基于檔案管理的項目風險分析

鄢明芳

摘 要：作為一種新型的微觀管理模式，項目風險管理對檔案管理的要求相對比較高。本文基于檔案管理在項目風險管理中的應用方式，對檔案管理與項目風險之間的關(guān)系進行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出了動態(tài)的檔案管理模式與要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;項目風險管理;需求分析;動態(tài)管理

通過項目風險管理，能夠使項目風險得到及時的識別與分析，并采取相應的解決措施。它主要涵蓋以下兩部分內(nèi)容：一是提高積極因素所產(chǎn)生的影響;二是降低消極因素所帶來的影響。在檔案管理中，項目風險管理至關(guān)重要，并被廣泛應用到了各個國家當中。但目前很少有學者研究項目風險，實踐人員更是少之又少。因此，在本文中，筆者深入分析了項目風險控制中檔案管理具體的應用情況。

“生于憂患，死于安樂。”這句話告訴我們，為更好的應對未來最壞的情況，需要對未來的事情做出基本的預測，這就體現(xiàn)了最初的風險管理意識。由于風險的基本定義為不確定性，因此，對風險的控制其實就是控制不確定性。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：分析檔案可能遇到的風險，對所有已經(jīng)收集到的信息、數(shù)據(jù)與資料進行檢查，可明確檔案的各有關(guān)前提和假設，這不但可提高檔案的可信度，還有利于改善檔案的管理。

一、項目風險管理的內(nèi)涵

項目風險主要指的是可能會導致項目出現(xiàn)損失的各種不確定因素。項目風險主要由以下幾個部分組成：第一，風險識別。也就是可能會對項目進展造成影響的風險，并將這些風險特點記錄下來;第二，風險量化，也就是詳細評估風險間彼此產(chǎn)生的作用從而使項目可能產(chǎn)生結(jié)果的范圍得到明確;第三，風險對策研究，即選擇合適的機會并有效應對出現(xiàn)的危險;第四，風險對策實施控制，即靈活應對項目實施期間風險所造成的變化。這些程序之間具有密切的聯(lián)系，并且與以項目需求為基礎(chǔ)的一個人乃至一組人的努力相關(guān)。在項目實施的各個階段，這些程序通常會出現(xiàn)一次以上。通過項目風險管理，能夠利用多種方式來準確的識別項目風險，如校驗解析、評估等，并依托這種輔助性因素來應對各種風險，從而將項目的成本費用降到最低。

項目風險管理的目標是要控制和處理項目風險，防止和減少損失，減輕或消除風險的不利影響，以最低的成本取得對項目安全保障的滿意結(jié)果，保障項目的順利進行。項目風險管理需要通過風險識別、風險分析和風險評估等等去評估或發(fā)現(xiàn)項目存在的風險，并以此為基礎(chǔ)采用各種應對措施、管理手段和技術(shù)方法，對項目風險實行有效的應對和防控。

二、應用檔案管理進行項目風險分析

項目檔案是項目建設和管理過程中直接形成的具有保存價值的各種原始記錄，涵蓋了項目的評估立項、設計施工、監(jiān)理驗收等等過程中形成的大量材料。這些檔案材料為未來的項目管理活動提供了充足的依據(jù)和參考。

1.檔案管理是有效預防和遏制項目風險的行為模式

對于項目管理來說，盡管其最終目標在于獲得最大化的項目價值，但投入的時間與精力相對比較多，而這也間接的反映出項目管理的目標并非局限于項目價值的最大化。對于項目管理而言，其另一個目標是協(xié)調(diào)與遏制項目建設期間遇到的各種風險問題，避免阻礙項目的正常進行。在此期間，項目檔案的管理內(nèi)涵得到了進一步豐富，也就是說，檔案在項目管理工作中的作用越來越重要。盡管項目風險管理是一種風險意識，但這并不意味著所有項目都會對風險進行嚴格的監(jiān)控。盡管當代專業(yè)化的項目管理主體都會樹立基本的風險意識，但其意識的強弱一般有所區(qū)別。

