對油田房產檔案管理模式的思考

陳迪

摘要：房產檔案指的是在長時間的管理房產實踐工作過程中所形成的很多具有很大意義的存放價值保存在歷史記錄中的文件資料。在房屋歸屬權登記、房產的交易、物業的管理、公用環境服務、房屋的拆遷、房產的糾紛等工作領域中起著決定性作用。要與油田房產檔案管理的發展需求和檔案管理本身規定相結合，再去聯系實際中的工作。近些年來伴隨著房地產行業的穩定發展，房產檔案的作用越來越突出并且得到一定的社會關注。本文概述了房產檔案管理現在所有模式中存在的一些問題，并對油田以后的房產檔案管理工作進行詳細的思考和討論。

關鍵詞：油田;房產檔案;管理模式;思考

房產檔案的管理一直都是一種比較“冷門”的形式，但是現在從事這種行業管理的工作人員一直都在堅守著房產檔案管理，這是房地產管理這個行業的重心和基礎，具有一定的優越地位。房產的管理被當做是油田房產事業管理中的一小部分，伴隨著油田房產事業管理工作的有序進行和建立住房交易核心，為了響應目前形勢發展的需要，房產檔案的管理方式必須要有對應的調整。我們對現在房產檔案的管理形勢進行了調查，并且分析了油田以后的房產檔案管理方式。例如勝利油田經過四十多年的開發利用，現在已經建成幾萬棟房屋。

一、現在油田房產檔案的管理模式

現在，油田房產檔案采用的是社區分散管理的方式，房產檔案的建立、收納、運用這三大步驟依次交給各個社區分開進行，重點包含文字、圖紙和表格等房產資料的集中、整理、分類、審查、暫存、變更、統一、查詢等服務步驟。在房屋歸屬權登記過程中，各個社區管理人員要把房屋產權辦證檔案再移交到管理局，集中審查之后再返還給各個社區進行存放。在這種管理模式下，檔案管理業務職能和工作任務分擔，檔案存放的地方要能基本性得到保障，社區中的戶主查找原始檔案相對而言是比較便捷的，但是主要會出現以下幾個問題：

一是檔案的資源分散并且管理方式不合理：油田房產檔案是依照房屋所在地區分散到各個社區，各個社區的房產檔案所存放和排序的方法是不一致的，比如戶主的檔案有些是根據戶主的編號進行排序，有些則是依照門牌號進行排序。管理政策不夠全面。檔案的放置、使用比較隨意，沒有進行嚴格規范、沒有統一的工序和實行規范，對于工作的要求不能夠協調一致地實行。

二是檔案所存放的場所環境較差：房產檔案是一種長久性的存放檔案，對于存放檔案的場所有著十分嚴格的要求。受到辦公環境和辦公費用的局限性，油田房產檔案的實際存放環境和要求有著比較大的差距。還有一小部分的社區房產檔案放置的場所是可以隨意變換的，檔案多次進行移動。有些房產檔案室和辦公室一起“多功能”使用，而且檔案室缺少設備、對于檔案工作的硬件配置不能夠實際到位;有些房產檔案室破爛、窄小、潮濕陰暗以至于出現房租漏雨現象，根本達不到防火、防潮、防蛀等基本型性要求，檔案一旦沒有得到有效的保護，遭受到破壞、丟失就會引發不可預估的損失。

三是在檔案室的工作人員變動幅度較大：社區內管理房產的工作人員編制較少，檔案管理工作人員大多數都是兼職工作，對于業務能力知識比較缺乏，整體的素質高低不一，在職崗位不確定，對于工作有比較頻繁的變動。檔案管理是一門專業性較高的學科，檔案工作人員的業務能力、素養的高低，會直接決定檔案質量的好壞和整體管理能力的高低。管理好、利用好檔案需要具備一定的專業知識型人才，尤其是在長時間的管理當中所積攢的基礎知識和實際經驗，這些對檔案管理有著決定性作用，然后常常的人員變動情況導致早已培訓好的檔案工作人員不能夠完全發揮作用，但是新到職的工作人員對于檔案管理的基礎性知識有較少的了解，要去進行再一次的知識學習、去熟悉業務，對于建房、分房、交易跨社區調房等工作形成的檔案不能夠完整地進行歸納，這給檔案管理帶來了比較大的困難。

