檔案管理工作效率提升策略探討

竇艷龍

摘 ?要：檔案是人們信息的匯總，做好檔案管理工作有助于方便工作人員整合信息，更好地處理人事關(guān)系，但是經(jīng)過長時(shí)間的調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，一些檔案管理工作人員自身的工作效率低下，工作態(tài)度低沉，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率不佳，為解決這一問題，本文筆者依據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，以突泉縣突泉鎮(zhèn)黨群服務(wù)中心為例對提升檔案管理工作效率進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：檔案管理;工作效率;提升策略

在進(jìn)行相關(guān)的工作過程中，一些工作人員工作態(tài)度不佳，并對周圍人員造成了影響，導(dǎo)致整體工作效率下降;此外由于檔案眾多，一部分工作人員對信息技術(shù)操作過程不了解，更偏向于人力梳理，導(dǎo)致工作時(shí)間延長，工作效率下降;還有一部分工作人員自身的工作能力有欠缺，對工作內(nèi)容不了解;同時(shí)相關(guān)單位對設(shè)置的管理機(jī)制不合理，導(dǎo)致人員工作效率下降。本文就對以上內(nèi)容提出了相關(guān)的策略探究，希望可以為大家提供參考。

一、確立工作考核制度，規(guī)范日常工作行為

在進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作過程中，我們意識到日常規(guī)范的工作行為以及工作態(tài)度是提升工作效率的重要前提，但是由于缺乏相關(guān)的工作制度制約，導(dǎo)致工作人員懈怠，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，為及時(shí)解決這一問題，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該適當(dāng)確立工作考核制度，對相應(yīng)的工作人員態(tài)度進(jìn)行相關(guān)的規(guī)范，為接下來提高檔案管理工作人員效率創(chuàng)造便利條件。

設(shè)立的相關(guān)制度，應(yīng)該包括工作人員的考勤，以及對相關(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行理論知識以及工作能力的考核，還應(yīng)該設(shè)置相關(guān)的服務(wù)意見箱，讓大家對工作人員的服務(wù)態(tài)度進(jìn)行相關(guān)的評價(jià)，適時(shí)對檔案管理工作人員進(jìn)行鞭策。同時(shí)在工作過程中，相應(yīng)的檔案管理部門還應(yīng)該適當(dāng)設(shè)立相關(guān)的流動監(jiān)督員，對工作人員的態(tài)度進(jìn)行記錄，隨后還可以適當(dāng)進(jìn)行現(xiàn)場考核，加深工作人員對崗位要求以及檔案管理的工作內(nèi)容進(jìn)行了解，為接下來的工作創(chuàng)造相應(yīng)的便利條件。

二、利用信息技術(shù)工作，縮短時(shí)間提升效率

在進(jìn)行檔案管理的工作過程中，我們發(fā)現(xiàn)目前信息技術(shù)高速發(fā)展，而檔案信息以及相應(yīng)種類過于繁雜，單純依靠人力無法在短時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)的工作，所以在工作過程中應(yīng)適當(dāng)巧妙地結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行信息的分類匯總，同時(shí)還應(yīng)對年齡較大的工作人員進(jìn)行耐心的指導(dǎo)，鼓勵(lì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行上機(jī)操作，了解具體過程，在日后工作中縮短時(shí)間提升效率。

在進(jìn)行檔案管理的過程中，教師應(yīng)該首先利用信息技術(shù)對相關(guān)的檔案進(jìn)行信息的分類以及匯總，同時(shí)調(diào)出相關(guān)人員的信息進(jìn)行標(biāo)注，結(jié)合信息平臺對有關(guān)人員的信息進(jìn)行更新，同時(shí)對于一些年齡較大的工作人員還可以采用青年與老年相互結(jié)合的形式，青年人提供先進(jìn)的理念，年齡較大的工作人員提供豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，通過這種工作方式，提高大家對信息網(wǎng)絡(luò)的使用頻率，從而縮短時(shí)間提升效率。

三、適當(dāng)充實(shí)自身能力，提高檔案管理能力

在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，我們還應(yīng)該意識到“打鐵還需自身硬”，一切的外在措施都不如自身具有超強(qiáng)的工作能力，所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)，作為工作人員應(yīng)及時(shí)和其他人員進(jìn)行交流，同時(shí)結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案管理知識，提升自身能力。相應(yīng)的單位也應(yīng)及時(shí)邀請專業(yè)的培訓(xùn)人員進(jìn)行培訓(xùn)，以此來提升檔案管理工作人員的工作能力。

在進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作過程中，工作人員還應(yīng)該購買相關(guān)檔案管理方面的書籍，對檔案管理的作用以及相關(guān)概念進(jìn)行了解，隨后工作人員還可以進(jìn)行相互的交流，對自己在工作中遇到的一些問題進(jìn)行討論，得出具體的解決辦法，同時(shí)作為單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該及時(shí)邀請相關(guān)的人員對檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，提升大家的信息技術(shù)使用能力以及對工作內(nèi)容的理解，同時(shí)提高自身的工作能力，為接下來的檔案管理工作效率進(jìn)行提升，還應(yīng)注意培養(yǎng)大家愛崗樂業(yè)的態(tài)度。

四、適時(shí)采納多方意見，改進(jìn)制度提升效率

同時(shí)作為單位的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該意識到“窮則變，變則通，通則久”，相關(guān)制度的設(shè)立也不應(yīng)該一成不變，在制度實(shí)行一段時(shí)間之后，應(yīng)該注意召開相關(guān)的會議，對工作人員的工作內(nèi)容以及現(xiàn)狀進(jìn)行分析和調(diào)整，同時(shí)詢問工作人員，目前相關(guān)制度應(yīng)該做出哪些改進(jìn)，同時(shí)還可以設(shè)立匿名意見箱，及時(shí)進(jìn)行相關(guān)意見的采納，提高工作效率。

在進(jìn)行相關(guān)的檔案管理的過程中，在進(jìn)行相應(yīng)的會議中，工作人員應(yīng)該做好自己在這一段時(shí)期的匯報(bào)工作，同時(shí)對自己在工作中遇到的困難進(jìn)行講述，大家一起討論，隨后作為相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)對接下來的工作進(jìn)行新一輪的指示，同時(shí)在會議中領(lǐng)導(dǎo)還可以詢問工作人員對現(xiàn)如今實(shí)行的工作制度以及考核制度有什么看法。為使所有工作人員都參與其中，還可以設(shè)置匿名建議箱，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行多方考慮，多方采納意見，逐漸優(yōu)化工作制度，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率。

綜上所述，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，相關(guān)單位若想提高工作人員的工作效率，首先應(yīng)該確立相關(guān)的工作制度，規(guī)范工作人員的工作行為以及態(tài)度;同時(shí)還應(yīng)對工作人員進(jìn)行信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作，縮短工作時(shí)間，提升工作效率;其次作為檔案管理的工作人員還應(yīng)及時(shí)充實(shí)自身，提高工作能力;最后相關(guān)單位還應(yīng)采納多方意見，改進(jìn)監(jiān)督制度提升效率。

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