新時期高校辦公室管理工作的新特點與新舉措

【摘? 要】本文重點闡述新時期高校辦公室管理工作的新特點和新舉措，以高校辦公室管理工作現(xiàn)狀為主要研究對象，從辦公室的辦公自動化的實現(xiàn)、工作人員素養(yǎng)的提升、辦公室組織體系的健全以及管理機制的優(yōu)化四個方面，提出了辦公室管理工作效率的提升策略。

【關(guān)鍵詞】新時期;高校;辦公室;工作效率

引言

高校辦公室管理工作是高校整體管理系統(tǒng)的中樞機構(gòu)，涉及高校事務(wù)的方方面面，是社會與高校多種信息的匯集點，也是高校統(tǒng)籌全局、使師生圍繞中心開展工作，實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展的主要陣地。新時期背景下，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校辦公室管理的特點也會發(fā)生顯著改變，行政管理工作將面臨更多的困難，因此，要通過合理的分析，找到新措施，實現(xiàn)高校辦公室科學(xué)管理，強化和諧校園建設(shè)，保障高校辦公室管理工作效率的提升。

1.新時期高校辦公室管理工作的新特點

1.1政策性和先導(dǎo)性

高校辦公室在實際開展工作過程中，一方面要對上級部門的規(guī)章制度和會議精神堅決落實，同時還要有效做好校領(lǐng)導(dǎo)的指示工作。鑒于此，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)對學(xué)校內(nèi)的規(guī)章制度有全面的認(rèn)知和了解，同時要進一步發(fā)展自身的各方面素養(yǎng)，熟練的掌握業(yè)務(wù)，才能使更多需求得以滿足。在實際工作過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真地學(xué)習(xí)國家政策。這些因素都不同程度的影響著辦公室管理工作。

1.2綜合性和復(fù)雜性

高校辦公室工作是比較繁瑣和復(fù)雜的。高校辦公室不僅指導(dǎo)著校園內(nèi)部工作運轉(zhuǎn)，還負(fù)責(zé)著溝通及協(xié)調(diào)政府機關(guān)和社會組織工作，起著聯(lián)絡(luò)內(nèi)外、協(xié)調(diào)統(tǒng)籌的作用。同時在高校各項活動中，高校辦公室與教學(xué)工作、學(xué)生工作、科研工作及黨群工作具有密切的聯(lián)系，既是科研、學(xué)生和黨群工作的協(xié)調(diào)重心，也是高校領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的輔助層。這些工作對于學(xué)校的運行有著至關(guān)重要的影響，具有很強的服務(wù)性，因而，高校辦公室的服務(wù)質(zhì)量與高校教育、校園文化活動、黨政建設(shè)及校企合作具有直接聯(lián)系，對科研質(zhì)量提升、深化教學(xué)改革起著決定作用。

1.3科技性和服務(wù)性

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和新技術(shù)在高校得到了廣泛的應(yīng)用和普及。高校辦公室管理工作也融入了相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對辦公室人員的管理工作提出了更高要求。作為高校管理的中樞機構(gòu)，涉及高校事務(wù)的方方面面，是高校統(tǒng)籌全局、實現(xiàn)使師生圍繞中心工作協(xié)同發(fā)展的主要陣地。辦公室人員需善于收集新信息，開發(fā)與積累不同階段的信息，并及時將信息傳遞給高校或服務(wù)對象。在實際工作中，辦公室人員需要控制、組織、協(xié)調(diào)各項事務(wù)，已達到推進行政管理進程、發(fā)揮推進高校正常運作的目的，從而促進辦公室行政服務(wù)水平的有效提升。

2.高校辦公室管理工作的新舉措

2.1辦公自動化的實現(xiàn)

當(dāng)前辦公室管理工作日漸繁瑣復(fù)雜，對工作效率提出了更高要求，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)在高校管理工作中得到了廣泛應(yīng)用和普及。應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起完善的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，一方面辦公室工作人員在信息處理時，要進一步增強管理工作的全面性和實效性，使當(dāng)前工作要求得以高質(zhì)量落實。另一方面，高校辦公室管理應(yīng)當(dāng)在高度上有所提升，樹立科學(xué)服務(wù)觀，充分利用高校辦公資源，加強硬件建設(shè)，比如辦公室工作的信息化，這也是高校辦公自動化目標(biāo)得以實現(xiàn)的前提條件。辦公室想要系統(tǒng)性、實效性的展開管理工作，也需要相應(yīng)的自動化設(shè)備作為支撐。辦公室內(nèi)部首先應(yīng)當(dāng)配置完備的計算機硬件設(shè)施，給予自動化系統(tǒng)建設(shè)足夠重視，有效結(jié)合事務(wù)處理、文字處理、輔助、決策等各方面，以此保障管理工作效率的全面提升。

