計算機技術對現代文書檔案體系建設的影響

周紅兵

[摘 要] 隨著我國經濟的飛速發展、科學技術的不斷進步，計算機已經在各行各業中廣泛普及，將計算機技術應用到現代文書檔案管理工作中，既能夠建立信息統計機制，實現統一管理目標，還能為文書信息的搜集提供有利條件，從而有效提高現代文書檔案體系的工作效率和工作水平，避免傳統文書檔案管理中存在的問題，真正做到與時俱進。本文論述了計算機技術對現代文書檔案體系建設的影響，希望能夠為相關研究者提供借鑒。

[關鍵詞] 計算機技術 文書檔案 管理體系 管理模式 影響

中圖分類號：G271文獻標志碼：A

近年來，科學技術發展迅速，促使我國全面進入信息化時代，計算機技術的迅猛發展，使傳統的文書檔案工作越來越落后[1]，不能充分滿足當前的發展形勢。因此，利用計算機技術對文書檔案進行改革和創新已是當務之急，也是文書檔案未來發展的必然趨勢，探討計算機技術對現代文書檔案體系建設的影響具有一定的現實意義。

一、計算機技術對現代文書檔案體系建設的需求

當前，我國信息技術發展迅速，想要有效提高文書檔案體系的工作水平和工作效率，不僅要充分做到與時俱進，還要結合實際情況進行分析，并對獲取的檔案信息進行歸類，使其能夠充分滿足精準查詢的要求。在文書檔案體系建設方面，既要滿足信息使用和查詢的功能，還要對獲取的檔案信息進行分類。這樣做有兩方面的好處：第一，有利于減少查詢時間[2]。第二，有利于為檔案信息的有效性提供保證，從而充分發揮檔案信息的作用和價值。另外，現代文書檔案體系建設應用計算機技術能夠建立數據平臺，通過平臺可以對文書檔案信息進行存儲，同時可以使信息得到合理利用。檔案信息與普通信息相比具有特殊性質，在應用方面有限制性，在使用過程中需要充分保證信息的安全。因此，基于計算機技術的現代文書檔案體系，要充分考慮信息平臺的安全性，確保檔案信息的時效性。

二、計算機技術對文書檔案信息傳遞機制的建設

現代文書檔案體系在建設過程中，不僅需要開發信息平臺，還要建立信息傳輸機制。一般情況下，信息平臺和信息傳輸機制是密切相連的，如果缺少信息平臺，會導致信息傳輸缺乏可靠性和穩定性。與此同時，信息平臺和信息傳輸機制也是相輔相成的關系，需要保證二者之間相互依存才能夠充分發揮作用。因此，在開發信息平臺后，需要建立完善的信息傳遞機制，想要滿足這一目標，需要保證信息傳遞機制與信息平臺具有一致性，不僅需要具備及時傳遞功能，還要保證信息在傳遞過程中具有安全性和可靠性。為了保證信息安全，可以在平臺開發過程中，使信息接口準確對接，同時對接口進行加密[3]。而想要保證信息的穩定性，需要建立信息邏輯機制。由此可見，只有在充分保證信息穩定傳輸和安全性的條件下，才能夠充分發揮信息傳遞機制的作用和價值，從而提高現代文書檔案信息的使用率。

三、計算機技術對現代文書檔案系統交互性

在現代文書檔案體系中應用計算機技術，最大的優勢在于能夠實現電子信息檔案管理系統的開發工作。想要實現這一目標，不僅需要使電子檔案信息與紙質檔案信息一致，還要滿足檔案資源整合的需求，要結合文書檔案信息的實際情況開展系統建設。結合文書檔案信息管理體系的發展現狀來看，想要充分發揮電子檔案信息的作用，需要實現信息共享，從而滿足信息交互的目的。為了能夠盡快建立具有便捷性和時效性的信息平臺，不僅需要依靠先進技術，還要有先進體系作為支撐。隨著科學技術的不斷發展，信息交互的規模也越來越大，當前信息不但能夠打破時間和空間的限制，還能夠結合檔案信息使用者的需求有針對性地獲取信息資源，這不僅能夠減少使用者的查詢時間，還能夠提高信息的利用率。除此之外，通過現代文書檔案平臺，能夠對用戶實現精準測算，并且可結合用戶需求進行大數據測算[4]，從而預判檔案信息未來的使用率。由此可見，檔案信息管理系統，在信息資源管理和應用方面，都是以用戶為中心進行整合的，只有充分滿足用戶需求，才能夠真正發揮現代文書檔案的作用和價值。