四是對于檔案管理的意識比較弱：房產檔案不僅記錄了油田十幾年甚至幾十年的修建成果，還與幾十萬職工家屬緊密聯系著。房產檔案管理是一種緘默的工作，一部分企業沒有高度重視，對檔案的作用和檔案的管理，總體的重要性理解還不夠到位，對資料的重視程度還不夠高，最后導致不能夠及時地立卷歸檔，不能完整安全地存放歷史文件，房屋的歸權屬不能夠及時地登記辦理，業主的合法權利得不到有效的保護。而且更為嚴重的是部分領導忽視這一現象，檔案管理工作人員的主觀能動性沒有很好體現，導致對于工作的積極性不是很高;還有的一些具備了一定的檔案管理意識，但是對于管理的專業性知識比較欠缺再加上管理方式不能夠與時俱進，導致在實際的工作中出現一定的失誤。

二、對于房產檔案管理模式的改變策略

（一）確保立檔的前期控制是房產檔案信息管理的基礎性工作

油田房產檔案能夠直接反映和記錄房屋歸屬權情況的實際信息資料，我國法律有著明確規定，房產檔案里的資料必須是真實和準確的，不能和實際情況相悖。一旦房產檔案的信息內容出現一些錯誤記錄或者是別的誤差，就會導致房產檔案的法律效力有大幅度的降低，在體現憑證作用的中途就有可能會發生證據錯誤或者是證據不足的現象。為了能夠減少這一現象的出現，房產檔案必然要強化建檔的實際操作，提前做好事前操控。在檔案歸檔之前，要把控好三大步驟：第一要強化文件資料的審查管理。有關人員在進行房地產登記時，對于審查當事人的資料是否完善要具有一定的嚴謹性、看是否符合資格的要求，并且要保確保提供的資料全部都是真實有效的;文件材料形成的整個過程都是合法的。戶主在申請辦理產權登記得過程中，需要依照有關規定填寫一些資料內容和提供一些信息，這些資料都是不可或缺的。強化對產權資料進行移交式管理。這在產權資料管理中是最主要的步驟，檔案在進行交接時，管理者必然要對檔案信息資料再進行一次完整的清理、檢查和鑒定，以確保檔案信息資料的統一性。最后，一定要確保檔案信息資料中內容的清晰度，要精確簡潔，排序也要與規定相對應，以能夠方便查看閱讀和進行規范管理。總而言之，唯有強化建檔的基礎性工作，才能讓后期的檔案管理工作發揮出最大程度的優勢。

（二）推動檔案信息電子化快速發展

伴隨著不同行業信息化進程的深入發展，尤其是當下全自動化辦公的普遍存在，導致檔案信息管理的形成模式也發生了很大程度的改變，建檔、歸檔、用檔等這些過程都已經歸納到計算機的管理當中，不同種類的文字、圖片、小視頻等都是在以數字化的電子性媒介工具而存在。進行檔案集中化管理時，要對檔案信息電子化建設加大投入，運用計算機對檔案內容進行集中、挑選和進行不同程度的加工，慢慢地轉變為檔案數字化，創建和完善檔案信息管理系統和數字化信息庫，最終將傳統的手工查閱信息變為計算機幫助查閱信息，能夠做到電子信息的副本可以在不同的地方進行存放，在很大程度上有效保護了檔案信息的初始文件。

三、結語

對于石油檔案管理的科學性，在當下快速發展的信息時代中，只有創新管理模式、利用先進理念，才能全方位提高檔案管理服務的高度。新時期條件下油田房產檔案管理工作面對著難得的發展機遇，同時也會也面臨很多新的課題，只有注意到最基礎性的工作，并且完善管理模式，從而進一步提高現代化的管理水平，強化信息檔案工作者的素質培養，就能實現檔案信息管理的安全化、科學化、現代化發展，使得油田房產檔案信息管理工作能夠發揮出極大的社會經濟效益。

參考文獻：

[1]杜鑫.“互聯網+”視域下的房地產檔案管理的可行性路徑探索[J].國際公關，2020（1）.

[2]肖勸治.工匠精神視閾下加強房地產檔案管理研究[J].上海房地，2019（9）.

作者簡介：陳 迪（1974—），女，山東菏澤人，經濟師（中級），本科，主要從事房產管理研究。