碎片化信息的個人存儲和管理

摘要：[目的/意義]微量信息時代，信息過剩，如何通過軟件輔助存儲和管理大腦獲取的信息是一個迫切需要解決的問題。[方法/過程]通過筆者本人對各種軟件的使用實踐，筆者不斷改良碎片化信息的個人存儲和管理習慣。[結果/結論]筆者總結基于現有軟件輔助存儲和管理碎片化信息的最優化方案，并提出改良版的軟件設計。

關鍵詞：信息危機;碎片化信息;碎片化信息存儲;碎片化信息管理;知識管理;GTD;PKM

中圖分類號：G202 ? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2020）24-0039-04

1 引言

人類過去任何一個歷史時期都無法比擬現代社會的信息量。

在微量信息時代[1]，信息過剩，如何通過軟件輔助存儲和管理大腦信息是一個迫切需要解決的問題。雖然各個網站收藏夾能起到一定的存儲和管理作用，但將閱讀的信息分散到各個網站收藏夾，調用速度較慢，而且有時很難回想具體是在哪個網站進行的收藏，所以需要專門的軟件去匯總自己閱讀的信息。信息管理軟件因此需求孕育而生，其起到存儲和提取的作用，統籌管理各種信息。

人的記憶是將獲取的信息存儲于大腦記憶單元，其類似于將獲取的信息存儲于信息管理軟件;人的回想是從大腦記憶單元提取信息，其類似于從信息管理軟件提取信息。通過上述對比可以看到，信息管理軟件能起到類似大腦存取信息的作用，可以說是人的第二大腦。

2 主要現存的信息管理軟件

筆者調研了各種信息管理軟件，將其按功能進行如下分類：

2.1 提醒類信息管理軟件

此類軟件主要起到提醒作用。可以分為：（1）定時提醒，如手機自帶的鬧鐘、日歷等;（2）觸發性提醒，其特點是當發生某操作時就觸發提醒，如座右銘鎖屏是當解鎖手機屏幕這一操作時就可觸發用戶看到自己座右銘。

主要軟件：鬧鐘、365日歷、座右銘鎖屏、倒數日等。

2.2 待辦類信息管理軟件

此類軟件主要處理各種待辦事項。當遇到待辦事項時，將其記錄于此軟件中。當待辦事項完成時，可在此類軟件中進行標注完成并隱藏。

主要軟件：高效todo、番茄土豆、滴答清單、微軟待辦、Todoist、Any.do等

2.3 待讀類信息管理軟件

此類軟件主要用于收集待讀的網頁，用于稍后再讀。

主要軟件：Pocket、Readability、Instapaper等

2.4 短筆記類信息管理軟件

此類軟件主要記錄和管理無標題的短信息。

主要軟件：探記記錄、Evermemo、Simplenote、訊飛語記等

2.5 長筆記類信息管理軟件

此類軟件主要記錄和管理有標題的文章。

主要軟件：Evernote（印象筆記）、有道云筆記、為知筆記等

2.6 支持自由排版和可以用筆進行批注的長筆記類信息管理軟件

此類軟件不僅可以記錄和管理有標題的文章，還可以進行自由排版及用筆進行批注。從（5）中單獨分類，是因為由于其可以自由排版且可用筆進行批注，所以更接近傳統紙張和書本使用體驗。

主要軟件：OneNote、GoodNotes等

2.7 學術類文獻信息管理軟件

此類軟件主要管理學術類論文資料。

主要軟件：Endnote、Mendeley、Zotero、JabRef、NoteExpress等

2.8 中心化思維導圖軟件

此類軟件用一個中央關鍵詞或想法引起形象化的構造和分類，如圖1所示。其用一個中央關鍵詞或想法以輻射線形連接所有的代表字詞、想法、任務或其它關聯項目，將各級主題的關系用相互隸屬與相關的層級圖表現出來。

主要軟件：Mindjet、Xmind、Workflowy、幕布、Notion等。其中Workflowy、幕布、Notion屬于變體，其不僅可以通過思維導圖的方式展示，還可以通過傳統文本的方式展示，如圖2所示。

