新形勢(shì)下財(cái)務(wù)檔案管理探析

高寧

【摘要】財(cái)務(wù)管理工作中，財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。本文首先探究了財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)涵以及加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的意義，接著分析了目前財(cái)務(wù)檔案管理方面存在的問題，最后針對(duì)如何加強(qiáng)新形勢(shì)下財(cái)務(wù)檔案管理提出具體的對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù);檔案管理;形勢(shì);意義;問題;優(yōu)化措施

伴隨國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升，新形勢(shì)下國家稅費(fèi)體制改革進(jìn)程也在有序推進(jìn)。加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，需要高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，并積極借助現(xiàn)代信息技術(shù)等強(qiáng)化信息的綜合整合應(yīng)用，這樣才能不斷提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)科學(xué)化利用成效，更好地為組織發(fā)展提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)支持。目前受多方面因素的制約，在財(cái)務(wù)檔案管理方面還存在不少的問題，影響了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)應(yīng)用，也不利于夯實(shí)組織財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作開展意義與優(yōu)化措施分析，具有重大而深遠(yuǎn)的意義。

一、財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)涵與加強(qiáng)管理的意義

財(cái)務(wù)檔案管理是指圍繞財(cái)務(wù)管理工作，對(duì)形成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行歸類整合的過程。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，強(qiáng)化信息化建設(shè)，是更好地宣傳貫徹國家檔案管理以及財(cái)務(wù)管理相關(guān)制度的必然選擇。當(dāng)前隨著國家信息化建設(shè)步伐的加快，對(duì)于組織而言，面對(duì)越來越龐雜的財(cái)務(wù)信息，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，不斷提升財(cái)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)規(guī)范化水平，有助于更好地?cái)U(kuò)大財(cái)務(wù)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)的宣傳，提升組織的法律風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，引導(dǎo)全員積極參與到財(cái)務(wù)檔案管理過程中進(jìn)行統(tǒng)籌安排，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)的責(zé)任機(jī)制，強(qiáng)化質(zhì)量監(jiān)督，切實(shí)提升財(cái)務(wù)檔案規(guī)范化水平。同時(shí)對(duì)于組織自身而言，抓好財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，全面維護(hù)財(cái)務(wù)檔案的權(quán)威性，嚴(yán)格信息管控，有助于更好地體現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的客觀性，減少人為因素等帶來的不良影響，全面推動(dòng)組織在經(jīng)營(yíng)管理決策制定以及財(cái)務(wù)精細(xì)化管理方面奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)，提升基礎(chǔ)規(guī)范化管理成效，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀與存在的問題分析

隨著國家財(cái)稅體制改革進(jìn)程的有序推進(jìn)，加上行業(yè)變革進(jìn)程的加快實(shí)施，新時(shí)期對(duì)于各類組織而言，在發(fā)展的過程中都面臨嚴(yán)峻的市場(chǎng)考驗(yàn)。財(cái)務(wù)管理是各單位重要的基礎(chǔ)工作，財(cái)務(wù)檔案管理是財(cái)務(wù)管理工作的基礎(chǔ)和根本保障。做好財(cái)務(wù)檔案管理工作無論是從宏觀還是微觀上看都具有重要的社會(huì)意義和積極影響。目前在財(cái)務(wù)檔案管理方面各類組織都予以重視，也進(jìn)行了一些有益探索和嘗試。從整體上看，財(cái)務(wù)檔案相對(duì)比較完善;但從細(xì)節(jié)上分析，財(cái)務(wù)檔案管理工作開展過程中依然還存在不少的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）財(cái)務(wù)管理制度不夠健全完善。目前國家針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理方面的政策法規(guī)相對(duì)較少，主要體現(xiàn)為《檔案法》《會(huì)計(jì)法》等有一些基本的規(guī)定，但這些政策沒有及時(shí)和現(xiàn)代企業(yè)制度相融合，沒有為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理等提供科學(xué)的指導(dǎo)。導(dǎo)致市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理無據(jù)可依，沒有明確統(tǒng)一的規(guī)范要求，不能推動(dòng)財(cái)務(wù)管理各項(xiàng)工作有序開展。

