企業人事檔案管理現存問題與應對策略

摘 要：本文通過調查研究A公司下屬25家企業人事檔案管理的基本現狀，分析總結企業存在的如人事檔案管理人才的缺乏，管理機制的不健全，管理方法的陳舊，職業防護的不到位等方面的問題，針對此問題，提出了相應高效的優化策略，提高了企業人事檔案管理的質量和效率。

關鍵詞：人事檔案;現存問題;應對策略

人事檔案管理是人力資源工作的一項重要內容，是指將工作人員的人事檔案信息進行系統、科學化整理、收集、統計、保管以及運用。人事檔案是人事信息的主要載體，在員工的教育培養、選拔任用、管理監督等方面發揮著重要作用，也是維護員工合法權益的重要依據。因此，企業應轉變觀念，優化策略，提高人事檔案管理水平。為了解人事檔案管理工作在企業的現狀及存在問題，某人事檔案管理部門通過發放調查問卷的形式對A公司下屬的43家企業進行調查，最終共有25家企業完成調查。根據調查逐步掌握了現存問題，并提出了優化解決對策。

1 企業人事檔案管理中存在問題

1.1 人事檔案材料收集和整理機制不完善

企業在人事檔案材料收集過程中的問題集中在材料收集被動，大部分企業沒有完善的材料收集流程;收集的材料不嚴謹、規范，如沒有材料形成日期，無形成部門的簽章等;收集的材料不屬于歸檔材料，無意義材料，如一套完整的材料未完成，其中的一部分材料不予歸檔。

1.2 管理機制老舊，管理方法陳舊，缺乏創新

在企業層面，企業的管理主體主要體現在外部經營，缺乏對人事檔案工作的重視必然會導致缺乏專業的管理方法，導致企業在人事管理中采用過時的方法，這很可能在資源分配中引起問題。企業的用工形式多樣化，人事檔案存放存在多種方式，缺少銜接環節，無有效的管理方法。部分企業在員工轉入時沒有及時進行人事檔案工作，在管理期內沒有專門的管理制度和規章制度，導致人事信息混亂。從業人員層面，大多數人事檔案管理人員仍然遵循傳統的人事檔案管理方法，避免使用新興技術，并且不愿創新和學習新的技能和知識，從而導致人事檔案管理利用時效率低。

1.3 人事檔案庫房設備更新滯后、無法滿足檔案防護需求

人事檔案庫房的溫濕度變化是檔案材料老化的關鍵因素，大部分企業配置普通的壁掛式空調，對環境溫度進行調控，設備不夠專業，穩定性差，嚴重影響人事檔案的使用壽命，檔案庫房建成后，設備更新資金不足，效用高的新設備無法跟進。

1.4 人事檔案信息化、數字化建設的迫切性

人事檔案管理經歷了許多部門和人員的交接，導致許多企業中現有員工的大量人事信息丟失，尤其是應存檔的信息缺乏相關記錄。這種現象在企業中工齡20年以上的員工普遍存在。另外，人事檔案管理工作人員專業能力不強、職業危害防護不到位，危害身體健康的問題也普遍存在。

2 提升企業人事檔案管理水平的策略

2.1 嚴把材料“三道關”，大力推進人事檔案工作標準化

嚴把材料收集關。材料收集是人事檔案業務管理工作的首要環節，為確保檔案資料收集完整、齊全，檔案部門應以預防為主，對歸檔材料預先提出要求，明確收集范圍，疏通收集渠道，掌握形成規律，建立收集制度;檔案形成主體應按規定，規范填寫檔案材料，確保內容真實、填寫規范、手續完備和移交及時。做到保質保量、主動及時，安全保密、客觀公正、應收盡收，最大限度維護檔案的完整性。

嚴把材料交接關。交接的歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，成套材料必須頭尾完整。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名和形成材料日期。凡規定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規定同本人見面的材料，一般應有本人簽字。材料形成部門應在規定期限內主動向人事檔案管理部門移交，并填寫相關移交登記表，嚴格履行移交手續，確保交接的檔案材料源頭可追溯，責任可落實。

嚴把材料認定關。從嚴審核歸檔材料，發現問題及時反饋，在源頭上避免“有病”的檔案材料入檔。檔案審核工作形成常態化、制度化，對新轉入檔案“及時會診”，對于補充和搜索的簡歷，年度考核和登記表，學生身份檔案，職稱材料，黨員身份，表彰獎勵，薪金批準表和其他輸入的材料，遵循材料分類要求，仔細檢查，比較和識別，以及嚴格控制。對發現檔案材料涉嫌造假、真實性存疑等問題時，立即核查，全面取證，嚴格按照有關程序進行認定，科學“把脈”，確保每一份干部人事檔案信息真實準確。

2.2 完善制度建設，強化制度執行

根據企業人事檔案管理規定，制定完善各項日常管理制度。為有效預防、及時控制和迅速消除檔案突發災害事件，確保檔案資源安全，制定《檔案安全管理應急預案》。初步構建成國家法律法規——行業標準規范——企業規章制度三個層面的制度體系。在日常檔案管理中推行標準化工作，進一步提升檔案工作制度化水平。

2.3 不斷升級改造人事檔案庫房設施，完善運維機制

更新檔案庫房技術設備。在滿足檔案庫房建設標準的基礎上，隨著科學技術的發展，檔案庫房管理設備不斷推陳出新，數據采集，視頻監控，空氣凈化消毒，定位傳感等技術在檔案庫房管理中得到廣泛應用。設備更新維護資金在企業人事檔案庫房建設中至關重要，通過對設備的引進，提高檔案庫房的安全性、智能性，監測數據的科學性。

2.4 不斷加強人事檔案管理的數字化、信息化建設

將人事檔案的信息化管理提升到企業戰略水平，統一領導人事檔案的信息化管理，規范紙質文件和電子文件的書寫規范，格式要求，修改要求和添加要求，并實現標準化文件內容。任何有價值的人員信息都必須輸入并存檔以改善文件的內容。此外，電子文件管理還需要注意安全性問題。合理使用現代信息技術和計算機技術來使數據庫更加完整和豐富，將有助于信息資源的完整性，全面性和共享性。要推進建設高素質專業化的人事檔案管理人才隊伍，全面增強職業防護意識，切實落實防護措施，杜絕職業危害的發生。

總之，要推進人事檔案管理新方法的探究和實踐，為人事檔案管理工作的安全高性能的開展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]龐娟.新時期企業人事檔案管理信息化建設研究[J].赤子，2020（04）：157.

[2]何芳芳.國有企業人事檔案管理信息化發展趨向分析[J].大科技，2019（43）：34.

作者簡介：李魯梅（1979-），女，山東日照人，本科，副主任護師，研究方向：人事檔案。