2.9 去中心化思維導圖軟件

與中心化思維導圖不同，去中心化思維導圖并不設置導圖的中央關鍵詞或想法。所有關鍵詞或想法都具有同等地位，而通過線段將相關聯的想法連接起來。將發散思維構建成一個聯系緊密的“蜘蛛網”，體現出不同想法之間的聯系。貫徹此思想的典型軟件，是Thinkmap Visual Thesaurus，如圖3所示，其將各個相關英文單詞通過線段相聯系。

而專門的想法記錄軟件TheBrain更進一步，將一個想法與其他想法通過母想法關系、子想法關系和跳躍想法關系進行分類聯系，如圖4所示。

主要軟件：TheBrain

3 個人信息的功能性分類

個人信息管理軟件繁多，如何進行協同管理并高效運作是一個需要處理的問題。在解決此問題之前，首先需要將個人信息進行功能性分類，以便對不同類型的信息采用不同的管理策略。

筆者將個人信息按功能性分為2類：（1）待辦類信息、（2）知識類信息。

3.1 待辦類信息

待辦類信息主要是待辦事項，當完成時進行隱藏或刪除。

待辦類信息又分為3類：普通待辦類信息、定時觸發待辦類信息、場景觸發待辦類信息。其中普通待辦類信息沒有時間和場景限制，隨時可以開始進行處理;定時觸發待辦類信息，只有當到特定時刻才能去完成，如到周末、到某一特定節假日、到工作日等;而場景觸發待辦類信息，需要到特定場景才能去完成，如當自己到達公司才能觸發自己完成該事項、當別人已完成某事項才能觸發自己完成該事項。

3.2 知識類信息

知識類信息主要是一些想法和資訊，在需要時進行調用。

知識類信息按來源又分為2類：內源性知識類信息、外源性知識類信息。其中內源性知識類信息是自己產生的，外源性知識類信息是通過外界環境獲得的。無論是自己生成的想法（內源性知識類信息）還是外在獲取的資訊（外源性知識類信息）都屬于知識類信息，其特征是在需要時進行調用。

根據自己的主觀感受強度和主觀重要程度可以分為高強度知識類信息和弱強度知識類信息。一般自我生成的想法自己的主觀感受強度和主觀重要程度會高于外在獲取的資訊，但不能一概而論。其中有效閱讀是從外在提取自己認為的重要信息，供自己在日后調用，其主觀感受強度和主觀重要程度未必低于自我生成的想法。通常一篇文章就是為了提取1、2點關鍵信息，從而進一步影響自己的內在思維。

3.3 分類總結

其分類總結如圖5所示。

4 不同類型信息的管理策略

對于不同類型的信息需要有不同的管理策略，相應需要有不同的軟件進行管理。

4.1 待辦類信息管理

待辦類信息管理俗稱GTD。GTD是Getting Things Done的縮寫，中文含義是“把事情處理完”。GTD的核心理念概括就是必須記錄下來要做的事，然后整理安排并使自己一一去執行。GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執行。GTD的核心理念在于清空大腦，然后一步步按照設定的路線去努力執行[2]。

筆者根據待辦類信息的不同類型，采用不同的管理策略。

首先需要秉承GTD的思想宗旨，將待辦類信息全部記錄下來，清空大腦，以便之后集中注意力處理各個事項。記錄下來的方式可以采用手機自帶的記事本、番茄土豆等軟件。之后需將不同類型的待辦類信息移植到不同的專用軟件進行處理。

對于普通待辦類信息。需要將其分為重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急4個象限進行處理，有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然[3]。筆者采用高效todo軟件進行管理此類信息，如圖6所示。

對于定時觸發待辦類信息，在被觸發可以開始完成時才歸為普通待辦類信息，按普通待辦類信息進行管理。在被觸發之前不能進行處理，需放入專用的軟件，大腦遺忘，以便集中注意力處理目前能夠處理的待辦事項?？煞湃氲膶Ｓ密浖囚[鐘、365日歷等本文2.1節所述提醒類信息管理軟件。

