基層檔案室資料歸納和利用

楊天軍

摘要：目前，我國相當一部分企事業單位基層組織尚未設立專門的檔案管理機構和人員，文件檔案管理由秘書或其他工作人員兼任。信息技術的發展和基層檔案管理的特殊性，使基層檔案管理在新時期面臨新的挑戰。但是目前基層檔案局在檔案管理工作中還存在很大的問題，重視基層檔案局對檔案管理的工作，對基層工作的開展具有十分重要的意義。

關鍵詞：基層;工作;問題;檔案管理

檔案管理的主要內容是檔案的收集、整理和使用。隨著國家信息化水平的不斷提高，現代檔案管理方法有助于促進基層檔案管理的發展。隨著信息化水平的快速發展，只有運用現代化的管理方案，才能實現科學有效的檔案管理，從而為各部門服務。

一、基層檔案管理的主要工作內容

基層檔案管理的主要內容包括：檔案的收集整理和檔案目錄的整理等。由于各級檔案的形式不同，檔案管理的內容也各不相同，使得檔案管理體系復雜多變。簡單地說，檔案管理可以分為實體管理和信息開發兩個方面。所謂實體管理是對檔案信息的收集和整理，而信息開發則是對收集到的信息的處理和輸出。所謂文件編制，編目等都屬于信息處理，文件借閱等這些都屬于信息輸出。檔案管理的特點是服務和管理，在實際工作中不會有物質財富，檔案管理只負責收集和處理過去的事件，工作人員不會產生檔案，檔案的收集和管理將涉及社會的各種管理制度，這是一項服務社會的活動，而不是單獨存在的活動。檔案管理可以認為對社會發展、政治、經濟等都是非常重要的。

二、存在的問題和困難

（一）文件資料收集難

我們知道，檔案業務工作主要由收集、鑒定、整理、保管、檢索、提供利用、統計7個環節組成，收集工作排在了第一位，說明收集工作是做好檔案管理工作的前提也是先決條件，如果收集不全面、不到位就會造成歸檔文件的數量和質量大打折扣、失色很多。一些文件材料在批閱、傳閱、辦理的過程中辦理科室單位不同程度的會有重辦理輕退回的思想，大部分科室由于對文件歸檔的認識不到位造成文件辦理完畢后會被積壓、扣壓在本科室單位，放在手中長期不退回辦公室，而辦公室由于每天收到大量文件而對原來的文件催要回收不及時甚至遺忘。另外，有的重要文件是領導參加會議時下發的且由于公務繁忙會忘記及時移交，是造成收集難的主要原因。另外辦公室文書工作者也要時刻樹立資料收集意識，在工作中養成及時留存文件資料的良好習慣，為檔案資料的完整歸檔打下堅實的基礎。

（二）對檔案工作重視不夠

檔案工作是一項幕后工作，它所發揮的作用既不是直接的，也不是間接的，短期影響不明顯：最好是一些反映自己單位業績的業務工作更容易得到上級的肯定和批準，這使得各單位對工作的重視程度普遍較低。大多數單位沒有把檔案工作列入年度計劃，也沒有明確經費保障，檔案管理的科學化水平不高。

（三）檔案管理制度不健全

部分單位雖然有檔案管理機構，但是流于形式，缺乏一些必要的諸如檔案整理、利用、借閱、交接等方面的制度來約束，隨著時間的推移及人員調整等因素，一些重要資料的收集、整理、移交、管理如果不及時、不到位的話會造成無法彌補的損失。

（四）檔案管理人員責任心不強，素質不高

因為大多數單位檔案室保存檔案的年限為幾十年，時間跨度較長，受保管條件等方面的制約難免會有霉變檔案，部分同志因這會造成皮膚過敏等原因，沒有長遠打算從事檔案工作，以各種原因申請向條件好的科室進行調整，工作熱情不高;一些檔案人員頻繁調動原因沒有專職檔案員，只能抽調人員臨時兼職，工作兩頭兼顧，難以集中工作;部分單位借閱檔案沒有親自幫助查閱，而是認為只要打開自己能找到的檔案的大門，同時單位借閱和使用的檔案不進行詳細清點、登記、收集，容易造成檔案丟失。

（五）檔案理論知識缺乏

扎實的理論基礎是檔案工作的基礎。雖然有的從事檔案工作但陷于被動應付因為沒有專業的理論知識做基礎，工作很難有很大的改進和提高;有些文件應歸檔哪些文件不應歸檔，檔案編號和文件保管期限等基礎知識，會影響檔案工作的規范化和系統化。

三、解決檔案管理工作的對策

（一）加強研究，提高對文獻資料收集重要性的認識

加強研究，通過探索有效提高領導和相關單位對文獻資料收集重要性的認識的途徑，該辦公室應提高直接查閱重要文件的高級管理人員對文件歸檔重要性的認識，對于一些主要領導人參加重要會議，主席團將事先掌握情況，此后，需要及時提醒管理人員按照文件處理程序將文件移交辦公室，便于集中管理和及時歸檔，辦公室多次問領導自然領導的重要性也增加了，也可以采取“互聯網+”的方式，通過對參加會議的領導提前發送微信提醒的方式來做好文件資料的收集，這些都是做好檔案收集的行之有效的方法。