例如：在建筑項目所面對的各種風險中，合同風險是比較突出的一點，然而，假如可以及時采取相應的應對措施，那么同樣能夠規(guī)避這項風險。通常來說，合同風險主要包括以下兩種：一種是惡意風險。主要是指通過分析某方面的利益，業(yè)主將部分不合理的施工要求列入了合同當中，而這在日后施工期間，將會嚴重阻礙各項施工作業(yè)的開展;另一種是無意風險。主要是指施工單位未仔細分析合同，導致其中某些關(guān)鍵的內(nèi)容被忽略，加之自身要求不相符，因此，在項目竣工或施工中斷的時候才發(fā)現(xiàn)這些問題，致使工期被延誤，并降低了整個建筑的質(zhì)量。業(yè)主一般是合同中的主動方，而建筑單位則是被動的一方，因此為了避免因失誤而導致合同風險的產(chǎn)生，建筑單位要仔細核對合同中的各項要求。

2.檔案管理是項目風險控制過程的信息資源庫

需要注意的是，項目管理職務與信息具有密切的聯(lián)系，只有收集、整理與歸納充分的信息，才能有效提升項目風險控制措施的實效性。所以，未來在運行風險管理系統(tǒng)期間，需要將全部精力投入到關(guān)鍵數(shù)據(jù)來源、工序流程與時間的選取當中。因此，在項目風險控制的過程中，項目檔案是憑證價值非常高的一項信息資源，應借助輔助項目不斷加強對于其應用價值的推廣，并將此項輔助功能與項目建設的風險管理流程有機的結(jié)合到一起。

第一，風險識別。項目檔案的核心價值在于準確、真實、完整的呈現(xiàn)項目信息，并與項目檔案信息相結(jié)合，窺探識別相關(guān)風險，確保后期管理主體可以根據(jù)實踐經(jīng)驗制定出科學合理的風險衡量與控制措施。所以，從成本耗費與經(jīng)濟效益的角度來看，項目檔案會直接影響到項目風險的識別。

第二，風險的衡量與評估。也就是說，需要準確、實時的衡量與評估風險，為此，不僅需要加強對于數(shù)據(jù)信息的分析，而且需要將各種輔助性器具運用到其中，如概率論、數(shù)理統(tǒng)計等。這是因為相比于其他的信息資源，項目檔案更加的真實、準確。

第三，風險管理決策與實施。通過以上分析可以發(fā)現(xiàn)，上述兩道工序的有機結(jié)合是項目風險管理決策的核心所在，雖然并沒有在決策流程中直接融入項目檔案，但由于前兩道工序已經(jīng)將項目檔案固有的價值充分發(fā)揮了出來，因此，通過管理項目檔案，能夠?qū)⒇S富的指導線索提供給項目風險管理。同時，項目管理主體在開展風險管理工作時，需要借助以風險管理決策為基礎(chǔ)的檔案來決定各項事務。

最后，項目風險管理實施績效的評估。從績效評估的層面來看，項目風險管理是一種事后評估，因此必須在項目檔案中融入。由此可見，項目風險管理績效評價是項目在整個風險管理過程中所形成的一種檔案評估活動。通過風險管理績效評估，能夠更加細致的梳理與整編風險管理各個環(huán)節(jié)當中的檔案，而借助這些被整合的項目檔案資源，能為日后的風險控制提供重要的指導。

3.檔案管理是在項目實施過程中不斷完善形成的管理模式

檔案管理涉及項目的計劃、啟動與實施各個環(huán)節(jié)，而且隨著檔案管理工作的不斷完善，前一個項目總結(jié)出的風險檔案管理成果會對目前實施中的項目風險管理造成較大的影響，所以，為了確保下一個項目檔案管理工作的順利開展，需要加快對于當前項目風險檔案管理的完善。

第一，依法治檔，增強項目檔案意識，加強對基本建設項目檔案工作的領(lǐng)導。基本建設項目檔案基于動態(tài)與靜態(tài)兩個角度對工程建設的過程及成果進行了記錄，為項目的建設、管理、生產(chǎn)運行以及維護提供了可靠的保障。同時，由于基本建設項目檔案能夠為工程質(zhì)量責任追究提供重要的憑證，因此工程質(zhì)量管理的一項重要內(nèi)容就是建立完善的項目檔案。

對于各基本建設項目單位與相關(guān)單位而言，需要對國有資產(chǎn)樹立責任意識，充分意識到基本建設項目檔案工作的重要性，并將其當作基本建設管理程序和項目質(zhì)量領(lǐng)導責任制的一項重要內(nèi)容。基本建設項目檔案屬于國家重點保護對象，任何組織或個體不得擅自侵占。各基本建設項目單位需要根據(jù)相應的法律法規(guī)來開展項目檔案工作，同時其他相關(guān)單位應針對檔案工作構(gòu)建集中管理制度，如建設單位、施工單位等，并使技術(shù)人員與管理人員在收集、整理與提交項目檔案中的職責得到明確。

