淺談高校檔案保密工作中存在的問題及對策

趙悅

摘 要：文章就目前高校檔案保密工作的必要性及存在的問題進行研究，從提升檔案工作人員保密意識、完善檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施、建立健全檔案保密制度等方面提出了高校檔案保密工作的發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：高校檔案;檔案;保密

檔案根據(jù)其本身屬性的不同，使用的方式也不一樣。根據(jù)《高等院校檔案管理辦法》第二十七條，未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學(xué)校檔案，而涉及到國家機密、專利技術(shù)、個人隱私等檔案信息，不得對外公布。

對于未開放檔案或珍貴檔案來說，在日常使用的過程中，必然涉及到保密工作要求，否則各種類型的檔案隨意借閱，檔案管理工作也就無從談起。高校檔案館藏資源豐富且種類繁多，因此，高校檔案的保密工作就顯得尤為重要。

一、高校檔案保密工作存在的問題

（一）檔案工作人員保密意識薄弱

在檔案保密工作中，檔案工作人員的管理最為關(guān)鍵，也是最難管理的部分，再完善的保密管理制度和保密信息系統(tǒng)，如果沒有合適的人來執(zhí)行，是起不到任何作用的。當前高校檔案工作人員普遍保密意識不強，保密制度執(zhí)行不到位，從而導(dǎo)致工作人員成為了最危險的泄密源。近年來，有不少高校學(xué)生的私人信息被放到網(wǎng)上售賣，甚至一些人員將學(xué)生信息公然放到了互聯(lián)網(wǎng)上，造成信息泄露，歸根到底，就是檔案工作人員保密意識薄弱的問題。

（二）檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施不完善

大部分高校的檔案館歷史都比較悠久，檔案庫房設(shè)備老舊和落后，一些高校檔案館的保密柜、防盜鎖、保密柜使用時間甚至達到了幾十年以上，已經(jīng)完全達不到保密、防盜的功能。再加上當前高校檔案信息化建設(shè)的大力發(fā)展，與之相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防護硬件設(shè)備和保密安全技術(shù)卻沒有完全普及，無形中阻礙了檔案保密工作的順利開展。

（三）檔案保密制度不健全

檔案保密機制需要以法律法規(guī)來規(guī)范，目前高校檔案保密制度建議大多以《檔案法》和《中華人民共和國保守國家秘密法》為基準制定，但是由于各個高校的檔案信息管理都有其不同的特點，因此，僅僅依靠現(xiàn)有法律就能完全解決高校檔案保密工作是不現(xiàn)實的，還需要各個高校根據(jù)本校檔案管理工作的特點制定更為詳細的工作規(guī)范和制度，才能保障高校檔案保密工作科學(xué)、有序發(fā)展。當前許多高校檔案保密制度都大同小異，并未結(jié)合自身實際需求來制定相應(yīng)發(fā)展制度，導(dǎo)致雖然有制度，但是仍然不能滿足新時代高校檔案保密工作的需求。

二、高校檔案保密工作的發(fā)展對策

（一）提升檔案工作人員保密意識

高校應(yīng)將檔案保密工作的重要性提升到應(yīng)有高度，將檔案保密工作納入學(xué)校年度考核中去，明確檔案工作的業(yè)務(wù)標準，進一步提升檔案工作人員的保密意識和服務(wù)水平。在檔案日常工作中，檔案館應(yīng)不定期開展檔案管理人員保密知識培訓(xùn)和繼續(xù)教育，落實檔案保密工作自查，時刻關(guān)注檔案工作人員的心理狀態(tài)和思想狀況，提前采取必要的措施與手段，防患于未然。檔案工作人員必須在思想上時刻保持警惕，時刻把檔案保密工作放在心中，同時還應(yīng)增強責(zé)任擔當，提醒高校師生和社會公眾保密工作人人有責(zé)。

（二）完善檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案館要切實改善檔案保密的硬件條件，完善檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施，首先需要加強基礎(chǔ)安全設(shè)施建設(shè)，在安裝保密柜、檔案柜等器材時，要以檔案安全為第一要素。隨著信息化時代的到來，檔案數(shù)字化逐漸成為大勢所趨，因此，加強電子文件系統(tǒng)和載體的安全檢測成為必須，加強對檔案內(nèi)部使用操作系統(tǒng)、軟件、載體等定期進行檢測，確保其被不法分子使用木馬等手段入侵，在建設(shè)檔案電子系統(tǒng)時，需要使用正版的操作系統(tǒng)和軟件，并安裝殺毒軟件和防火墻。對于重要的檔案數(shù)據(jù)，必須進行物理隔離，對于使用超過5年或10年的保密柜、保密鎖等到時間需要進行更換，最大程度改善檔案保密工作設(shè)施，為檔案保密工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（三）建立健全檔案保密制度

高校檔案檔案保密制度的建立，首先需要解決檔案的解密、保密、公開這三個問題，檔案工作者應(yīng)根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)，確定哪些檔案是保密的范疇，哪些檔案可以公開，然后根據(jù)檔案內(nèi)容給保密檔案劃分涉密等級，不同密級的檔案應(yīng)使用不同的方式進行管理，還應(yīng)結(jié)合高校自身情況，確定是否需要物理隔離的保密計算機、是否需要定期對涉密檔案進行檢查等。高校應(yīng)根據(jù)本校工作實際，制定解密檔案公開實施細則，明確檔案收集工作流程、涉密檔案劃分標準及檔案涉密級別，細化不同密級的檔案如何管理，保密期限及如何解密，明確解密后檔案如何公開、公開方式及檔案利用者。

高校檔案工作人員應(yīng)根據(jù)保密工作制度，定期對保密檔案進行鑒定，篩選出已經(jīng)能夠進行解密操作的檔案，將需要進行解密操作的檔案統(tǒng)計、再梳理，對已經(jīng)解密的檔案進行公開，確保檔案保密工作規(guī)范化開展。

隨著科技不斷發(fā)展進步，高校檔案工作者很有可能在不經(jīng)意間就泄露了個人隱私和國家秘密，因此，強化保密意識和法律意識是高校檔案館面臨的必修課。高校應(yīng)增強使命擔當，加強對檔案保密工作的重視，提升檔案工作人員保密意識和服務(wù)水平，完善檔案保密基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案保密工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)，建立健全檔案保密制度，確保高校檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化開展。

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