淺談人才交流中心如何做好畢業(yè)生檔案管理工作

劉紅

摘 要：對于人才交流中心而言，畢業(yè)生的檔案管理是人才交流中心的重要工作，做好畢業(yè)生的檔案管理，對畢業(yè)生的就業(yè)和畢業(yè)生的人事檔案轉(zhuǎn)移具有重要影響。結(jié)合當(dāng)前人才交流中心的管理實(shí)際，在畢業(yè)生檔案管理中，還存在檔案管理信息化程度和水平不高，郵寄檔案管理難度大，檔案管理人員配備不足以及檔案轉(zhuǎn)移存在不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致畢業(yè)生檔案管理在管理的實(shí)效性方面存在問題。因此，立足人才交流中心的管理實(shí)際，探討畢業(yè)生檔案管理的具體措施，并提高管理質(zhì)量，對解決人才交流中心的畢業(yè)生檔案管理問題具有重要作用。

關(guān)鍵詞：人才交流中心;畢業(yè)生檔案管理;對策

畢業(yè)生檔案管理是人才交流中心的重要管理內(nèi)容，在管理過程中不但要提高檔案管理的信息化程度和管理水平，同時(shí)還要重點(diǎn)做好畢業(yè)生檔案的管理，解決檔案管理人員配備不足的問題，并積極推動(dòng)檔案轉(zhuǎn)移規(guī)范化管理，使整個(gè)畢業(yè)生檔案管理在實(shí)施過程中能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，能夠解決檔案管理的實(shí)際問題，確保畢業(yè)生的檔案管理在管理的針對性、有效性和管理全面性方面符合管理要求，確保畢業(yè)生檔案管理能夠在實(shí)施過程中有效推進(jìn)，制定有效的檔案管理措施，對人才交流中心畢業(yè)生黨員管理工作人員具有重要意義。

一、人才交流中心畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題

（一）信息化程度和水平不高

目前人才交流中心在畢業(yè)生檔案管理過程中，存在的主要問題在于檔案管理的信息化程度不高，檔案管理水平較低，主要采取了人工管理的方式，對于數(shù)量較大的畢業(yè)生檔案，難以實(shí)現(xiàn)有效的歸檔存儲(chǔ)和調(diào)用，導(dǎo)致了畢業(yè)生檔案存在查找困難、調(diào)用難度大，以及關(guān)鍵檔案調(diào)用問題多的情況。如何解決這一問題，是關(guān)系到人才交流中心畢業(yè)生檔案管理實(shí)效性的關(guān)鍵，同時(shí)也是決定人才交流中心畢業(yè)生檔案管理是否能夠得到有效開展的關(guān)鍵。結(jié)合當(dāng)前人才交流中心畢業(yè)生檔案管理工作的實(shí)際要求和檔案管理的具體特點(diǎn)，在檔案管理推進(jìn)過程中，如何解決檔案管理的實(shí)效性問題，如何增加檔案管理的信息化手段，對解決人才交流中心畢業(yè)生檔案管理問題具有重要影響。

（二）大學(xué)生郵寄檔案管理難度大

針對畢業(yè)生檔案管理，確認(rèn)為其服務(wù)的前提是學(xué)生本人前來簽代理合同，以此證明該檔案為我處正式檔案。收到學(xué)校寄來的畢業(yè)生檔案，只作為臨時(shí)性檔案存放，并沒有其聯(lián)系方法，只能等待本人來確認(rèn)并辦理相關(guān)手續(xù)。在人才交流中心中，每到畢業(yè)季就會(huì)有很多畢業(yè)生采取郵寄的方式，將檔案資料寄給人才交流中心管理，這些檔案在管理過程中存在保管年限的問題。對于這部分畢業(yè)生檔案在管理銜接過程中，必須要采取分類管理的措施進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于畢業(yè)生日后查找。但是有的大學(xué)生不重視檔案資料，在檔案郵寄到人才交流中心后長時(shí)間不來辦理檔案登記手續(xù)，導(dǎo)致這部分檔案資料無法按照正常的檔案管理程序進(jìn)行有效管理。