（二）財(cái)務(wù)檔案監(jiān)督力度有待加強(qiáng)。一方面，在財(cái)務(wù)信息披露階段政府未有效發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)管職能，針對(duì)相關(guān)政策法規(guī)的執(zhí)行和實(shí)施等情況缺乏有效的監(jiān)督，監(jiān)督效率低下，監(jiān)督工作流于形式，甚至對(duì)于一些財(cái)務(wù)信息失真等方面的法律規(guī)定不明晰，缺乏明確的責(zé)任追究體系的約束，從而不利于提高財(cái)務(wù)信息披露的精準(zhǔn)性;另一方面，針對(duì)注冊(cè)會(huì)計(jì)師相關(guān)的制度方面沒有出臺(tái)完善的監(jiān)督管理機(jī)制，注冊(cè)會(huì)計(jì)師往往需要按照要求對(duì)受托單位會(huì)計(jì)信息進(jìn)行審計(jì)，同時(shí)還需要收取相關(guān)的費(fèi)用等，所以角色的雙重矛盾性容易影響審計(jì)的客觀性，另外針對(duì)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)也沒有完善的監(jiān)管機(jī)制來進(jìn)行制約他們的行為，從而導(dǎo)致市場(chǎng)混亂，一些注冊(cè)會(huì)計(jì)師自身的專業(yè)道德水平低下，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。此外企業(yè)在自身內(nèi)部監(jiān)督管理方面的制度也不夠完善，沒有充分結(jié)合市場(chǎng)形勢(shì)的變化以及企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略等進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)監(jiān)督管理機(jī)制，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理檔案不完善、信息不健全甚至存在弄虛作假等情況。

（三）財(cái)務(wù)管理人員能力與素質(zhì)有待提升。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理需要有專業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員來實(shí)施，尤其是隨著信息時(shí)代的到來，財(cái)務(wù)電算化工作有序開展，財(cái)務(wù)檔案不僅需要管理紙質(zhì)檔案，同時(shí)還需要管理電子化檔案，所以對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的素質(zhì)與能力提出了更高的要求，但是目前財(cái)務(wù)管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作重視度不夠，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)電子檔案的管理，沒有做好紙質(zhì)材料和電子材料的全面融合和有效歸檔，很多數(shù)據(jù)信息資源處理缺乏清晰的工作安排，甚至導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)丟失，紙質(zhì)材料和電子化材料不相符，從而不利于提升財(cái)務(wù)檔案管理水平。另外，財(cái)務(wù)管理人員在財(cái)務(wù)檔案利用開發(fā)等方面的能力也需要進(jìn)一步加強(qiáng)。

（四）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)會(huì)計(jì)軟件等自身存在缺陷。目前雖然信息化時(shí)代的到來為組織開展財(cái)務(wù)檔案管理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持，很多組織也逐漸引進(jìn)和配置了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)會(huì)計(jì)軟件，但是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理軟件等很多存在缺陷，他們?cè)诠δ芎桶踩雷o(hù)等方面需要不斷升級(jí)，這些薄弱環(huán)節(jié)如果不及時(shí)發(fā)現(xiàn)并加以解決，不僅不利于保證財(cái)務(wù)信息檔案的完整性，甚至還容易導(dǎo)致信息出現(xiàn)篡改或者非法增刪改等情形，無法為財(cái)務(wù)信息化管理工作的開展提供基礎(chǔ)保障。為此還需要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及專業(yè)的會(huì)計(jì)軟件等進(jìn)行維護(hù)和綜合防控，這樣才能避免出現(xiàn)這種或者那樣的缺陷，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作受到影響。

三、加強(qiáng)新形勢(shì)下財(cái)務(wù)檔案管理的優(yōu)化措施

為了進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)檔案管理水平，切實(shí)發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案應(yīng)有的功能或價(jià)值，建議從以下幾個(gè)方面予以探索：

（一）完善財(cái)務(wù)管理相關(guān)的制度體系。無論是從組織還是國家層面看財(cái)務(wù)管理工作，都需要進(jìn)行相關(guān)制度的完善，這樣才能為財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展提供重要的基礎(chǔ)保障。當(dāng)前企業(yè)正處于市場(chǎng)化改革的大環(huán)境下，經(jīng)營(yíng)管理機(jī)制、經(jīng)營(yíng)方式不斷發(fā)生變化，市場(chǎng)環(huán)境也在不斷發(fā)生變化，所以更需要尋求有效的制度支撐，才能為不斷提高組織運(yùn)行管理的規(guī)范性奠定基礎(chǔ)。所以從國家層面應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的立法政策等進(jìn)行分析和整合，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展要求出臺(tái)更為完善的制度，對(duì)財(cái)務(wù)管理工作做出明確的指導(dǎo)性安排和要求。同時(shí)對(duì)于組織而言，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合新形勢(shì)的變化進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)機(jī)制的建設(shè)與完善，對(duì)信息化時(shí)代電算化會(huì)計(jì)檔案等方式的知識(shí)進(jìn)行宣傳，組織全體員工開展相關(guān)方面的學(xué)習(xí)等，增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案規(guī)范管理重要性認(rèn)識(shí)并轉(zhuǎn)化為強(qiáng)大的合力，從而全面推動(dòng)組織財(cái)務(wù)檔案管理工作有序開展。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理監(jiān)督機(jī)制的建立與實(shí)施。一方面，應(yīng)當(dāng)圍繞財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部控制機(jī)制的建設(shè)。財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展只有全面加強(qiáng)監(jiān)督，才能確保執(zhí)行有序有力。所以組織應(yīng)當(dāng)圍繞內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案管理等工作加強(qiáng)權(quán)責(zé)分工，明確具體的職責(zé)要求和工作使命，加強(qiáng)職業(yè)道德教育等，確保財(cái)務(wù)檔案管理人員嚴(yán)格按照要求組織開展各項(xiàng)工作;另一方面，國家應(yīng)當(dāng)圍繞權(quán)責(zé)監(jiān)督等方面出臺(tái)更為明細(xì)的實(shí)施監(jiān)督管理規(guī)定，注冊(cè)會(huì)計(jì)師以及會(huì)計(jì)事務(wù)所在維護(hù)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量等方面的作用不可忽視，但國家也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)這類組織和人員的管理，切實(shí)提高他們規(guī)范監(jiān)督成效。此外還應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)審計(jì)等方面積極與現(xiàn)代企業(yè)管理制度相融合，制定更為完善的管理機(jī)制，從而引導(dǎo)各類組織結(jié)合自身實(shí)際，按照政策規(guī)定等強(qiáng)化內(nèi)部約束和風(fēng)險(xiǎn)管控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理方面存在的問題并及時(shí)改進(jìn)與優(yōu)化。

