淺析OA系統在企業公文管理中的應用

焦妮

摘要 辦公室的公文管理工作是企業長期發展過程中的一項十分重要的內容，不僅能夠有效地提升辦公室的工作效率，還能提升企業的整體管理水平。在信息技術不斷發展過程中，企業辦公效率也在不斷提升，無紙化以及相應的信息化已經成為推動企業辦公轉型的一條重要途徑。過去的辦公形式主要采用的就是紙質工作方式，這種方式對于企業來說效率不是很高。隨著信息技術的發展，OA系統在企業中的運用越來越廣泛，這也有效地提升了企業公文的效率。這種模式有效地轉變了過去企業辦公效率低下的形式，順應了時代的發展。本文在此基礎上對傳統公文管理工作中存在的問題進行分析，同時結合現階段企業的實際發展形勢提出相關建議，OA系統在企業文件的接收與發送等方面都是十分有效的，因此值得大力推廣。

關鍵詞 OA系統;公文管理;應用

一、緒論

隨著化工施工企業的蓬勃發展和精細化管理在企業發展中的推廣實施，國資委和中國化學工程集團有限公司對各個下屬單位的工作要求也日趨細致與嚴格，公文流轉速度的要求也越來越快。對于企業文秘工作者來說，傳統公文管理方式已很難滿足當前公文管理的需要。

在新的發展形勢下，為了有效提升公文辦公管理的質量，過去的紙質文件已經越來越少，取而代之的是電子公文。OA系統主要就是借助網絡與相應的軟件來構建內部的辦公通信平臺，這種形式對企業的辦公更加有利。OA系統將人力從傳統的、重復的公文管理中解脫出來，推動文秘工作者工作效率不斷提高。

在信息技術不斷發展的過程中，辦公自動化水平也得到了不斷提升，OA系統已經逐漸發展成為企業發展過程中的一項十分重要的系統。該系統主要能夠實現公文的收發、流轉以及相關公告的發布等相關功能。OA系統在開展過程中能夠實現在短時間傳達信息，信息溝通更加迅速，同時員工接收信息的方式也更加多元化。在此背景下，不同的部分都可以借助OA系統來溝通與交流，加強了各部門之間的溝通與協作，減少了信息滯后以及失真等相關問題，有效地節約了時間，大大提升了工作效率。

二、傳統公文管理存在的弊端

以筆者所在的中化二建集團有限公司為例，相比現階段運用OA系統進行的公文處理方式，傳統公文管理主要有以下弊端。

（一）公文傳閱、流轉效率低，公文傳遞慢

傳統上級來文的傳閱和紅頭文件的下發都是紙質傳閱和流轉，受人為因素極大的制約，存在較大的隨意性，無法確保文件的質量與及時性。文書或者擬文者需要填好《公文處理單》或《行文會簽單》，根據既定流程找相關領導簽字進行文件傳閱或者下發，如遇領導出差，則公文暫時無法簽批，影響了公文的傳閱、流轉效率。

（二）信息不及時、不同步，文件下達速度慢

過去，OA的使用未在全公司范圍普及，公司員工也習慣于內網查看下發文件、通知及各種動態。過去文件在套紅之后，我們通過普諾德后臺上傳文件到公司內網。普諾德后臺是一個存在弊端的后臺，所有文檔必須保存為Word2003版本才能上傳，高于此版本不能上傳。出于對網絡安全的考慮，每天在一定時間內開啟后臺，供上傳文件至公司內網。這個后臺對于文件的發布流程比較復雜，每個文件正文及附件需要單獨分次上傳，可操作性差，比較機械和復雜，對于文件比較多的情況，需要較長時間才能完成整個文件的上傳，這就大大降低了公文的發布效率。

（三）不利于節約成本

對于文件歸檔來說，傳統的文件歸檔方式就是每年年初將上年度的紅頭文件紙質版及完整簽字的《公文處理單》或《行文會簽單》整體移交檔案室歸檔。有的文件內容特別多，用紙量多達上百頁，需要把整個文件都打印出來。既浪費紙墨資源，又浪費人力、物力，給公司增加了成本。

（四）不易于查閱

傳統文件歸檔方式決定了文件的查閱非常煩瑣，雖然有文件的編號登記臺賬，但還必須手工翻閱查找該文件，效率低下，且容易出錯。

（五）保密性低

傳統紙質文件在傳閱過程中沒有任何的保密措施，不具有嚴格的保密性，容易泄露文件內容，給公司造成不必要的損失。

三、OA系統在企業公文管理中的優勢

中化二建集團有限公司的OA系統采用致遠A8+協同管理軟件，已形成一套完善的公文管理體系，實現了電子公文一體化運轉，由電子行文代替手工行文，在公司的公文管理方面發揮了巨大的作用。