對于場景觸發待辦類信息，同定時觸發待辦類信息類似，在被觸發可以開始完成時才歸為普通待辦類信息，按普通待辦類信息進行管理。在被觸發之前不能進行處理，需放入專用的軟件，大腦遺忘，以便集中注意力處理目前能夠處理的待辦事項?？煞湃氲膶Ｓ密浖堑未鹎鍐?、微軟待辦等本文2.2節所述待辦類信息管理軟件。在軟件中設置分類，每個分類對應不同的觸發場景。

4.2 知識類信息管理

知識類信息管理俗稱PKM。PKM是Personal Knowledge Management的縮寫，中文含義是“個人知識管理”，指個人從“生涯規劃”的角度出發，通過專業工具建立知識體系并不斷完善，進行知識的收集、整理應用學習和創新的流程化管理，個人知識管理的流程包括：生涯規劃→知識體系建設→信息收集→整理/學習→創新（心得、報告）[4]。筆者則將其分成有效閱讀→知識存儲→精準提取→協同創造4個流程。

4.2.1 有效閱讀

有效閱讀是提取文章內的關鍵信息，供自己所用[5，6]。外源性知識類信息和內源性知識類信息并沒有十分明顯的界線。有效閱讀提取的信息很可能是自己主觀強烈認同的，甚至之后在此信息基礎上結合自己原有知識體系進行加工和發展，進一步內化。而不重要的外源性知識類信息則被忽略而遺忘，大腦實質起到篩選信息的作用。

可以將閱讀過的文章分類為稍后再看、普通收藏、精華收藏、反復品味、核心收藏5個層次，越到之后的層次自身的認同度也越高，也越需要精讀，反復體會，隨時調用，進一步潛移默化地改變自己的認知和行為。

4.2.2 知識存儲

在進行有效閱讀之后，篩選后的信息需要合理存儲。就目前現存的信息管理軟件可按短筆記、長筆記和文獻存儲進行不同層次的分類存儲。

由于短筆記記錄量會較大，碎片化記錄無暇分類，故短筆記需通過在筆記中加標簽和強度系數標識進行存儲。標簽概述短筆記的主要內容，方便建立起短筆記之間的關聯。強度系數標識去區分不重要的記錄和重要的記錄。長筆記則可通過分類方式進行存儲。

4.2.3 精準提取

常見的提取方式有：關鍵詞搜索、時間順序瀏覽、標簽過濾、強度系數過濾。

其中標簽過濾類似搜索，是將相同標簽的記錄按一定順序羅列起來。

強度系數過濾則是在瀏覽時將不重要的記錄過濾掉，只顯示強度系數標識高于某自定義值的記錄。

上述過濾方式可以同時進行，進一步篩選，精準找到重要的記錄。

4.2.4 重組創造與實操實踐

基于精準提取的信息，再進行重新組織、聯想（俗稱“頭腦風暴”[7]），從而自我生成新的認知。

可將精準提取的信息列于方便進行編輯組織的軟件中，再在此基礎上進行思考擴充。適合進行頭腦風暴的軟件有OneNote等本文2.6節所述支持自由排版和可以用筆進行批注的長筆記類信息管理軟件與如幕布等本文2.8節所述中心化思維導圖軟件。

5 現存知識類信息管理軟件的折衷版使用方案與改良版知識類信息管理軟件設計的提出

本文4.2.2節的討論中提到短筆記記錄量會較大，碎片化記錄無暇分類，故短筆記需通過在筆記中加標簽和強度系數標識進行存儲。就目前階段而言，并無同時具備標簽和強度系數標識的軟件可供使用，所以筆者提出現存知識類信息管理軟件的折衷版使用方案和改良版知識類信息管理軟件設計。

5.1 現存知識類信息管理軟件的折衷版使用方案

筆者目前的個人知識類信息的存儲和管理策略是短筆記采用訊飛語記（或探記記錄、simplenote）進行存儲。長筆記輔助管理軟件是幕布和onenote。長筆記也可通過標題是短筆記，內容是短筆記備注的方式存儲為短筆記。