（三）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展需要廣大財(cái)務(wù)管理人員積極參與并加強(qiáng)規(guī)范運(yùn)作，提高專業(yè)化水平，這樣才能確保財(cái)務(wù)檔案管理工作的有序開展。為此不能忽視財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍的培訓(xùn)，要不斷引進(jìn)高素質(zhì)、專業(yè)化的財(cái)務(wù)管理隊(duì)伍來開展財(cái)務(wù)管理工作，并著重圍繞財(cái)務(wù)檔案信息化管理等加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理人員政策法規(guī)、信息技術(shù)以及會(huì)計(jì)專業(yè)化軟件等使用方面的技能、素質(zhì)、知識(shí)、價(jià)值觀培訓(xùn)，提高從業(yè)人員嚴(yán)格自律意識(shí)以及專業(yè)化水平。另外組織在財(cái)務(wù)檔案管理方面還需要全面引導(dǎo)財(cái)務(wù)管理人員圍繞財(cái)務(wù)檔案信息利用等進(jìn)行深入研究，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)財(cái)務(wù)管理人員圍繞財(cái)務(wù)信息的開發(fā)利用等積極探索，借鑒更多有效的經(jīng)驗(yàn)，從而更好地提升財(cái)務(wù)檔案信息綜合利用價(jià)值，更好地為組織發(fā)展服務(wù)。

（四）加強(qiáng)信息化綜合管理。要圍繞電算化財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建和安全管理等方面進(jìn)行機(jī)制建設(shè)，結(jié)合目前財(cái)務(wù)信息檔案管理方面存在的不足等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排查，制定明確的權(quán)責(zé)規(guī)定，對(duì)授權(quán)、口令等嚴(yán)格管理，對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)等進(jìn)行操作規(guī)范培訓(xùn)，并確保監(jiān)督和操作實(shí)行獨(dú)立運(yùn)作。另外組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)化財(cái)務(wù)管理軟件的配置以及硬件設(shè)施的完善，引進(jìn)更多現(xiàn)代化的管理工具等，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理，從安全性角度進(jìn)行全面的功能設(shè)計(jì)，通過多種認(rèn)證技術(shù)的應(yīng)用鑒別身份，通過訪問控制策略的制定以及防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、安全設(shè)計(jì)技術(shù)、備份管理等機(jī)制進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)管理人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的安全意識(shí)，確保嚴(yán)格按照相關(guān)的要求做好各方面的基礎(chǔ)管理工作，發(fā)現(xiàn)問題或者風(fēng)險(xiǎn)等及時(shí)進(jìn)行防控，針對(duì)可能存在的重點(diǎn)領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)等加強(qiáng)層層監(jiān)控防護(hù)，積極響應(yīng)，從而更好地推動(dòng)財(cái)務(wù)信息化管控規(guī)范有力。

總之，新形勢(shì)下財(cái)務(wù)檔案管理工作的要求不斷提高，對(duì)組織和財(cái)務(wù)管理人員也提出了更高的要求，只有全面加強(qiáng)政策的研究，結(jié)合新形勢(shì)的變化等強(qiáng)化技術(shù)、隊(duì)伍、制度等方面的建立與約束管理，這樣才能不斷提高組織財(cái)務(wù)檔案管理成效，更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案應(yīng)有的功能，實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

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