企業人事檔案電子信息化管理分析

卜凡剛

[摘 要]電子信息化管理模式與企業人事檔案管理的結合，有助于充分運用信息化手段的優勢，提高檔案管理的效率質量，為檔案資源的開發利用提供便利條件。對此，企業在信息化建設的進程中，要把人事檔案的電子信息化管理作為重點，促進檔案管理工作與時俱進，尋求企業長遠發展中的突破。

[關鍵詞]企業;人事檔案;電子信息化管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.27.189

1 企業人事檔案信息化管理的內涵與意義

人事檔案是人在成長與實際工作當中，個人品德、經歷、能力、學歷、社會關系、榮譽獲取等諸多方面的原始記錄。人事檔案能夠為企業對人才進行考察、評價與使用提供重要根據。通過對諸多科研數據資料進行統籌分析，可以了解到在如今的社會信息化發展水平逐步提高的背景下，先進的計算機網絡技術手段已經在生產生活當中大范圍普及推廣，在給企業帶來諸多生產效益的同時，也提高了對企業信息化手段運用的要求。把先進的網絡信息技術手段應用到人事檔案管理環節，將會極大程度上改變如今的企業人事檔案管理面貌，發揮檔案動態管理方面的諸多優勢，給企業的管理建設和創新發展帶來更多突破性進展。企業人事檔案電子信息化管理就是在這樣的背景之下誕生的，指的是以先進的電子信息化手段為依托，將人事檔案管理工作納入到信息化管理系統當中，利用更加方便快捷的技術手段處理檔案信息，促進檔案資料的開發與利用。

企業人事檔案電子信息化管理推進落實的價值主要體現在：第一，有助于轉變傳統的實體管理模式，提高檔案管理效率，極大程度上解放人力，減少由人為管理帶來的人為失誤。第二，有助于助力企業人事制度改革。在實現了人事檔案電子信息化管理之后，企業方面可借助網絡信息平臺進行人才選拔，也可以借助先進的技術手段綜合了解員工的表現，做好人事管理信息的更新和補充，實現對企業員工的全面監督與管理。第三，有助于提升人事檔案管理安全性。電子信息化的管理方法能夠減少過去紙質檔案拆卸、裝訂等處理帶來的損壞或丟失情況，維護檔案資料的安全性以及完整性，為企業人力資源開發利用提供必要根據。

2 企業人事檔案信息化管理的實踐方法

2.1 引入專業管理軟件，奠定電子信息化管理基礎

從當前信息化時代發展特征以及檔案電子信息化管理的現狀進行分析，加強計算機硬件配套設施建設是順利推進企業人事檔案電子信息化管理的基礎和前提條件。簡單來說，只有保證計算機硬件設施完善先進，才可以為進一步的數據轉化與信息化處理做好鋪墊。在具備了完善化的硬件設施后，需要根據企業人事檔案處理要求在第一時間構建個人電子檔案，確保企業員工的檔案信息能夠基于計算機平臺進行查詢瀏覽與下載，實現長久保存，順利促進電子信息化管理的落實。專業管理軟件的引進是影響檔案信息化管理質量的重要因素，所以需要在軟件引入方面考慮多方面的情況，尤其是要正確評估目前企業人力資源發展建設的現狀、企業適應內外部環境的能力、人事檔案管理中存在的缺陷與不足，在此基礎之上選擇專業管理軟件，以便在檔案資料的查找應用分析等方面實現電子信息化操作，并促進信息高度共享，建立電子檔案信息數據庫。另外，信息共享效果是影響人事檔案電子信息化管理效果的一個重要因素，所以在管理進程當中，企業需要積極推進信息共享平臺建設，用網絡化平臺滿足企業領導和各個部門的信息需要保證信息傳遞的時效性，維持數據的及時性和可靠性。

2.2 完善檔案管理制度，重視信息化管理人才培訓

現如今信息化建設成為了企業發展建設的核心內容，面對如今的信息化時代，企業要做好人事檔案管理，自然也要把電子信息化管理放在重要地位。不管是從電子信息技術開發運用的角度進行分析，還是從人事檔案電子信息化管理角度進行研究，都需要經歷一個異常復雜和煩瑣的過程，所以在具體管理環節往往會存在各種各樣的問題，為檔案管理質量與效率帶來不良影響，制約企業的長足發展。消除不良影響，提高企業人事檔案電子信息化管理規范性和有效性的根本途徑就是加強制度建設。所以，企業需要把人事檔案電子信息化管理工作的著力點放在建設完善規范的管理制度方面，對電子信息化檔案管理的開發、建設、利用、處理等諸多方面給出制度規范，并構建制度落實的保障機制。除此以外，檔案管理人員作為人事檔案電子信息化管理工作的承擔者必須具備極高的綜合素養，用專業知識與技能保證檔案管理的效益。對此，企業方面需要把人才培養放在重要地位，加大對檔案管理者的教育培訓力度。在培訓工作中，企業首先需要指導檔案管理者學習與檔案管理的法律法規以及理論知識，夯實理論根基。在此基礎之上，必須補充業務知識和專業技能培訓，優化檔案管理人員的知識結構，并把培養計算機管理與運用技術作為重點，推進職業道德素養建設，打造綜合素質過硬的復合型人才。

2.3 加大安全管理力度，保證電子信息化管理質量

由于人事檔案是企業長遠發展建設當中人力資源管理的集中表現，人事檔案管理工作的質量體現出的是企業人力資源的競爭力，關系到企業在改革發展和可持續性建設當中的能力與競爭力，所以，必須綜合保證人事檔案電子信息化管理的質量，尤其是要把安全管理落到實處。電子信息化技術手段運用能夠為人事檔案管理帶來極大的優勢和便利，但同時網絡又是一把雙刃劍，具有很強的開放性特征，存在著很大的安全隱患問題。如果不能夠做好人事檔案管理當中的安全管理，很容易威脅數據信息的安全，泄露員工的信息，甚至是企業的機密。在信息化時代，信息泄露已成了企業發展建設中的巨大威脅，對此企業要在安全管理方面加大力度，采取有效措施防范與處理人事檔案信息化管理中的安全漏洞問題。具體來說，企業要引入多元化的計算機安全防護技術，如防火墻技術、攻擊檢測技術、數據恢復技術、數據加密技術、病毒查殺技術等，安全保管人事檔案信息，維護信息的安全、完整與真實性。

3 結論

電子信息技術的廣泛運用改變了如今的企業辦公程序，同時也為企業的人事管理工作提出了更高要求。現如今企業要實現更大的發展和突破，構建完善化的人事檔案管理體系，為人力資源管理提供必要依據，就要在新時代背景下引入電子信息化管理方法，把信息化手段和人事檔案管理結合起來，充分體現信息化管理方法的優勢，保證檔案管理的效率與質量。企業在適應新時代優化人事檔案電子信息化管理時，必須考慮到企業的現實情況和發展條件，選取恰當的電子信息化管理方法，為企業的長遠建設提供服務。

參考文獻：

[1]靖冬超.淺談人事檔案的信息化管理[J].戲劇之家，2018（7）：346，356.

[2] 胡艷華.新時期人事檔案管理信息化建設策略探究[J].人力資源管理，2018（7）：310-311.

[3] 徐輝.關于新時期人事檔案管理信息化建設探析[J].辦公室業務， 2017（1）：28，46.