，必須將采購項目、時間、數量、金額等內容填寫完整。預算編制之后，嚴格按照預算執行，沒有編制采購預算，不能采購，更不能出現超預算采購的情況，特殊情況，需要申請審批通過之后，才能追加預算。通過編制預算的方式，約束采購行為。

（二）規范采購信息的發布

實現采購信息的規范化運作，確保采購信息通過有效地方式予以公開，可以說選擇媒體、報刊、網站或者公眾號宣傳的方式，公開采購信息。企業公開發布的采購信息，必須做到內容統一規范，任何渠道獲得的信息保持一致，不存在差異;發布時間必須及時，應該給與信息足夠的傳播時間，讓供應商做好準備;方便獲取，選擇人們容易獲取的信息途徑。通過規范采購信息的發布，確保有效地獲得采購信息。

（三）加大采購工作的監督，杜絕腐敗行為

分散采購過程中，企業會采取代理機構進行代理采購，為了避免出現串通舞弊的情況，需要加強對采購工作的監督，尤其是招標環節，對招標的過程進行監督，發揮財政、審計部門的監督作用，設置舉報途徑，及時發現和查處存在的暗箱操作行為。加強舉報和投訴途徑的宣傳，讓受眾知道如何解決采購活動中遇到的不公平情況，如何舉報腐敗行為等，以此實現對采購工作的內外監督。

（四）嚴格審核代理機構的資質

為了保證采購工作的質量，采取代理采購時，需要對代理機構的資質進行嚴格審核，需要相關部門成為一個代理資質的認證平臺，實現動態化的管理，并采取處罰和退出的運行機制，將資質差以及出現舞弊行為的代理機構剔除。企業在采購時，可以根據平臺的代理機構，選擇資質較高的代理機構，保證采購工作的質量。

四、結語

綜上所述，采購在一個企業經營和發展過程中發揮著非常重要的作用，然而，受一些因素的影響，很多企業的采購業績很不理想，嚴重的制約著企業的發展。采購活動必須采取先預算后采購的原則，無預算不采購，并做好采購預算的審批和執行。規范采購信息的發布，做到公平公開，避免暗箱操作;加強采購監督，避免串通舞弊;嚴格審核采購代理機構，剔除那些資質差、有舞弊行為的代理機構。

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（作者單位：南京市婦幼保健院）