新經(jīng)濟(jì)背景下H公司的采購管理研究

張金鈺（廣州城建職業(yè)學(xué)院）

■ H公司的介紹

H公司是成立于1974年的臺資企業(yè)，電子行業(yè)的代工企業(yè)，也是全球前三大EMS 廠商之一。代工企業(yè)，同類型的還有偉創(chuàng)力等，他們本來利潤就很少，如今競爭日益激烈，盈利空間也就越來越小了。采購是物流成本的一部分，同時也是利潤的第三源泉。互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的新背景下，有效的采購管理對公司大有好處。H公司是一家生產(chǎn)多種電子產(chǎn)品的服務(wù)型企業(yè)，生產(chǎn)的物品有手機(jī)、電腦、關(guān)鍵零組件、半導(dǎo)體設(shè)備等等。客戶滿意度和忠誠度越高，代表客戶越認(rèn)可、信任公司的產(chǎn)品與服務(wù)。

H公司是大集團(tuán)旗下的，他們擁有較好的管理系統(tǒng)，能為客戶輸出良好的產(chǎn)品與服務(wù)。但追求卓越，不斷優(yōu)化與供應(yīng)商的合作關(guān)系，以達(dá)成物流系統(tǒng)效率最優(yōu)是H公司一直在努力的。如何縮短交期，加快庫存周轉(zhuǎn)速度，通過內(nèi)外部流程優(yōu)化為客戶提供更好的采購管理是個問題。

■ H公司采購管理的現(xiàn)狀

實習(xí)的幾個月時間里，作為MDP部門機(jī)構(gòu)件L10的采購，負(fù)責(zé)MOTO專案的所有液晶顯示屏LCM的采購。其他同事負(fù)責(zé)其他物料采購，主要有攝像頭，揚(yáng)聲器，PCB板，電池，充電器，前后殼，彩盒，濾波器，阻容感等。H公司里，尋找并選擇供應(yīng)商和確定合同價格是由SOURCER負(fù)責(zé)的，數(shù)量是由物控MC確定的，而采購(BUYER)主要負(fù)責(zé)跟單催交期和處理不良品。

跟單采購，不用去市場選擇供應(yīng)商和定價，主要業(yè)務(wù)流程如下：物控下請購單給采購—采購在SAP系統(tǒng)中轉(zhuǎn)為采購訂單—采購將SAP中轉(zhuǎn)成的訂單在EPO系統(tǒng)中送審—訂單送審成功后系統(tǒng)直接通過郵箱發(fā)送給供應(yīng)商—物控通過email發(fā)forecast給采購—采購根據(jù)物流時間等整理發(fā)給供應(yīng)商—采購催供應(yīng)商回復(fù)物料交期—采購跟蹤物流及在庫，適時適量的報進(jìn)口拉物料入廠—采購?fù)ㄟ^SAP系統(tǒng)及時查詢物料入庫情況并及時做結(jié)報—采購在收到品質(zhì)部SQE發(fā)出的不良品的相關(guān)信息后，及時和供應(yīng)商聯(lián)系進(jìn)行退換貨。通常，由于客戶需求的波動，H公司內(nèi)部生產(chǎn)線得及時調(diào)整并要求供應(yīng)商按新的需求供貨，這其間采購需要做各種報表，如上述的需求預(yù)測FCST(forecast)，以及缺料報表CTB和huddle。FCST是物控根據(jù)生管那邊的工單排程等做的一個需求預(yù)測報表，是到料時間和需求量的報表。物控發(fā)給采購，采購根據(jù)它催供應(yīng)商要交期。CTB，供應(yīng)商回復(fù)的每日交貨，是他們的出貨時間。采購需根據(jù)日常物流時間的估計算好到料時間，將報表發(fā)給物控。Huddle則是客戶MOTO需要的周到料情況報表，以方便查看中長期缺料情況，也要求的是到料時間。采購根據(jù)供應(yīng)商給的最新CTB更新Huddle發(fā)給物控，物控再轉(zhuǎn)給客戶。

簡言之，采購要做的就是轉(zhuǎn)PR下PO訂單，查物流，報進(jìn)口，查入庫，做結(jié)報，處理來料不良和產(chǎn)線被拒的物料。不斷線，不爆倉，不堆積不良品，不延遲做結(jié)報，以及及時發(fā)FCST等報表。用SIPOC方法來表示H公司整個訂單的過程，如表1所示。

SIPOC方法說明了采購訂單流程的核心。而制造型企業(yè)通常具體規(guī)定了產(chǎn)品不良率的范圍以及嚴(yán)格要求交期，但不良品超出一定比率或供應(yīng)商交貨延誤很久或物料短缺的情況下，采購地位很弱，不利于談判。重復(fù)的和不同的已有或潛在的供應(yīng)商進(jìn)行詢比價，會大大降低上游合作企業(yè)的歸屬感。

