智能化考勤表的創(chuàng)建與考勤記錄統(tǒng)計(jì)

摘 要：作為Microsoft Office家族的重要組件之一，Excel是一種以表格形式管理和分析數(shù)據(jù)的軟件，能完成對(duì)表格中數(shù)據(jù)的錄入、編輯、統(tǒng)計(jì)、檢索和打印等工作，利用提供的公式和函數(shù)還能完成多種計(jì)算并生成圖表。大量的實(shí)際應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)表明，熟練地使用Excel，將會(huì)大大提高學(xué)習(xí)和工作的效率。考勤表就是其中最常見的應(yīng)用之一，考勤表是各個(gè)公司必不可少的文件。但是如何快速、高效、智能的制作和使用考勤表是值得深入研究的課題。

關(guān)鍵詞：考勤表;智能化;自動(dòng)更新;高效;記錄統(tǒng)計(jì)

考勤表是最常見的電子表格應(yīng)用之一，考勤表是各個(gè)公司必不可少的文件，然而隨著日期的變化以及與之對(duì)應(yīng)的星期幾需要每個(gè)月都要制作一張考勤表，這樣做的化會(huì)非常麻煩，而且效率不高，也容易出錯(cuò)，其實(shí)可以利用Excel中的功能快速高效完成這些內(nèi)容的自動(dòng)更新，真的可以一張表用萬(wàn)年是毫不夸張的，每次只需要填寫年月就可以了，并且可以很方便的統(tǒng)計(jì)每個(gè)月的出勤情況。那么考勤表如何制作呢？需要哪些內(nèi)容呢？今天我們一起來(lái)學(xué)習(xí)考勤表的制作方法。

一、制作考勤表

1、首先制作員工基本的信息表，如圖1所示，選中C2單元格輸入2020年1月1日，設(shè)置日期格式為“2020/1/1”，（注意：這里的日期中年和月份都可以任意輸入，但是日期必須是“1日”，否則考勤表中的日期就不是從“1日”開始的。）然后單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”標(biāo)簽，然后選擇左側(cè)的“自定義”，在類型的方框內(nèi)改為“yyyy"年"mm"月"”格式，這里表示將時(shí)間改為只保留年和月的格式，如圖2所示。

圖1 員工基本信息表

圖2 設(shè)置“年月”格式

2、選中D3單元格，輸入“=C2”，選中D3單元格，單擊右鍵選擇“數(shù)字單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”標(biāo)簽，然后選擇左側(cè)的“自定義”，在類型的方框內(nèi)改為“d"”格式，這是表示日期的格式不需要年和月，只保留具體多少日，如圖3所示。選中E3單元格輸入“=D3+1”，選中E3單元格，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到E3單元格右下角的黑色方塊上，當(dāng)光標(biāo)變成實(shí)心的“+”字時(shí)，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)即可完成自動(dòng)填充，直至拖動(dòng)到AH3單元格為止。

3、選中D4單元格輸入“=D3”，選中D4單元格，然后單擊右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中選擇“數(shù)字”標(biāo)簽，然后選擇左側(cè)的“自定義”，在類型的方框內(nèi)改為“aaa”格式，這里是表示將時(shí)間的格式改為“星期幾”，如圖4所示。選中D4單元格，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到D4單元格右下角的黑色方塊上，當(dāng)光標(biāo)變成實(shí)心的“+”字時(shí)，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)即可完成自動(dòng)填充，直至拖動(dòng)到AH4單元格為止。

圖3 設(shè)置日期格式

圖4 設(shè)置星期格式

4、完成以上步驟以后，下一個(gè)月的考勤表只需要修改月份就可以了，其他的信息隨自動(dòng)更新，以后的所有時(shí)間的考勤表只需要更新年月就可以了，哪怕五十年以后都不要更改格式，比如2050年2月，只有28天，日期和星期幾都自動(dòng)更新，最后三列就會(huì)自動(dòng)生成下一個(gè)月的前三天。