（二）提高注意力，加強檔案工作領導

單位將檔案工作列入年度計劃或中長期規劃，為建立和完善檔案管理機構，切實加強對檔案工作的領導，要實行親自領導高層領導，依靠領導和檔案工作者的模式，并根據每年的實際情況，確立分層的責任。

（三）加強制度建設，推進記錄管理工作升級

逐步嚴格遵守《中華人民共和國記錄法》《中華人民共和國記錄法實施辦法》和國家、省、市、縣的記錄法律法規和部門規章、文件規定，健全完善文件各項規章制度，如借用利用制度、倉儲管理制度、保密制度、崗位責任制等相關制度，明確落實有關人員的崗位責任。在做好基礎管理工作的前提下，積極創建規范化的檔案管理單位，實現創新的檔案管理工作，有思路，干事創業有激情，有辦法推進工作，從而促進檔案管理工作邁出新的一步，實現新的突破。

（四）加強檔案專業教育，提高員工的整體素質和能力

單位應將檔案管理方面的培訓列入每年的年度培訓計劃。通過邀請檔案主管部門進行專題講座，觀看視頻，對人員的理論素質和職業道德進行全方位的培訓，提高對檔案的思想重視，主動做好檔案工作。

四、提高基礎檔案管理工作效率的策略

（一）推動檔案管理的現代化

一是提高科學管理意識，提升服務質量。基層檔案管理人員除了要有現代管理意識外，還要有高度的責任心，不斷學習基層檔案管理的專業知識和科學理論。在實際工作過程中在現有知識結構的基礎上敢于創新，敢于探索管理服務機制，以更好地服務社會。二是熟練掌握現代化管理技術，提高自身素養。檔案管理是利用信息技術獲取信息的工作，采用現代的管理水平是提高基層記錄管理業務效率的物質基礎，因此記錄管理人員必須熟練運用現代手段進行記錄管理業務，科學合理的記錄管理不僅是時代發展的需要，也是體現社會進步的關鍵。

（二）提高工作人員的素質

建立一支作風優良，素質較高的檔案管理隊伍，對我國當前的發展具有重要意義。以下是提高員工素質的幾種方法。一是提高思想道德修養。基層檔案管理是一項非常重要的工作，所以在選拔工作人員時必須要求他們要有較高的責任心，正派的作風，較高的黨員思想道德水平，確保他們能勤奮工作。二是提高知識培訓工作。相關部門要定期開展檔案管理人員職業教育和崗位培訓，及時掌握國家檔案局下發的相關制度，不斷更新管理人員知識庫。以提高檔案管理的效率和質量。管理人員也要在培訓后的實際工作中積極創新，敢于開拓新的檔案管理模式，及時總結經驗，使檔案管理越來越科學合理。

（三）完善檔案管理制度

一套科學的檔案管理制度是實現良好檔案管理的基礎，但目前基層檔案管理單位的制度體系還不是很完善，還存在許多問題。因此，迫切需要盡快完善檔案管理機構，構建一套科學合理的檔案管理體系，對不同類型的檔案進行分類管理，促進檔案的技術和科學管理，提高管理水平。首先，要制定一系列的檔案管理制度和職責，使其能夠約束檔案管理人員;其次，要提高檔案管理的領導作用，單位領導要將檔案管理納入具體工作計劃。明確檔案管理工作區域，為檔案管理提供經費支持，定期對檔案管理人員進行專業培訓。

（四）增強領導的重視

基層單位檔案管理質量不僅關系到檔案管理相關制度的健全性，也關系到單位、領導對檔案管理的重視程度。因此，基層檔案管理人員必須積極宣傳檔案管理工作，使單位各部門意識到檔案管理工作的重要性和聯系。基層檔案管理人員通過展示檔案管理的局限性，贏得單位領導的贊譽，使基層單位領導認識到檔案管理的重要性。

五、結語

長期以來，由于基層建設檔案的內容比較復雜，而且專業性比較強，所以給檔案收集工作帶來很多困難，再加上過去的檔案意識落后，管理制度不到位以及管理人員專業能力有限，使得檔案的完整性和規范性受到損害，造成很大的損失。所以，在今后的檔案收集整理過程中，要轉變觀念，建立科學的管理制度，積極提升工作人員的技能，確保工程檔案的建立能夠符合相關的要求，發揮檔案應有的重要作用。總之，計算機技術是基層檔案管理的機遇和挑戰。要敢于斗爭，根據具體情況制定具體策略，不斷提高基層檔案管理效率。實現推進我國基層檔案管理現代化的目標。

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