但由于目前現存軟件標簽和強度系數標識功能并不完善，筆者通過存儲特定格式的短筆記進行管理。筆者的短筆記存儲格式是“內容 標簽1 標簽2 標簽3……”。

筆者用一定數目的*作為短筆記強度系數標識符，*的數目越多代表筆記內容越重要。在搜索中通過搜索一定數目的*，過濾掉不重要的筆記。（部分軟件會提供收藏功能，但收藏是一種最簡單的強度系數標識，只有“未收藏”和“已收藏”的標識區別，無法有效標識大量短筆記的重要程度的差異。而一定數目的*作為標識符，可以將短筆記的重要程度映射為*的數目大小，數目越大，重要性越高。）

為幫助聯想，有效尋找到相關聯的重要記錄。筆者自己的筆記標簽額外存儲于Evernote或TheBrain中。TheBrain通過母想法關系、子想法關系和跳躍想法關系將不同的標簽聯系起來。但TheBrain由于移動端發展較晚、在移動端較不便于使用。之后筆者通過Evernote做筆記內部鏈接，來建立起標簽之間的關系，如圖7所示。建立起標簽之間的關聯有助于輔助思考和聯想，篩選出自己曾經閱覽或生成過的相關聯重要信息。

5.2 改良版知識類信息管理軟件設計的提出

由于我們處于微量信息時代[1]，我們需要處理大量碎片化信息，短筆記存儲和管理軟件具有極強的用戶需求。一方面長筆記管理軟件印象筆記是美國有名的獨角獸企業，有很大的市場價值;另一方面微博的產生在移動互聯網時代在某種意義上替代了博客在PC互聯網時代的影響。可做類比尚未高度發展的短筆記存儲和管理軟件相對印象筆記相當于微博相對博客，故有理由相信相對目前現存的長筆記存儲和管理軟件，尚未高度發展的短筆記存儲和管理軟件有很強的開發意義和市場價值。

在短筆記軟件設計上應秉承“快存儲、慢管理”的理念?？焖匍_啟和存儲數據（典型軟件如evermemo），然后在管理上通過標簽和強度系數標識建立起筆記之間聯系。而標簽可采用本文2.9節所述非中心化思維導圖TheBrain的方式，建立起標簽之間的聯系，輔助聯想。另因為存在同義標簽的可能性，需在TheBrain母想法關系、子想法關系和跳躍想法關系的基礎上，添加同義想法關系。圖7的標簽模式可以圖8所示的方式展示。點擊相應標簽，可以在軟件右側羅列自己曾經記錄過的短筆記，輔助聯想和創造。

6 碎片化信息管理軟件的開發對學術研究的可能潛在意義

類似探測器是微觀物質世界的研究手段和數據來源[8]，日記筆記等碎片化信息管理軟件是精神世界的研究手段和數據來源。碎片化信息軟件的開發，將獲得大量人類思想相關的數據，對人文學科的研究能起到一定的數據支撐作用。

致謝：

感謝中國科學技術大學羅昭鋒高級實驗師《文獻管理與信息分析》的課程教學，感謝科大訊飛有限公司云平臺于繼棟先生提供的實踐學習機會。

參考文獻：

[1] 王飛飛，張生太，張聚良.論微時代下的信息危機——以微信朋友圈為例[J].知識管理論壇，2017，2（6）：477-482.

[2] GTD百度百科 [EB/OL].[2020-03-29]. https：//baike.baidu.com/item/GTD.

[3] 四象限法則百度百科 [EB/OL].[2020-03-29]. https：//baike.baidu.com/item/%E5%9B%9B%E8%B1%A1%E9%99%B3%95%E5%88%99.

[4] PKM百度百科 [EB/OL].[2020-03-29]. https：//baike.baidu.com/item/PKM.

[5] 奧野宣之.如何有效閱讀一本書：超實用筆記讀書法[M]. 張晶晶，譯.南昌：江西人民出版社，2016.

[6] 大巖俊之.實用性閱讀指南：把讀到的知識轉化成能力[M]. 陳怡萍，譯.南昌：江西人民出版社，2017.

[7] 頭腦風暴百度百科[EB/OL].[2020-03-29]https：//baike.baidu.com/item/%E5%A4%B4%E8%84%91%E9%A3%8E%E6%9A%B4/68278.

[8] 曾哲.BESⅢ上e～+e～-→Φη衰變的研究[D].合肥：中國科學技術大學，2017.

【通聯編輯：李雅琪】