H公司的整個采購流程凸顯出來的最主要的問題是采購的交期長。如表2所示（以某一手機(jī)所需零配件為例）。

由表2可以看出，從接到業(yè)務(wù)部門的客戶訂單到所需零部件、物料合格進(jìn)入倉庫，總時間96.5天。而且93.3%的時間是在采購物料的環(huán)節(jié)。客戶就是上帝的今天，采購時間那么久一定會讓客戶非常不滿意。技術(shù)的日新月異，市場的日益激烈，要求制造企業(yè)必須做到柔性生產(chǎn)，快速響應(yīng)。供應(yīng)鏈環(huán)境下，上下游企業(yè)緊密相連，一環(huán)扣一環(huán)，則采購環(huán)節(jié)需大大縮短時間。同時，通過ASME 方法來區(qū)分采購作業(yè)中的增值活動與非增值活動，知道采購業(yè)務(wù)流程長達(dá)90天。而增值流程占比非常小，90天中只占了3天；非增值流程占了0.5天，等待交貨則用了85天，占比96.2%。PR的檢查(0.5天) ，PO的創(chuàng)建0.5天 ；審批PO1天。同樣反映的是跟單的交期漫長。

表2 采購訂單實現(xiàn)總時間

■ H公司采購管理存在的問題

采購實習(xí)工作的這段時間發(fā)現(xiàn)采購物料審核過程多、各部門之間溝通不暢、傳遞信息效率低效果差。采購流程及供應(yīng)鏈上存在的問題主要在以下層面：

（一）系統(tǒng)層面的問題

（1）一直強(qiáng)調(diào)盡早運(yùn)行MRP，但實習(xí)結(jié)束前尚未正式運(yùn)行，多部門傳遞物料需求信息的“牛鞭效應(yīng)”一直存在，并且很嚴(yán)重，供應(yīng)鏈上的組織各種混亂，倉庫爆倉，產(chǎn)線缺料，物流車輛壓夜等惡性循環(huán)。

（2）TIPTOP系統(tǒng)的覆蓋尚不全面，很多機(jī)構(gòu)件的采購及物控都還在使用SAP系統(tǒng)。SAP系統(tǒng)，雖然物控、品質(zhì)部人員、采購等共同使用它，但每個職能部門使用不同的代碼查自己需要的數(shù)據(jù)，從而追求本部門的利益最大化導(dǎo)致總出現(xiàn)倉庫爆倉同時產(chǎn)線缺料的惡性循環(huán)。

（3）物控-采購-供應(yīng)商三方的閉環(huán)信息傳遞常產(chǎn)生問題，需要一個平臺共享相關(guān)數(shù)據(jù)來保證需求的準(zhǔn)確性和及時性。現(xiàn)有的是email滿天飛的場景：通過supernotes郵箱，物控發(fā)forecast給采購，采購根據(jù)在途數(shù)據(jù)整理后發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商發(fā)交期CTB給我們采購，采購再計算物流時間整理CTB發(fā)給物控的閉環(huán)信息交互。現(xiàn)存的閉環(huán)信息交互，由于各方對信息的理解不甚相同，而溝通又不是總能及時順暢的進(jìn)行，總會產(chǎn)生誤解，造成時間上的浪費(fèi)，影響工作效率。曾和師傅還有主管提過建議，他們表示目前的狀況確實需要改進(jìn)，而且老板們也在努力，SRM系統(tǒng)正在研究。

（二）人力層面的問題

（1）MDP部門是當(dāng)時新成立的，招聘的人幾乎都是應(yīng)屆畢業(yè)生，并且來了就接料，沒有時間沒有人力培訓(xùn)學(xué)習(xí)交接，這樣嚴(yán)重影響整個供應(yīng)鏈的運(yùn)行和公司的績效。工作不熟悉，導(dǎo)致每天工作到晚上11點半后下班的采購很多，自己也是其中一個。并且，大家采購有的負(fù)責(zé)物料種類太多，有的負(fù)責(zé)小案子太多，有的新舊案子一堆且供應(yīng)商特強(qiáng)勢，白天電話郵件不止，晚上則整理數(shù)據(jù)做各種報表，沒完沒了。

（2）物控、采購等職能權(quán)責(zé)特別不分明，混亂不已，導(dǎo)致各種事情多是采購在做，事情總忙不完，還要承擔(dān)各種事情的責(zé)任，壓力很大。