（三）檔案管理人員配備不足

隨著畢業(yè)生數(shù)量的增多，人才交流中心存儲(chǔ)的畢業(yè)生檔案數(shù)量逐年增多，如何提高檔案管理的有效性，如何做到按規(guī)范管理，保證畢業(yè)生檔案管理能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，需要人才交流中心配備充足的檔案管理人員。但是目前人才交流中心檔案管理人員的數(shù)量相對固定，整個(gè)工作量增加之后，檔案管理人員的數(shù)量并沒有明顯增加，出現(xiàn)了檔案管理人員配備不足的情況，并且現(xiàn)有的檔案管理方式較為傳統(tǒng)，沒有采取信息化管理的方式導(dǎo)致的檔案管理，在實(shí)施過程中占用了檔案管理人員大量的時(shí)間。人員不足的問題極大的影響了畢業(yè)生檔案管理的有效性，導(dǎo)致畢業(yè)生在檔案管理中，因采取的管理方式不當(dāng)和工作不嚴(yán)密影響檔案管理的效果。

（四）檔案轉(zhuǎn)移存在不規(guī)范現(xiàn)象

人才中心的畢業(yè)生檔案需要根據(jù)畢業(yè)生的具體需求進(jìn)行調(diào)用和轉(zhuǎn)移，在整個(gè)檔案的轉(zhuǎn)移過程中，需要保證轉(zhuǎn)移的規(guī)范性和轉(zhuǎn)移的實(shí)效性達(dá)標(biāo)，但是從目前畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移來看，由于管理手段缺失，管理制度不嚴(yán)，在整個(gè)檔案的轉(zhuǎn)移過程中存在不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案轉(zhuǎn)移出現(xiàn)問題，既無法滿足畢業(yè)生的檔案調(diào)用需要，同時(shí)也制約了畢業(yè)生的檔案使用，影響了畢業(yè)生的就業(yè)和擇業(yè)。此外，畢業(yè)生對自己的不重視，需要檔案的時(shí)候才會(huì)想起來，所以檔案管理的問題不單單是檔案管理者，存放者也是有一定問題。因此，如何改變檔案轉(zhuǎn)移的現(xiàn)狀，如何提高檔案轉(zhuǎn)移的規(guī)范性，對整個(gè)人才中心畢業(yè)生檔案管理而言具有重要意義。例如，目前在國內(nèi)某人才中心畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)移沒有相應(yīng)的調(diào)用記錄，并且檔案轉(zhuǎn)移缺乏必要的審批，嚴(yán)重影響了檔案轉(zhuǎn)移的合法性，使檔案極容易因不規(guī)范的轉(zhuǎn)移發(fā)生丟失，對整個(gè)畢業(yè)生的就業(yè)和擇業(yè)產(chǎn)生極大的影響。

二、人才交流中心畢業(yè)生檔案管理的應(yīng)對策略

（一）采用信息化管理手段，提高檔案管理水平

基于人才交流中心畢業(yè)生檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)和畢業(yè)生檔案管理的需要，在檔案管理過程中，應(yīng)用信息化手段提高檔案管理水平，是人才交流中心畢業(yè)生檔案管理的必然趨勢。在具體的實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)建立電子檔案。應(yīng)當(dāng)采取電子檔案系統(tǒng)的方式，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的管理，并通過檔案資料的電子化以及建立檔案檢索系統(tǒng)，使整個(gè)畢業(yè)生檔案能夠從檔案的存儲(chǔ)檔案的歸類檔案的調(diào)用等方面實(shí)現(xiàn)信息化管理，對解決畢業(yè)生檔案管理問題和提高畢業(yè)生檔案管理效率具有重要影響。例如，目前國內(nèi)某人才交流中心，在畢業(yè)生檔案管理中采取了信息化系統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，根據(jù)檔案管理的實(shí)際要求，開發(fā)出了專用的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化分類、歸檔和調(diào)用，極大地提高了畢業(yè)生檔案管理效率。