（一）打破了時間與空間的束縛

OA系統全面支持移動辦公，公司領導和員工能夠不受時間、地域束縛，隨時隨地使用手機審批文件并進行批注;實時查看新文件、新動態，關注公司新消息;不再因無法在電腦前辦公而影響文件處理效率和公司新動態的信息傳播;時間、工具限制更小，更智能。

（二）信息處理的快捷、簡便化

OA公文管理系統已經涵蓋日常各種常用公文，如發文、收文、通知等，一條流程就能快速實現擬稿、會簽。通過OA系統，公司員工可以快速閱讀和下載自己所需的文件資料、規章制度，及時接收領導通過OA系統審批和傳閱的文件，并按照相關要求及時修改和處理，大大提升了信息的快捷性與簡便性。多個部門之間使用OA系統能夠更加方便、直接地進行溝通和協作，消除了傳統企業發展中信息滯后、失真等弊端，極大程度上節約了溝通時間，提升了溝通的便捷性，信息共享更自由。

（三）工作流程的自動化、規范化、程序化

公司運用OA處理文件完全模擬傳統公文處理習慣，規范了公文的發文、收文流程，能快速地完成文件審批，實現流程的自動化、規范化。擬文者在起草好文件后，調用發文模板即可將文件提交給流程中相關領導審批，領導審批后文書進行文件的編號、套紅、發布公告、歸檔，方便日后管理和查閱。OA公文管理系統的規范、高效有序保證了收發文的高效流轉，實現了核稿、審稿、簽發和辦文的規范操作，實現了公文簽發的便捷操作。

（四）信息發布具有時效性

通過公司OA的信息發布，公司內部文件、通知、部門之窗、人事動態、內控體系專欄、施工動態、視頻公告、信息化專欄、行業動態等重要事項能夠在公司范圍內得到廣泛而及時的傳播，能夠在較短時間內傳達到每一個員工，實現信息流通的快速化，保證了信息發布的時效性。

（五）降低資源浪費

OA系統最主要的特色之一就是無紙化辦公，無紙化辦公幫助企業降低了辦公耗材成本。電子文件成為公文批辦與流轉方面的主要手段，在一定程度上降低了公文管理過程中所耗費的人力與物力，又避免了一文多印的浪費，極大地降低了辦公成本。

四、OA系統在企業公文管理中的應用

協同辦公、公文處理等是OA系統中的重要分支。其中所涉及的具體功能分別為公文的收文、發文、擬文、文件流轉、審批、電子簽章、發布、歸檔等。電子公文在企業公文管理中發揮著重要的作用。

（一）收文管理應用

收文管理是對單位收到的省、市、集團、股份公司公文進行傳閱的過程。接收公文后，辦公室文書調用收文模板——《公文處理單》，選擇公文類別，來文登記。在文單中錄入來文機關、來文字號、收文日期、收文字號、文件名稱，并上傳文件正文和附件，提交給辦公室主任擬辦。根據擬辦意見，提交公司領導批示，然后提交給相關部門承辦、傳閱等。辦理結束以后，由文書歸檔。在整個收文過程中，可實現督辦、催辦的功能。

另外一種公文傳閱僅限于內部發文傳閱，如審計報告等不予公開又需要領導查閱的文件，使用OA協同發起或者調用內部發文傳閱單，實現文件的傳閱和流轉。流程設計比較自由、靈活。

（二）發文管理應用

發文管理是對公司內部發文的文件管理。文件發起者調用發文模板發起文件，按照模板流程提交，部門主任審核—發起者校對—秘書核稿—辦公室主任復核。經過多次的校對、核稿、復核，確認文件內容無誤后，提交相關領導審核、復核、會簽、簽發等工作。文件校對無誤后，由文書對文件編號，文秘科對文件進行排版、套紅、蓋章、印制及發布，最后將文件歸檔。

在整個發文的過程中，OA系統也可以實現其他功能，如督辦、催辦的相關功能，同時在這個過程中，發文的流程能夠借助一些模板來進行，這些模板可以利用固定的流程實現發文的規范性。同時也可以根據自定義的相關流程進行修改與處理。流程直接可以采用分流以及相關的分支形式進行聯辦，這種形式主要可以支持退文的功能，可以退回到之前的任何一級，同時也可以退回到發起人。