第二，在建設項目的同時，保證檔案工作的順利開展。在開展基本建設項目檔案期間，我國非常重要的一個經(jīng)驗就是保證檔案工作與工程建設的同步進行，同時這對基本建設項目檔案工作的效果具有決定性的影響。首先，在項目建設前期，需要優(yōu)先開展檔案工作，對其產(chǎn)生的各類文件材料進行嚴格管控，同時在對文件材料進行編制、整理與提交時，將相應的要求詳細的列示到建設合同內(nèi);其次，在對建設項目的實施進度進行檢查時，需要同步檢查檔案工作的具體情況;最后，同步驗收工程及其檔案情況，在項目完工之后，應根據(jù)相關(guān)要求仔細的匯總、編制與整理項目所有的竣工檔案資料，并按照國家有關(guān)要求來驗收竣工檔案資料。

第三，構(gòu)建完善的管理制度。通過對相關(guān)管理制度的制定，能夠促進項目檔案工作的有效開展。各基本建設項目單位需要根據(jù)國家以及行業(yè)的相關(guān)要求，并與項目的實際情況相結(jié)合，制定完善的檔案管理制度與歸檔制度，同時使歸檔的范圍、時間、要求以及責任人得到明確。建設項目單位還應編制檔案分類大綱，以便更好地編制與整理竣工檔案。

第四，根據(jù)國家規(guī)定對竣工圖進行編制。在竣工檔案中，其核心在于竣工圖，它不僅能夠全面展現(xiàn)出工程竣工時的具體情況，而且能夠為項目的生產(chǎn)、維護與改擴建提供重要的理論指導。對于各基本建設項目單位而言，需要根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定來編制竣工圖，并保證竣工圖與實際情況相一致。此外，竣工圖需要將項目竣工時的具體情況準確反映出來，確保竣工圖符合實際物體。

第五，把好竣工檔案專項驗收關(guān)。要想更好的生產(chǎn)、維護、改建、擴建以及驗收項目，必須保證檔案的準確性與完整性。對于所有的基本建設項目而言，在竣工后，其檔案的驗收必須依據(jù)國家規(guī)定來進行，同時不得驗收未根據(jù)國家規(guī)定繪制的竣工圖或檔案資料不完整的項目。各基本建設項目單位都要以對國家高度負責的責任心和使命感，確保每一項基本建設項目的竣工檔案資料的準確性與完整性，從而推動經(jīng)濟社會持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

第六，從檔案資料管理的需求上來看，與其他管理業(yè)務相比，風險管理業(yè)務更加重視動態(tài)管理，并且要求具備極強的適應性、及時性與創(chuàng)造性。它關(guān)注的重點是項目風險控制在檔案管理方面的需求，能夠及時、準確的提供歷史檔案資料以及其他與項目系統(tǒng)狀態(tài)相關(guān)的參數(shù)信息，能夠使未來的管理需求得到充分滿足。

三、堅持規(guī)范化的項目檔案建設

規(guī)范的檔案管理，為項目管理風險識別提供了參考和依據(jù)，所以建設規(guī)范化的項目檔案是非常有必要的。關(guān)于項目檔案管理的標準也很多，更需要按照規(guī)范的流程進行整理和管理，項目檔案整理的業(yè)務流程如圖1。

四、結(jié)語

在項目風險管理工作中，項目管理具有極其重要的引導作用，能夠直觀的呈現(xiàn)出檔案的工具或信息價值。因此，通過檔案管理，有助于更好的應對項目風險。對于現(xiàn)代專業(yè)項目管理主體而言，必須預先對各種常見的風險問題進行認證分析，并采取相應的解決措施，只有這樣，才能全面提升檔案管理的水平，并為相關(guān)管理工作的開展提供可靠的保障。

目前，在檔案管理方面，我國相關(guān)的理論體系不夠完善，依然停留在實操階段。在本文中，筆者基于項目風險管理在檔案管理方面的需求，對檔案管理模式進行了深入分析。

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（作者單位：湖南省語言文字培訓測試中心）