關于國有企業文字秘書的專業素養與文書管理探討

楊芳

摘要：企業發展中文字秘書是其重要的組成部分，通過文字秘書工作的落實可以極大的提升企業工作的效率。本文先闡述加強國有企業文字秘書的專業素養與文書管理能力的必要性，接著分析國有企業文字秘書的應該具備的專業素養以及文字管理能力，最后提出國有企業文字秘書應該具備的專業素養和文字能力的策略，以此更好的提升文字秘書的能力，滿足企業工作發展需求。

關鍵詞：文秘;素養;檔案;管理

文字秘書是國企領導的助手和一定的參謀，主要負責對會議記錄和相應的抄寫，還要對文稿進行起草記錄，主要是對領導的口授進行記錄，或者是接待來訪者的記錄，還有是對一些會議或者是電話進行記錄。抄寫也就是對字跡潦草進行反復的推敲、修改或者對文稿進行預寫等。幫助領導對稿件進行書寫，以便讓領導能夠騰出更多的時間做其他的工作，這是文字秘書應該盡的責任，也是文秘書所需要做的主要工作。為此，這就對文字秘書的專業素養提出了較高的要求。

一、加強國有企業文字秘書的專業素養與文書管理能力的必要性

當前企業發展中文書管理一般都是由文字秘書進行兼任，為此，文字秘書自身的修養會在一定程度上影響其文稿的最終質量和文書管理的最終水平。文字工作和文書管理工作具有一定的聯系也有區別。文字秘書所具備的專業素養會在一定程度上影響最終文檔的價值，也就會影響到文書管理。隨著黨和國家在發展中越來越重視經濟建設，企業在發展中對文字秘書工作越來越重視，文字秘書在企業發展中承擔的工作具有重要的意義，文書管理是企業發展的重要部分。但是當前文字秘書隊伍的建設還不能夠很好的滿足當前企業的發展需求，不能很好的適應時代發展的需要。最為突出的表現在于能夠很好的勝任文字編輯和管理的秘書少之又少，另外加之崗位不夠穩定。出現這些問題的原因在于對文字秘書崗位不重視，要求不高，最終導致文字秘書的素養不能很好的滿足工作的需求。認為文字秘書僅僅是進行抄寫，在文書管理時也只是對文件進行收發，將文字秘書人員作為自己的隨從，以自己的標準定位文字秘書，不關心文字秘書的專業素養，不能很好的滿足工作需求。

二、國有企業文字秘書應該具備的專業素養

（一）文稿起草能力

文稿起草的過程常常是領導和秘書之間進行相互合作，有時也是領導親自動手，秘書起到輔助作用，主要是進行收集、補充和進一步的核實。有時是領導對主要內容進行口授，秘書負責對文字內容進行相應的加工。有時領導只是口授一個要點，秘書經過討論形成一個要點，并結合要點搜集相應材料，對觀點進行豐富，最后形成系統的文字。還有一種是領導只是指出題目，從提綱、收集材料到討論修改等，都是由秘書進行完成。需要指出的是在對文稿進行起草時，秘書可以針對題目說出自己的看法或者意見，形成初稿內容，然后讓領導去裁決，以此形成更加真實的文稿內容。

（二）知識、技能、品德、作風修養

文字秘書除了要能夠具備一般工作人員的能力之外，還需要能夠具備知識、技能、品德以及作風等方面的修養。知識、技能修養如何主要可以代表文字秘書稱職與否。品德、作風如何決定文字秘書是否合格。文字秘書要注重具備這四個方面的修養，以此成為德才兼備的人才，成為企業所需要的人才。在自己的工作崗位中不僅要能夠具備一定的文字抄寫、記錄等內容。還要具有較高的對文字進行處理的水平，以此提供更加準確、詳細的文字資料內容，這是文字秘書需要具備的素養。

三、國有企業文字秘書應該具備文書管理能力

由于國有企業機構設置存在一定的局限性，很多企業的文書管理都是由文字秘書進行兼任。按照文書管理的相關規定，文書管理需要能夠堅持黨性和科學性，以便能夠更好的進行統一管理，提升文字秘書進行文書管理的素養。

文書管理主要是對文字材料進行立卷、收集、整理以及保護、統計等相關的工作。這些工作環節的開展都是相互聯系和制約，其中文字的利用是其中心環節，其他環節的開展都是為其進行服務。做好文書管理工作是企業單位的重點服務內容，也是文字秘書工作的根本任務。

做好文書管理工作，就是要能夠保證在文書管理在工作中的重要作用，也就是為企業工作進行參謀。企業的文書管理一般是通過專門的辦公室機構進行完成，具有一定的綜合性，不僅要對文書進行管理，還要涉及到人事、科技等相關的內容，門類相對比較多，內容豐富多樣化，為其提供更多的參考資料，要求提供的資源要能夠迅速和準確，這也就給文字秘書提出了較高的要求。文字秘書在加強自身修養的同時，還要能夠具備文書管理的相關理論、技能。

四、強化國有企業文字秘書的專業素養與文書管理能力需要注意的問題

針對以上對文字秘書的專業素養以及文字管理的重要性，要注重加強文字秘書自身的素養。以公務員素質要求文字秘書，使得文字秘書工作人員要能夠具備專業的素養，通過加強訓練練習，完善自身知識體系。對在崗的文字秘書工作人員進行培訓，使得其在知識、技能等方面進行不斷的提升，以此更好的適應崗位需求。在相關業務部門的指導下，要能夠對文字秘書進行相應的管理、考核，只有合格的文字秘書工作人員才能夠獲得相應的資格證書，從而更好的鼓勵文字秘書更加積極主動的參與到工作中。

五、結語

由于國有企業機構設置存在一定的局限性，很多企業的文書管理都是由文字秘書進行兼任。按照文書管理的相關規定，文書管理需要能夠堅持黨性和科學性，以便能夠更好的進行統一管理，提升文字秘書進行文書管理的素養。在企業發展中還要不斷探索提升文字秘書素養的相關策略，以此更好的滿足工作需求。

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