（三）印章管理應用

在用印方面，紅頭文件套紅印制后，需要加蓋公章。如遇公章在外出使用，文件又特別緊急，就會耽誤公務的辦理。使用OA協同軟件之后，電子公章享有同等蓋章效力，在遇到公章不在單位又有緊急文件需要處理時，可以經過審批程序將文件加蓋電子公章并鎖定。電子印章管理人不得私自將電子印章加蓋密碼轉告他人，做到專人使用專人管理。

（四）公文檔案管理應用

對于文件歸檔來說，傳統的文件歸檔方式就是每年年初將上年度的紅頭文件紙質版及完整簽字的《公文處理單》或《行文會簽單》整體移交檔案室歸檔。有的文件附件特別多，一份文件好幾百頁，需要把整個文件都打印出來。

使用OA系統后，文件在最后一個閱讀節點就可以將電子文檔直接歸檔到相應的文件夾。這樣便于查找，節約了打印紙張，減少了手工操作，提高了公文檔案的管理效率。

五、OA系統在企業公文管理中注意事項

OA系統在企業公文管理中發揮著重要作用，為了更好地為公司服務，在實際工作中我們應該注意以下事項：

（一）保證公文管理中的保密性

企業公文保密管理工作十分重要，使用OA系統必須做好用戶登錄和知悉權限的設置，保證文件管理及傳輸過程中的保密性。公司職工登錄OA系統時，使用職工工號作為OA系統唯一的用戶名，首次登錄必須更改初始密碼，密碼格式不能少于8位并包含字母、數字以及特殊字符。公司員工登錄OA系統的身份控制、權限控制、密碼備案均由公司技術信息部統一管理。紅頭文件根據信息公開屬性決定知悉范圍。在文件發布之前，辦公系統相關的管理人員以及相關的承辦人員以及審閱人員等都可以按照相關的職責對管理范圍進行控制，同時還可以在發布之前減少被其他人修改以及出現變動等相關情況，減少出現不良影響的情況。電子印章的使用盡量不要脫離系統，如遇特殊情況，需在系統外加蓋電子印章的，經領導審批，形成印章文件后需將其轉換成PDF文件，確保文件內容不被修改及印章不被復制竊取。

（二）保證公文管理的安全性

在使用辦公系統的過程中最重要的一個問題就是確保相關系統的安全，同時需要對公文的在線使用以及相關工作做好備份工作。企業中的OA系統主要就是借助數據中心來實現相關信息的處理，在這個過程中，可以對數據信息進行存儲以及備份，在公文最后完成相應的歸檔時可以將其轉入電子檔案數據庫，這種能夠最大程度上實現文件在傳輸與管理過程中的安全性。

（三）保證公文流程信息的完整性

要想保證公文流程信息處理的完整性，需要借助相應的規章制度來處理，這些制度規范能夠有效地反映出文件在流轉過程中的一些信息內容，這也是公文在歸檔之前形成的一些重要信息。此外，文件的簽單也需要實現完整性，同時相關的審閱人以及發起者的信息也是十分重要的。其格式也要求完整，確保工作人員在查閱以及相關的上傳下載工作過程中有安全保障。

（四）保證軟件的先進性

之前我們使用的OA系統是跟用友合作的，它的版本過于老化，經常死機，從而影響了辦公效率。之后我們與致遠合作，使用致遠A8+協同管理軟件，大大提高了文件的傳輸效率。所以，OA系統必須根據公司要求，保證與時俱進，才能更好地為公司的發展作出更大的貢獻。通過業界相對認同的較為成熟、先進的技術，讓OA系統擁有可靠的運行模式與領先的技術地位，更好地為公司服務。

（五）保證軟件的可維護性

OA系統要具備容易維護的特點，在系統發生故障時要立刻發出警報，同時要開展故障的恢復及系統的優化，要盡可能縮短維護時間，從而提升可維護性。

六、結語

企業要充分利用好OA系統的日常辦公功能，如工作流程、工作報表、通知公告、車輛管理、會議管理、行政辦公、考勤管理、薪酬管理、任務管理、移動辦公等，使辦公管理更規范、高效而有序，進一步提升公司現代化管理能力，享受環保綠色辦公。

（作者單位為中化二建集團有限公司）

參考文獻

[1] 熊俐嘉，李鵬.公文管理中OA系統的應用和展望[J].辦公室業務，2017（16）：17-18.

[2] 劉哲. OA系統在公文管理中的應用與設計[J].鐵路采購與物流，2016，11（9）：58-59.

[3] 葉蕾. OA系統在公文管理中的應用與設計[J].計算機光盤軟件與應用，2017，17（1）：43-45.

[4] 史冠卿，黃鶯.淺析OA系統在公文管理中的應用[J].科技信息，2018（22）：261+263.