“互聯網+”工程項目檔案管理的特征、機遇與挑戰探究

羅云?晏光輝?羅揚

摘要：在“互聯網+”背景下，工程項目的檔案管理工作應不斷向數字化、智能化方向進行創新性發展。本文將從“互聯網+”工程項目檔案管理的特征、機遇、挑戰三個角度探究““互聯網+””概念背景下的工程項目檔案管理。

關鍵詞：“互聯網+”;檔案管理;工程項目

引言：

“互聯網+”主要將移動互聯網、大數據、云計算等高新技術引入檔案管理工作當中，將人本理念、跨界理念與傳統的管理模式相結合，進一步推動檔案管理檔案建設工作的創新。基于此，對于“互聯網+”工程項目檔案管理的特征機遇挑戰的研究有著重要意義。

一、“互聯網+”工程項目檔案管理的特征

施工單位在各個時期會將施工的各項數據信息整理成檔案記錄，上交給建筑企業的檔案管理部門;隨著施工的不斷進行，檔案管理工作與工程項目的實際建設往往會出現不匹配、不適應、不同步的問題，最主要的表現為工程項目的檔案管理工作相比施工建設較為滯后。工程項目的施工團隊普遍存在輕視檔案管理、重視項目建設的思想意識，導致在工程檔案建設的初期、中期便逐步顯現出臟亂差、管理不完善、檔案遺失、檔案遺漏等問題，嚴重影響檔案管理工作的后續開展。

“互聯網+”的引入、落實、普及使得檔案管理工作在工程項目領域中的應用全程化。工作人員在工程項目前期充分依照對施工現場的實際了解以及工程項目的預期進展編制檔案工作流程圖與各環節的管理計劃，梳理出工作中的薄弱點、關鍵點。通過電子簽章技術控制全過程，實現管理人員對工程項目檔案管理的實時管理、鑒定、監控，有效減少不同步、不適應、不匹配問題。

“互聯網+”概念的引入為檔案管理工作帶來了融合發展、實時管理等先進理念，在一定程度上解決了傳統管理模式的單向性、滯后性問題，其中隱含的全過程管理思想推動了工程項目檔案管理工作一體化管理，促進了信息數據采集的準確化、系統化、完整化，降低施工團隊的物力、人力、財力的資源消耗，提升檔案管理工作質量、效率，提高施工單位的經濟效益。

二、“互聯網+”工程項目檔案管理的機遇

國務院相關指導意見曾明確指出，各行業應充分緊抓“互聯網+”的歷史性發展機遇，構建行業新業態。在電網工程項目領域，檔案管理、檔案建設是重要環節，兩者帶來的數據信息的深度融合有利于實現信息數據的即時互動、迅速處理。在相關行業政策的積極引導下，各單位應深入挖掘工程項目檔案的實際應用價值，持續推動“互聯網+”與工程項目檔案管理、檔案建設的有機結合，推動相關管理工作的技術化、智能化、創新化[1]。

在“互聯網+”概念的落實和推廣過程中，需要具備三融理念與五跨思維，即為數據融合、技術融合、業務融合、跨部門、跨業務、跨系統、跨地域、跨層級，為檔案建設、檔案管理工作提供指導思想。“互聯網+”概念的引入、落實、推廣改變了傳統檔案管理工作資源單一、類型單一、結構單一的困境，能夠有效整合分散性資源，解決工作的重復性和低效率問題。借助統一管理平臺和全程管理思想在工程項目的前端展開檔案建設和檔案管理活動，及時上傳各類型檔案文件并在平臺與各部門進行共享，實現互通互聯，打破技術層、業務層、資源層的壁壘，有效優化資源配置，為后續數據信息挖掘與整理提供有力支持。

在“互聯網+”概念的引用過程中，技術的合理靈活運用是重要載體。互聯網、大數據、云計算等技術能夠更好地推動檔案管理系統的完善，使檔案管理能緊跟施工進度，實時開展檔案的歸檔、收集、鑒定，促進檔案資料的系統性、完整性;電子簽章技術可以顯著提升檔案資料的安全性、穩定性，為管理人員對檔案資料進行實時審核提供了有力的數據支持，極大提升管理人員的工作效率。

三、“互聯網+”工程項目檔案管理的挑戰

現階段，國內各施工企業紛紛依照自身的實際情況建立并完善管理辦法。例如，南方電網圍繞工程項目的檔案建設、檔案管理工作制定了具體指導意見書，規范施工建設過程中的專業術語，驗收、鑒定工作要點，推動檔案管理工作的系統化、科學化、規范化。在檔案建設階段存在數字化不完善、檔案管理制度不健全、檔案建設不規范的問題。隨著“互聯網+”概念的引入、落實、推廣，如何有效改變老舊管理模式的缺點，使建設單位更符合行業相關標準，實現在新理念、高科技背景下的制度化、合理化、規范化、的檔案建設、檔案管理，是各建設單位需要持續探索的問題[2]。

檔案管理工作需要涉及到眾多環節，需要相關管理人員與工程項目的多個團隊部門進行有效溝通，使管理工作能夠緊密貼合約施工進度。在“互聯網+”背景下，資料生成、歸檔、整理、移交、驗收等傳統工作流程出現重大革新，目前施工單位正努力推動檔案建設的跨業務跨部門溝通協作，實現信息資源的共享融合，有效提升檔案管理工作的對接效率。如何進一步構建數據標準，促進信息資源共享的標準化是各單位接下來的重要挑戰。

當前，建設單位相關工作人員在開展檔案管理活動時，依然沿用傳統掃描、上傳、歸檔的管理辦法，仍然采用內網模式對檔案資料進行管理，不便于各施工部門對檔案的有效使用，增加檔案的傳遞工序，降低檔案管理效率。隨著系統的持續性變革，電子文件引發的數據錯誤、數據漏洞、數據缺失等問題也進一步增加檔案管理的安全隱患，挑戰檔案管理體系的安全性、防護性、系統性、完備性。如何在“互聯網+”背景下，逐步完善檔案管理工作的應用效果，使其更具效性、針對性是當前各單位的研究重點。

結論：

綜上所述，工程項目的檔案管理工作直接關系著企業發展、國家建設的質量、效率。“互聯網+”概念的引入、落實、推廣給檔案管理工作帶來持續性變革，建設單位應緊抓機遇，突破思維局限，持續對檔案管理體系進行創新性建設，推動工程項目檔案管理的一體化、標準化、全過程化，積極迎接挑戰，提升檔案管理的質量、效率。

參考文獻：

[1]陸婭瓊.大型水電站建設工程項目檔案管理實踐[J].云南水力發電，2020，36（3）：117-119.

[2]潘偉.在建項目工程檔案信息化管理的現狀及對策[J].建筑工程技術與設計，2020，（12）：3490.