事業(yè)單位人事檔案的接收與管理策略探究

熊桂蘭 王文娟

摘要：本文通過對(duì)事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行詳細(xì)介紹，對(duì)檔案價(jià)值和作用進(jìn)行詳細(xì)闡述，結(jié)合當(dāng)前檔案工作中存在的問題和不足，探討科學(xué)的檔案管理策略，推動(dòng)檔案管理效果的提升，促進(jìn)單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;接收;管理

人事檔案管理工作是事業(yè)單位管理活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)提升單位人事管理水平起到重要作用。但是在實(shí)際的管理工作中，工作思路較為傳統(tǒng)，并不能結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際情況對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，管理人員缺乏主動(dòng)意識(shí)，不能積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理思想和方式方法，使得檔案管理效率相對(duì)較低，無法為單位管理決策提供有效的支持。這就要求管理部門充分結(jié)合人事檔案管理實(shí)際，對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，推動(dòng)人事檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。

1.人事檔案的概念及其特征

人事檔案是對(duì)單位干部職工個(gè)人資料、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能水平等信息的全面管理和直觀呈現(xiàn)，需要檔案管理部門結(jié)合職工實(shí)際情況進(jìn)行信息資料的全面收集，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新，保證資料的準(zhǔn)確性和完整性，能夠準(zhǔn)確反映職工的實(shí)際情況。

2.人事檔案管理的作用和價(jià)值

對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，能夠?qū)β毠さ乃枷胨胶凸ぷ髂芰π纬烧_的認(rèn)識(shí)，為人事管理決策的制定和執(zhí)行提供可靠的依據(jù)。單位管理部門能夠充分利用人事資料，結(jié)合實(shí)際崗位工作需求，進(jìn)行崗位配置的統(tǒng)籌規(guī)劃，制定科學(xué)的人才引進(jìn)計(jì)劃，完善職位晉升通道，營(yíng)造積極的發(fā)展氛圍，有效激發(fā)職工的工作積極性，推動(dòng)職工和企業(yè)共同發(fā)展。[2]

3.人事檔案的接收

人事檔案接收是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，特別是隨著改革的不斷深入，單位的組織結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成發(fā)生了很大的變化，職工流動(dòng)和崗位調(diào)整不斷頻繁，檔案管理部門要充分結(jié)合單位發(fā)展形勢(shì)，對(duì)檔案接收工作形成有效的重視，對(duì)工作規(guī)范進(jìn)行科學(xué)制定，在接收環(huán)節(jié)做好資料審核，保證檔案的準(zhǔn)確完整。同時(shí)要對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的分析，進(jìn)行準(zhǔn)確的排序存儲(chǔ)，并進(jìn)行相關(guān)紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，提升管理效率。[3]

4.人事檔案管理存在的問題

4.1檔案管理機(jī)制不完善

人事檔案需要對(duì)干部職工的個(gè)人資料、工作經(jīng)歷、技能水平等信息進(jìn)行全面管理，管理內(nèi)容較為復(fù)雜，時(shí)間跨度較大，需要管理部門進(jìn)行資料的全面收集和及時(shí)更新，保證資料信息的實(shí)效性。而在實(shí)際管理工作中，管理機(jī)制不夠完善，對(duì)相關(guān)資料的收集和整理缺乏有效的規(guī)范，容易造成管理混亂。同時(shí)對(duì)管理工作缺乏有效的監(jiān)管，對(duì)資料收集、整理和存儲(chǔ)利用過程缺乏全面監(jiān)督，不能對(duì)相關(guān)問題和管理漏洞進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和解決，影響資料真實(shí)性，容易造成資料的丟失或篡改。

4.2信息化水平不足

當(dāng)前的人事檔案管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變，有效提升檔案管理效率，但是在管理活動(dòng)中，信息化水平相對(duì)較低，缺乏基礎(chǔ)硬件設(shè)備的投入，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字形式轉(zhuǎn)化缺乏有效的重視，無法保證檔案資料的完整性。檔案工作人員的信息知識(shí)技能相對(duì)不足，不能完成相應(yīng)的信息化操作，無法形成較好的管理效果。

4.3檔案利用效率較低

在當(dāng)前的檔案利用環(huán)節(jié)，只能提供相應(yīng)的查詢和調(diào)用服務(wù)，工作人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，缺乏對(duì)先進(jìn)信息設(shè)備和技術(shù)的運(yùn)用，不能對(duì)檔案資料的價(jià)值進(jìn)行深入的挖掘，無法充分滿足檔案使用部門的實(shí)際需求，無法為單位人事管理決策的制定和執(zhí)行提供可靠的依據(jù)，制約著人事管理水平的提升。

5.強(qiáng)化人事檔案管理的有效策略

5.1加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的重視

事業(yè)單位管理部門要充分結(jié)合單位實(shí)際情況，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視和投入，積極協(xié)調(diào)相關(guān)職能部門，對(duì)檔案工作形成有效的重視，推動(dòng)檔案管理制度的高效落實(shí)，提升檔案管理水平。同時(shí)要提升主動(dòng)意識(shí)，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理思想，結(jié)合檔案工作中存在的問題，對(duì)管理模式進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，推動(dòng)管理效果的提升。

5.2完善檔案管理機(jī)制

管理部門要建立完善的管理機(jī)制，對(duì)人事檔案資料收集和整理工作進(jìn)行科學(xué)的優(yōu)化，推動(dòng)管理水平的提升。要結(jié)合單位管理的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行高效整合，對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行針對(duì)性的規(guī)范，保證資料收集規(guī)范性和時(shí)效性。同時(shí)要制定完善的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行全面監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理活動(dòng)中的問題，對(duì)管理制度進(jìn)行針對(duì)性的完善，推動(dòng)管理效果的提升。

5.3推動(dòng)檔案信息化建設(shè)

管理部門要加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的投入，積極利用先進(jìn)信息設(shè)備和技術(shù)，對(duì)檔案工作流程進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，使相關(guān)管理人員能夠利用信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)資料的高效錄入，提升管理效率。同時(shí)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建，利用網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)檔案資料的高速傳播和實(shí)時(shí)共享，推動(dòng)管理效果的提升。要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，使其能夠?qū)ο嚓P(guān)技術(shù)和設(shè)備進(jìn)行熟練的利用，提升檔案管理水平。

5.4優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)

檔案管理部門要合理利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行科學(xué)分析和整理，對(duì)其中的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確提取，進(jìn)行合理的排序存儲(chǔ)，建設(shè)完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，對(duì)檢索機(jī)制進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，使使用者能夠結(jié)合自身需求進(jìn)行檔案資料的準(zhǔn)確定位，提升服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)利用環(huán)節(jié)的開發(fā)，使用者能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的遠(yuǎn)程訪問，并能夠?qū)⑷耸聶n案資源與單位管理系統(tǒng)進(jìn)行高效對(duì)接，為管理決策的制定和執(zhí)行提供有效的依據(jù)。

結(jié)語

人事檔案管理是事業(yè)檔案管理活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，管理部門要充分結(jié)合單位發(fā)展形勢(shì)，根據(jù)管理過程中存在的具體問題，對(duì)管理制度進(jìn)行科學(xué)完善，提升檔案資源利用效率，推動(dòng)單位健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張智勇. 事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與探究[J]. 數(shù)碼設(shè)計(jì)：下， 2018（8）：154-154.

[2]李想. 事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J]. 電腦迷， 2018（36）：247-247.

[3]楊冰冰. 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)， 2018（5）：106-106.