二、統(tǒng)計(jì)考勤記錄

1、選擇A30單元格，輸入“出席”，向下幾個(gè)單元格分別輸入：“遲到”、“事假”、“病假”、“曠工”、“加班”，從B30單元格向下分別輸入符號(hào)“√”、“△”、“○”、“◇”、“╳”、“☆”。選中D5：AH24單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單標(biāo)簽，選擇“數(shù)據(jù)工具”菜單組中“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)驗(yàn)證”菜單按鈕的下拉標(biāo)簽，選擇“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，在打開的對(duì)話框中選擇“設(shè)置”標(biāo)簽，在“允許”的下拉列表中選擇“序列”，然后點(diǎn)擊“來(lái)源”右側(cè)的數(shù)據(jù)壓縮按鈕，選中B30：B35單元格區(qū)域，然后在點(diǎn)擊右側(cè)的數(shù)據(jù)壓縮按鈕，單擊“確定”按鈕，然后根據(jù)實(shí)際情況完善考勤記錄表中的考勤記錄。

2、選中AJ3：AO3單元格區(qū)域，然后設(shè)置合并居中并輸入“出勤記錄統(tǒng)計(jì)”;選擇單元格AJ4，輸入“出勤”，然后向右的幾個(gè)單元格分別輸入“遲到”、“事假”、“病假”、“曠工”、“加班”，并設(shè)置這幾個(gè)單元格“水平居中”、“垂直居中”、“自動(dòng)換行”。選中AJ5單元格，點(diǎn)擊 “fx”或者“插入函數(shù)”菜單按鈕右側(cè)的下拉按鈕，選中“更多函數(shù)”，在打開的對(duì)話框中選擇“或者選擇一個(gè)類別”右側(cè)的下拉按鈕選中“全部”，在下方的“選擇函數(shù)”中找到“COUNTIF”。在彈出的函數(shù)對(duì)話框中，選擇“范圍（Range：需要計(jì)數(shù)的區(qū)域）”右側(cè)的數(shù)據(jù)壓縮按鈕，選中D5：AH5單元格區(qū)域，然后單擊右側(cè)的數(shù)據(jù)壓縮按鈕，在“條件（Criteria：設(shè)置數(shù)據(jù)計(jì)數(shù)的條件）”中選擇B30單元格，并按下F4鍵（注意：所有員工考勤記錄統(tǒng)計(jì)的條件都是這個(gè)單元格，所以這個(gè)單元格需要使用絕對(duì)地址，F(xiàn)4鍵鎖定這個(gè)單元格），如圖5所示。按照同樣的方法在AK5：AO5單元格中分別計(jì)算出遲到、事假、病假、曠工和加班，選擇AJ5：AO5單元格區(qū)域，將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到AO5單元格右下角的黑色方塊上，當(dāng)光標(biāo)變成實(shí)心的“+”字時(shí)，向下拖動(dòng)鼠標(biāo)即可完成自動(dòng)填充，直至拖動(dòng)到AO24單元格為止，如圖6所示。

圖5 COUNTIF函數(shù)計(jì)算出勤

圖6填充數(shù)據(jù)

3、格式化并保存數(shù)據(jù)，選中AJ4：AO24單元格區(qū)域，然后設(shè)置這些單元格區(qū)域“水平居中”、“垂直居中”，并且添加邊框和字段名的顏色填充。單擊“保存”命令按鈕完成保存。

結(jié)束語(yǔ)

考勤表廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，考勤表也只是電子表格應(yīng)用中一個(gè)知識(shí)點(diǎn)而已，當(dāng)然本文僅僅從考勤表的一個(gè)方面進(jìn)行研究，具體的知識(shí)和內(nèi)容還非常豐富，以后會(huì)繼續(xù)努力學(xué)習(xí)與研究，如果能有新的發(fā)現(xiàn)和成果會(huì)通過各種方式及時(shí)分享，希望本文能對(duì)讀者有所幫助。

作者簡(jiǎn)介：王清（1978.02—），江蘇泗陽(yáng)，本科碩士，無(wú)錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院基礎(chǔ)教學(xué)部，講師。