（二）做好郵寄檔案的標(biāo)記，做好保存管理

對于郵寄檔案的管理，需要嚴(yán)格按照檔案管理流程和檔案管理的規(guī)定，進(jìn)行分類管理。對于聯(lián)系不上保管人的檔案，應(yīng)當(dāng)對檔案進(jìn)行有效的標(biāo)記，將檔案放在專用的檔案管理室內(nèi)進(jìn)行保存，并且對檔案資料進(jìn)行電子化存檔，保證郵寄檔案在管理過程中能夠合法合規(guī)。一旦郵寄檔案出現(xiàn)重新調(diào)用的需求，可以根據(jù)郵寄檔案的管理規(guī)定，從專用的檔案管理庫中及時(shí)查找，提高檔案管理效果，避免因郵寄檔案管理失誤或郵寄檔案管理不當(dāng)，造成郵寄檔案損毀影響畢業(yè)生的檔案調(diào)用。例如，某人才交流中心建立了專用的郵寄檔案管理庫，對于郵寄檔案統(tǒng)一集中放在郵寄檔案管理庫中，進(jìn)行分類管理，對郵寄檔案的年限、郵寄檔案的類別以及郵寄檔案的具體情況進(jìn)行標(biāo)記，使整個(gè)郵寄檔案在管理中能夠提高管理的規(guī)范性和針對性。

（三）增加檔案管理人員配置

基于畢業(yè)生檔案數(shù)量不斷增多的特點(diǎn)，在畢業(yè)生檔案管理過程中，增加專業(yè)的檔案管理人員，并提高檔案管理人員的專業(yè)性，對解決整個(gè)畢業(yè)生檔案管理問題具有重要影響。雖然采取有效的信息化管理方式，能夠提高畢業(yè)生檔案管理的效率，但是在大量檔案資料面前，檔案管理人員的配備至關(guān)重要。因此，人才交流中心應(yīng)當(dāng)增加管理人員的招聘，并做好人員培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠在數(shù)量和綜合素質(zhì)方面得到增加和提升。

（四）建立規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)移管理制度

對于畢業(yè)生檔案管理而言，檔案的轉(zhuǎn)移至關(guān)重要，為了提高檔案轉(zhuǎn)移的規(guī)范性，滿足檔案轉(zhuǎn)移的實(shí)際需要，應(yīng)當(dāng)根據(jù)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移的特點(diǎn)和具體實(shí)施要求，建立規(guī)范的檔案轉(zhuǎn)移制度。考慮到檔案轉(zhuǎn)移的細(xì)節(jié)情況，跟根據(jù)檔案轉(zhuǎn)移的具體信息，做好檔案轉(zhuǎn)移的控制，使檔案轉(zhuǎn)移在實(shí)施過程中能夠達(dá)到控制要求，能夠根據(jù)檔案轉(zhuǎn)移的具體特征和檔案轉(zhuǎn)移的實(shí)施特點(diǎn)，進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)移，保證檔案轉(zhuǎn)移制度在細(xì)節(jié)的規(guī)定和流程的實(shí)施方面能夠合法合規(guī)。

三、結(jié)論

通過對人才交流中心畢業(yè)生檔案管理工作的了解，目前在畢業(yè)生檔案管理中還存在一定的問題和不足，制定有效的應(yīng)對策略，并采取有針對性的管理方式，提高畢業(yè)生檔案管理的針對性和專業(yè)性，對整個(gè)畢業(yè)生檔案管理工作的實(shí)施和畢業(yè)生檔案管理工作水平的提高具有重要意義。因此，明確畢業(yè)生檔案管理的重要性，并根據(jù)畢業(yè)生檔案管理的具體要求開展檔案管理工作，是當(dāng)前人才交流中心的重要工作內(nèi)容，也是決定人才交流中心服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。

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