高校新校區建設中基建檔案收集存在的問題及原因探析

蒙曉瑩

摘 ?要：基建檔案的管理是高校新校區建設過程中的一項重要工作，本文探析了高校新校區建設中基建檔案收集過程中存在的問題，并分析了問題產生的原因。

關鍵詞：高校新校區建設;基建檔案;檔案收集

隨著教育事業的發展，辦學規模的擴大，各地政府對教育事業投資力度不斷加大，高校新校區建設工作如火如荼地開展，隨之產生的大量基建檔案急需得到科學合理、完整系統的歸檔保存以供利用。現階段，在建設步伐加速的過程中，基建檔案的收集整理歸檔工作仍未跟上建設的步伐，檔案工作嚴重滯后，且存在著諸多問題。

一、高校新校區建設基建檔案的重要性

首先，基建工程檔案產生的周期長，施工階段多，涉及的參建部門多，歸檔的范圍內容復雜，收集難度大。完成從項目前期準備到項目施工、竣工驗收的全過程檔案的收集整理、移交工作并驗收合格，是整個新校區建設項目竣工驗收的前提條件。可見，基建工程檔案是工程質量及進展順利的保障。其次，基建檔案在新校區建設中的作用越來越顯著，其可以為建設過程中各環節提供相應的材料依據。基建檔案真實、完整、詳細地記錄反映了各階段的施工建設活動，是建設工程正常運作的憑證，也是工程后續利用、維修、擴建、變更的依據。最后，基建檔案中保存的大量合同、工作聯系函、簽證單等各參建單位的工作來往記錄資料具有憑證作用和法律效力，是工程項目審計的重要依據。

二、高校新校區建設基建檔案收集過程中存在的突出問題

（一）檔案的收集范圍不全面

高校在新校區建設中的基建檔案歸檔主要按照《建設項目檔案管理規范》要求進行收集，局限在收集建設過程所形成的檔案，而項目或設備在運行中存在的問題，維修工作產生的資料，《建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》中未作收集要求，比如，電梯在驗收后投入使用運行過程中出現的需要維修的問題，工程在保修期間出現的損壞的問題等，都需要記錄并進行歸檔保存，為日后的維修、保修提供借鑒依據。[1]

（二）檔案收集滯后，不完善

新校區建設項目設計的參建單位多，建設環節復雜，而各項工程交叉進行，工程進度快。檔案管理人員對工程項目的進度不了解，不知道已進行到哪一步，已產生什么資料需要保存，導致檔案的收集工作與建設工作沒有同步進行，存在脫節現象。各參建單位以趕工期完成建設任務為主要目的，往往不注重檔案資料的及時收集，從而致使檔案收集的滯后性，檔案資料容易缺失。

（三）檔案收集缺乏系統性，完整性

由于基建檔案管理員為兼職崗位，缺乏專業知識，對收集到的檔案甄別、分類不準確，難以把握工程技術檔案資料的內在聯系，造成檔案的組卷、排序不科學不合理，僅僅是簡單地把檔案排列在一起，無法形成一個系統性的完整的檔案整體。另外，由于高校檔案管理部門的歸檔要求，基建管理部門把工程項目建設的前期準備階段產生的項目立項、征地等材料按綜合性文件每年度移交至檔案管理部門進行保存，導致整個項目各個過程的檔案被拆分開來，分散在檔案館的各個年度的檔案中，對日后的查詢利用帶來了困難與不便。[2]

（四）檔案資料不規范

學校檔案館對基建管理部門缺乏前瞻性的指導，學校基建管理部門與新校區建設項目各參建單位之間溝通協調不夠，導致檔案材料不規范。比如，未進行資料的原件歸檔，各類表格簽署的意見不符合要求，材料的字跡、用印不清晰，相關負責人的簽名或單位公章缺失，竣工圖紙未加蓋竣工圖章，或竣工章上內容填寫不完整、不正確等問題，都會導致所保存的資料失去參考利用的價值，影響檔案資料的真實性、法律效力。[2]

（五）檔案收集缺乏主動性

基建工程檔案具有多樣性、復雜性的特點，從項目立項到設計、施工、竣工的過程，涉及的學科、領域眾多，專業性強，且內容廣泛，材料形式多樣。這需要基建檔案管理員具備建筑學等方面的專業知識，才能更主動地深入把控材料收集的進度，范圍及內容。

三、高校新校區建設基建檔案收集問題產生的原因分析

（一）領導重視程度不夠，檔案意識薄弱

高校領導未充分認識到基建檔案的重要性，基建部門中負責管理基建檔案的大多數是兼職的工作人員，或者是新校區建設指揮部建立后臨時充實的人員，人員配備不穩定，且缺乏建筑學的專業知識，無法實現基建工程項目資料全過程跟蹤，難以很好地主動開展檔案收集整理利用的工作，對資料的收集整理都只停留在資料的簡單匯集、集合保管，不利于資料收集的系統性、完整性、可利用性。

（二）基建檔案管理制度不完善，工程項目管理體系未健全

高校未建立健全一套適應本校新校區建設實際工作的基本建設管理辦法，包括配套的工程聯系函管理、施工簽證管理、工程驗收管理、工程質量管理等相應的規章制度，以及工程項目管理體系。或是建立的有關規章制度操作性不強，與本校的管理工作實際不符合，致使基建項目的管理工作沒有得到規范。高校應在建立健全相關的規章制度的同時，配齊具備專業素養的，執行能力強的工程項目檔案管理人員，提前介入檔案工作，從施工建設行為開始進行規范，檔案收集與項目建設同步進行，才能產生規范的，符合要求的基建工程資料

（三）檔案管理部門對基建部門缺乏指導監督

高校檔案管理部門與基建管理部門之間的聯系的割斷的，檔案管理部門只負責接收基建管理部門移交過來的檔案，沒有對基建檔案的收集工作開展應有的指導監督，更是完全沒有參與到基建項目的建設及驗收中。對材料是否符合標準要求，內容是否真實可靠，程序是否規范，歸檔的范圍是否完整等問題沒有及時發現，及時整改。兩個部門應加強溝通，探討合理的基建檔案歸檔模式，使整個項目的檔案歸檔形成一個系統整體，便于日后的檔案利用。[3]

參考文獻：

[1]李星瑩.基于ACM模型的高校基建檔案管理流程優化[D].天津大學，2017.

[2]劉佳芳.高校新校區建設工程檔案特點及存在問題探討[J].蘭臺世界，2014，（32）：63-64.

[3]王定梅. 高校新校區建設工程檔案收集存在問題及對策[J].內蒙古科技與經濟，2018，（14）：38-39.