2.2提升辦公室人員綜合素養(yǎng)

辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)加強學(xué)習(xí)，提升和發(fā)展自身的綜合素養(yǎng)。辦公室管理工作和國家方針政策的內(nèi)容有很大的關(guān)聯(lián)性。鑒于此，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)對國家會議精神和黨政相關(guān)內(nèi)容進行積極學(xué)習(xí)。另外，應(yīng)當(dāng)積極對工作人員展開培訓(xùn)，辦公室工作人員想要提升工作效率，就需要具備相應(yīng)的專業(yè)能力，才能更好地完成本職工作。這就需要高校為工作人員定期展開培訓(xùn)，對考核評價機制進行優(yōu)化和完善，以此來推動其綜合素養(yǎng)的全面發(fā)展。最后辦公室內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)組織工作人員進行自學(xué)，加強自身的工作協(xié)調(diào)能力和自學(xué)能力，為工作時效性的提升奠定基礎(chǔ)。

2.3構(gòu)建完善的辦公室組織體系

當(dāng)前辦公室管理工作根據(jù)職能可以劃分為綜合協(xié)調(diào)、文書機要、政策法規(guī)、督查督辦、維穩(wěn)綜治、社會合作等，同時還包括一些突發(fā)臨時性工作。為了提升辦公室管理質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起一個完善的有機整體，避免職責(zé)交叉、職能模糊等問題，有效劃清辦公室管轄范圍與工作范疇，保障各環(huán)節(jié)的有效銜接。持續(xù)對辦公室組織體系進行不斷優(yōu)化，與時俱進，如此才能保障整體的良性運轉(zhuǎn)。

2.4建立健全管理工作機制

建立健全崗位責(zé)任機制。首先應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起完善的全崗位責(zé)任機制，保障辦公室所有工作人員都能夠認(rèn)清自身的工作范圍及工作職責(zé)。其次，應(yīng)當(dāng)對崗位權(quán)利和責(zé)任進行量化，保障責(zé)任制考核得到有效落實，最后，應(yīng)當(dāng)對檢查機制進行完善，同時，要對獎懲進行明確的規(guī)定，對于表現(xiàn)良好，工作態(tài)度積極的人員給予鼓勵和獎勵，對于失職的工作人員應(yīng)當(dāng)給予必要的懲處。

建立健全處理公文機制。應(yīng)當(dāng)在實際工作中避免錯誤和擠壓公文等現(xiàn)象的發(fā)生。應(yīng)對公文的類型進行明確劃分，同時加強對公文管理和處理人員的培訓(xùn)，保障公文處理的高效性。其次，統(tǒng)一規(guī)定公文格式及關(guān)系，如此才能實現(xiàn)高效的處理公文。最后，全面掌握公文處理流程，提升公文運作效率。

對接待機制進行建立健全。高校相對于其他社會機構(gòu)是比較封閉的。辦公室可以看作是高校對外溝通的窗口部門，相應(yīng)的就要求對工作人員的接待能力進行提升，構(gòu)建起合理的接待機制，使接待工作有制度可依，保障接待人員能夠熱情待人，禮貌得體。

3.結(jié)語

在新的時代背景下，加強高校辦公室管理勢在必行，不僅能夠保證校內(nèi)各部門高效運轉(zhuǎn)，還能加強高校核心競爭力。因此，應(yīng)對辦公室管理工作給予高度重視，通過應(yīng)用切實可行的手段，將其所含的實效性發(fā)揮出最大化，為我國加快推進教育現(xiàn)代化、建設(shè)教育強國、辦好人民滿意的大學(xué)提供助力。

參考文獻

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[2]王珊珊.高校行政辦公室管理服務(wù)水平優(yōu)化升級研究[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報，2019（12）：35

作者簡介：李悅（1983-），女，漢族，河南鄭州人，研究生，研究方向為教育管理，寫作方向為高校校辦管理研究探討方面。