建筑企業檔案管理優化與創新實踐研究

張成華

摘要：建筑企業的檔案管理工作具有較為復雜的特點，因此在實際管理工作中很容易因某些因素的影響而導致管理水平被降低。因此相關工作人員應提高對于此項工作的重視程度，不斷根據自身需求對其進行創新與優化，推動企業獲得更好的發展。

關鍵詞：建筑企業;檔案管理;優化;創新

隨著科技的快速發展，我國檔案管理工作中信息化技術的應用也在逐漸增強。同時建筑企業在社會快速發展的帶動下也取得了良好的發展，因此為了更好的面對市場競爭大環境所帶來的機遇和挑戰，應提高對于自身檔案管理工作的優化與創新，讓其更好的發揮出自身的作用。

一、檔案管理在建筑企業中開展的作用

（一）更好體現企業文化

建筑企業想要在競爭激烈的大環境中站穩腳跟，不斷提高自身的競爭能力，就必須要注重企業文化的建設，將其作為企業的核心重點開展，這樣才能夠更好的將企業自身的特色以及思想體現出來。而企業的檔案收集與管理工作以及工程建設的設計工作和施工工作等都能夠在一定程度展現出企業所特有的文化。

（二）推動企業取得更好發展

城市化建設離不開建筑行業在其中所起到的作用，而城市化建設又是推動我國經濟發展的重要組成部分，因此建筑行業的良好發展對于我國社會經濟來說是非常重要的。而檔案管理工作在建筑行業發展中能夠為建筑企業的決策工作提供更加科學、可靠的依據，讓其能夠更加合理的做出判斷。企業檔案所涉及到的內容是非常廣泛的，既包括企業所使用的各方面技術，也包括實際工程項目流程等，這些數據文件都是企業管理人員來對企業實際發展運行情況進行判斷的依據，因此做好檔案管理工作是非常重要的。

二、建筑企業檔案管理工作開展中存在的問題

（一）檔案管理意識不高

在我國現階段很多建筑企業中，并沒有配備專門的隊伍來進行檔案的管理工作，只是在檔案管理室配備管理的人員，且工作人員對于檔案管理工作積極性不高較為被動，因此所起到的效果不是很好。

（二）信息化管理水平較低

傳統的檔案管理工作主要是通過人工的方式對文件信息檔案進行收集、整理、存儲等，這不但會導致工作量比較大，更是會在一定程度上導致管理水平較低。在現在信息計劃技術大發展的時期，工作人員應認識到信息化管理的重要性將其合理應用到實際管理工作當中。

（三）管理力度有待加強

還有一個問題就是管理力度大不夠，工作重點都放在了建設上，對于管理工作的開展重視程度不足。且在成本投入方面，對于管理工作所投入的成本不足，造成員工的工作積極性較低，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的有效開展。

三、建筑企業檔案管理優化與創新實踐

（一）創新管理觀念

建筑企業應樹立起檔案屬于企業特殊資產的理念。要讓相關工作人員明確，企業檔案所包含的是長期工作以來的智慧結晶、是不斷發展過程中積累下來的經驗。這對于一個企業來說，是非常珍貴的。因此，做好檔案管理工作是對信息資源的一種保護，因此應不斷的提高檔案管理的科學性和信息化建設，樹立創新管理觀念，讓“管理型、信息型、服務型”工作理念落實到實處。

（二）創新企業檔案管理機制

一般情況下可以將企業的檔案管理機制分為內部管理機制與外部服務大眾機制。因此較為傳統的檔案管理方式已經不再適用于現階段的實際需求。想要做好創新實踐就應該提高對于外部服務大眾機制的重視程度，內部外部兩手抓，對用戶的實際需求等進行了解，這樣才能更好的完善檔案管理機制。

（三）明確檔案管理工作實質，提供更加細致的服務

檔案管理工作開展的主要目的就是為企業提供服務，建筑企業的檔案管理工作在開展的過程當中，相關工作人員應該樹立好服務意識，提高主動性和積極性，為企業各部門提供其需要的數據信息，這樣才能夠更好的讓企業取得更好的發展并明確自身發展的實際情況。

檔案管理工作人員應明確自身的工作性質，將提供良好服務作為出發點，不但要做好日常的相關工作，更是要提高對于檔案信息編研的重視程度，提高隊友信息來源、共享等方面的靈敏性，做好信息數據的收集工作。

此外，也應該與企業自身實際發展相結合，對數據信息進行深入內的開發與編寫，做好對其的分類，讓讓先關工作人員想要相關檔案時能夠獲取更加全面、詳細的數據信息資料。

（四）創新人才培養，建立起優質的人才隊伍

想要更好的做好檔案管理的優化與創新實踐，就離不開人才方面的培養。雖然社會、科技方面的發展帶動了物質等方面的進步，為建筑企業的檔案管理工作提供了物質方面的支持，但是想要更好保證技術應用、設備操作的質量，就必須要將優秀的人才安排在實際工作開展當中。因此一定要做好對于人才培養方面創新建設，讓企業擁有綜合素質較強、技術能力較高的優質人才隊伍。

（1）首先應該在企業當中選出一些具有較強思想素質、專業能力較高的工作人員加入到檔案管理工作當中，讓其起到良好的帶頭作用，從而帶動整體企業工作人員對于檔案工作的了解程度得到有效提高，認識到各部門之間協調配合對于檔案管理工作開展的重要性，讓檔案管理工作信息化建設更加完善。

（2）同時在優質人才隊伍建設的過程當中，應該做好人才的配置，保證隊伍的穩定性和結構性。既要保證檔案管理隊伍中具有研究性人員也要有具有豐富經驗的人員等，更好保證檔案管理信息化建設的落實。

（3）此外，還應該做好對于人才的培訓教育工作，從思想教育、制度方面、管理方法等方面綜合對檔案管理相關工作人員進行培養。為人才隊伍提供更加優質的工作人員，真正提高管理水平。對于檔案管理的宣傳工作也應該加強，讓建筑企業員工能夠更加充分的認識到此項工作優化以及創新的必要性，更好推動企業進步。

（五）提高建筑企業檔案管理信息化建設水平

隨著科技的發展，信息化建設是對于各行各業來說都是非常重要的，在建筑企業檔案管理工作中更加廣泛的應用信息化管理也是未來的發展趨勢所在，因此相關工作人員應提高信息化管理的實際應用效果，讓其能夠更好的推動企業自身的發展。

（1）首先，應在檔案管理工作中加大對于信息化管理技術的推廣力度。企業想要取得更好的發展，就應該根據實際需要不斷的完善檔案管理信息化系統建設，并提高對于相關工作人員的教育培訓力度，讓相關工作人員能夠更加有效的掌握自身崗位中所需要的信息技術，并在實際工作開展工有效的應用，讓檔案收集工作、整理工作、存儲工作以及分享工作等得到更加立體的管理。

（2）其次，就是要不斷的完善企業內部的檔案管理信息化基礎設施的建設。相關工作人員應提高對于計算機設備和信息管理系統等基礎性設施的建設工作，讓信息化管理的落實開展能夠得到有效的保障。

（3）此外，還要加強對于信息化管理系統的建設力度，通過將計算機系統等在檔案管理工作中的合理應用，有效的提高管理質量，降低失誤出現的概率。

四、總結

建筑企業想要獲得更好的發展，就必須要做好對于檔案管理工作的優化與創新，緊跟時代發展的步伐，真正讓信息化管理應用到檔案管理工作中，根據實際需求不斷完善理念、制度、服務以及做好人才方面的培養，讓企業的競爭力得到有效的提高。

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