（3）實習(xí)工作的半年，新人幾乎是月月無休，這個現(xiàn)象不是好現(xiàn)象，而且每周都有人離開。辦公環(huán)境也比較差，有的主管特別愛罵人，一天開好幾次會，導(dǎo)致大家工作的時間更少了，以至于總得加班，惡性循環(huán)。

■ H公司采購管理優(yōu)化策略

（一）系統(tǒng)層優(yōu)化策略

（1）及早運(yùn)行 MRP。MRP系統(tǒng)的正常運(yùn)行，將能更直觀明白的告訴我們采購所需物料的準(zhǔn)確數(shù)量和時間，更好的下訂單給供應(yīng)商，減少不必要的冗余庫存，同時保證不缺料。這樣，采購直接根據(jù)MRP運(yùn)行的準(zhǔn)確結(jié)果自行下訂單給供應(yīng)商，更準(zhǔn)確及時，業(yè)務(wù)時間縮短，效率提高。

（2）將現(xiàn)存的SAP系統(tǒng)更新為TIPTOP系統(tǒng)，界面更人性化，方便下訂單和其他資料查詢。完善的TIPTOP系統(tǒng)則是所有人可以查相關(guān)物料的所有數(shù)據(jù)，這樣采購也能更清楚的知道庫存及不良品等具體數(shù)量，從而明確物料需求的輕重緩急抓好主次，及時催緊急物料的交期、做結(jié)報和處理不良，消除倉庫爆滿，產(chǎn)線缺料，供應(yīng)商hold貨的情況。TIPTOP系統(tǒng)的使用，使得預(yù)測訂單通過系統(tǒng)生成，采購計劃也定期提供給供應(yīng)商，供應(yīng)商定期交貨，無需等待。那么，等待交貨用的85天就可以變?yōu)?天，采購總時間將會從90天變?yōu)?天，大大提高采購效率。

（3）新建一個SRM系統(tǒng)，即物控，采購，供應(yīng)商三方共享數(shù)據(jù)的平臺，數(shù)據(jù)更能保證準(zhǔn)確無誤性和及時性。一旦轉(zhuǎn)變?yōu)樵赟RM系統(tǒng)里共享，缺料或爆倉的情況就會減輕很多甚至消除。SRM系統(tǒng)的運(yùn)用需要得到多數(shù)供應(yīng)商的同意并獲取相關(guān)資料才可運(yùn)行。

優(yōu)化前，供應(yīng)商交貨滿足率很低，不是導(dǎo)致庫存太多就是缺料，采購這邊滿意度只有30%。經(jīng)前期的模擬運(yùn)行，采購想要供應(yīng)商滿足的時間節(jié)點和數(shù)量，和供應(yīng)商可以在某個時間交貨的數(shù)量都會在SRM系統(tǒng)中展示，這樣能在當(dāng)天更新信息，準(zhǔn)確傳遞，非常清晰,采購滿意度提高至95%。

（二）人力層優(yōu)化策略

（1）招聘采購人員盡量選擇專業(yè)型人才，并合理設(shè)定各工作崗位權(quán)責(zé)。將采購，物控，倉庫，物流等職責(zé)分明，這樣每個人做好自己應(yīng)該做的事，而不將大量的時間花費(fèi)在做別人應(yīng)該做的事情上。同時，一旦出問題，找對應(yīng)責(zé)任人，而不是所有事情都找采購。

（2）主管合理分配工作，合理安排一定的崗前培訓(xùn)。干中學(xué)的過程中多一些師傅一對一指導(dǎo)，事半功倍的同時也是錘煉了大家的愛崗敬業(yè)、精益求精的工匠精神。

（3）采購人員要學(xué)會高效的時間管理，并用合理的手段獎懲供應(yīng)商。很多時候，分清輕重緩急很重要。如，供應(yīng)商的出貨是否到達(dá)中轉(zhuǎn)倉，出貨文件我們是否遞單報進(jìn)口，供應(yīng)商的發(fā)票我們是否做過結(jié)報等都及時用EXCEL表格記錄好，以便領(lǐng)導(dǎo)開會需要等。而供應(yīng)商的表現(xiàn)好壞，也是可以在采購的調(diào)教下，合作得更愉快。

（三）供應(yīng)鏈層優(yōu)化策略

（1）對內(nèi)，采購要保持和物控、關(guān)務(wù)、車輛調(diào)度員等的溝通。

（2）對外，采購要常與供應(yīng)商保持密切聯(lián)系，同時關(guān)注客戶需求變化作出快速響應(yīng)等。

■ 結(jié)束語

在互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)、智慧物流發(fā)展快速的新背景下，更有效的采購管理，能保證以更高的產(chǎn)品質(zhì)量、更好的交期，性價比更高的價格、更高的服務(wù)質(zhì)量來滿足客戶需求。這對公司競爭力的提高大有幫助。