四、計算機技術對現代文書檔案管理體系的建設

基于計算機技術的現代文書檔案體系具有現代化和信息化的優勢，為了能夠充分發揮計算機技術的作用，保證檔案信息具有交互性，需要建立相應的信息管理體系。在建立信息管理體系時，需要充分考慮檔案信息系統的差異性，使管理體系既能夠保證信息具有安全性，又能夠提高信息的使用率，同時可以對信息泄露的人員進行實時檢查，促進現代文書檔案管理系統正常運行。近年來，隨著科學技術的不斷發展，智能技術逐漸興起，將智能技術應用到檔案管理體系中，實現了可視化這一目標，使使用者既能夠通過終端設備獲取文書檔案信息，又能夠通過移動設備獲取信息，不僅能夠強化信息的移動性[5]，還能夠打破傳統固有的傳播方式，使文書檔案信息在科學性的基礎上增加趣味性，充分滿足了用戶的需求。與此同時，文書檔案管理體系使用計算機智能技術為現代文書檔案信息資源架構提供了便利：既能夠實現信息引擎搜集信息，也能夠結合用戶的搜索習慣對用戶數據進行計算，利用大數據信息處理器對用戶信息搜索進行模擬，能夠為用戶搜索信息提供便利，減少用戶查詢數據的時間。與此同時，通過計算機技術對現代文書檔案體系的建設，能夠在保證信息價值可靠的前提下，對信息進行分析和處理，確保檔案信息的安全性和可靠性。

五、多元化現代文書檔案體系建設

在經濟發展迅速、科學技術持續進步的當代社會，現代文書檔案不僅需要充分滿足上文所述的需求，還要從根本上滿足多角度信息的使用，因為文書檔案涉及范圍較為廣泛，想要真正為用戶提供便利、滿足用戶的需求，需要做到全面發展，從各個領域提高文書檔案信息的安全性和使用率[6]。因此，建立多元化現代文書檔案體系尤為重要。首先，在信息技術發展迅速、管理制度先進的環境下，檔案信息的網絡空間呈現出多元化融合趨勢。從技術方面來看，能夠實現信息互通、資源共享的目標，還能夠突破傳統時間和空間的限制，達到隨時隨地快捷查詢的目標。另外，結合當前社會信息使用者的不同需求，現代文書檔案信息要充分滿足多元化需求，不僅要保證檔案信息具有保密性，還要使檔案信息能夠在不同使用情況下保證信息的共享性，從而提高檔案信息的利用價值和利用率。不僅如此，隨著現代信息交互程度的不斷加快，數據信息的共享要不斷創新，重視數據鏈信息的兼容性，提高交互性和檔案信息的規范性，建立多元化現代文書檔案體系的同時形成高度的集成性;在面對多種信息集中時，能夠使信息查找更加便捷，有利于使用者更加及時和準確地分享和接收信息，從而實現信息的價值。

六、結語

綜上所述，將計算機技術應用到現代文書檔案信息體系建設中，需要從多個角度進行考慮，要始終以用戶需求為核心，在滿足用戶需求的基礎上，建立文書檔案信息傳遞機制，增強現代文書檔案系統的交互性;建設現代文書檔案管理體系，充分做到與時俱進;多角度思考，建立多元化現代文書檔案體系。將計算機技術應用到現代文書檔案信息體系建設中，在降低檔案管理人員工作強度的同時提高了工作效率，能夠為用戶檢索、查詢提供便利，有效提高檔案信息的使用率。

參考文獻：

[1]常瑩.計算機技術對現代文書檔案體系建設的影響[J].卷宗，2017（6）.

[2]王桂梅.計算機技術在現代文化檔案管理中的應用研究[J].中國管理信息化，2015（14）：194.

[3]王大偉.計算機技術對推進檔案管理現代化的意義[J].黑龍江史志，2015（05）：136.

[4]秦吉英.利用計算機技術實現文書與檔案管理一體化[J].北京水務，1997（04）：48-49.

[5]蔣霞，張力.應用計算機技術實現文書檔案工作現代化管理[J].港工技術與管理，1996（第1期）：39-39，48.

[6]林彩煌.計算機技術對推進中學檔案管理現代化的價值窺見[J].《卷宗》，2015（11）：18-18.