鐵路建設項目檔案資料管理工作

翟穎

摘要：鐵路建設項目檔案管理是鐵路建設的一項基礎工作，鐵路建設項目檔案是鐵路工程建設的真實記錄，是鐵路企業基本面貌和工程建設全過程的綜合反映，如何做好鐵路建設項目檔案資料的管理工作，是實現工程順利交驗的重要保障，對工程項目建成后的運行、發展，都具有十分重要的意義。本文針對目前鐵路建設項目檔案收集整理過程中存在的問題，進行了分析并闡述了解決的方法。對于鐵路建設項目檔案管理工作，單位領導要高度重視，檔案管理制度應健全，管理工作應規范。應加強對工程技術及檔案管理技術的培訓，提高管理人員自身的業務水平，創新工作手段，不斷提高鐵路建設項目檔案的管理水平。

關鍵詞：項目檔案;檔案管理;檔案資料

在鐵路建設的過程中，涉及的項目檔案是十分重要的，其對整體工程的建設流程做了詳盡、真實的記錄，可全面反映出鐵路企業基本面貌以及全過程。工程項目是否能正常開展，檔案資料是否完整，以及管理水平是否先進，均有一定影響，同時對之后的工程維護、工程擴建、工程改建等，均起到十分重要的作用。因而如何做好鐵路建設項目檔案資料的管理工作，是工程順利交驗的重要保障，更是項目在完工后發展及運行的重要基礎。

一、鐵路建設項目檔案的重要性

在鐵路建設的過程中，其建設中涉及的項目檔案是十分重要的，也是一項非常基礎的工作。項目檔案涉及的內容非常多，從項目評估立項階段開始記錄，包括之后一系列與之有關的設計、勘察、施工等工作，以形成的文字、圖表、聲像等記錄資料的文件形式。所記錄的內容非常多，如記錄了各地下和地上的建筑物，也包括了一些隱蔽的工程，可有效迪地反映出工程項目的全流程，能為之后的質量責任追溯提供條件，是項目未來審計、監督、驗收的重要證據。當項目完成并投入運營后，若要開展養護、改造等工作時，檔案資料又可成為其工作開展的基礎及文字材料。

由于鐵路建設管理中，檔案管理是其非常重要的構成。所以做好檔案資料的整理、收集以及保存工作就顯得特別有必要，這對于提升項目的管理水平以及項目的質量建設均起到非常重要的作用。在管理工作中必須堅持統一領導、分級管理、分級指導為原則，維護檔案的完全、完整，推進檔案的開發以及利用，為服務經濟社會發展和公司經營管理提供參考和決策。

二、目前鐵路建設項目檔案收集過程中存在的問題

（一）單位檔案管理意識不足，不重視檔案的工作

因為鐵路的建設周期比較長且規模大，項目的檔案復雜、多元，而且是成套的。在開展項目竣工資料的整理收集、轉交等工作方面，需要和工作進度同步進行，包括任務的安排、工程驗收等工作，均需要和檔案管理工作一起開展。但是，部分單位 只是重視項目實體過程的管理，未能意識項目檔案根據以及憑證的重要性，因此該工作未有專人來負責、管理，組織機構不完善且管理制度未能落到實處，檔案管理人員未能專職開展工作，基本是由技術人員所兼顧擔任的，所以專業性不強。鐵路建筑項目的任務繁重而且工期緊張，技術人員在工作方面除了應付技術又要分精力來處理檔案資源方面的工作，所以容易導致項目本身已完成了實體施工，但有關技術的資料卻未能完善，甚至出現了憑記憶編制或是杜撰資料的情況，這對于項目檔案的原始性、完整性、準確性有一定的影響。

（二）未建立健全鐵路建設項目的檔案管理制度，缺少對應的管理

鐵路工程項目的檔案資料整理收集和文書檔案整理完成不一樣，具有更強的專業性，而且數量龐大，所耗費的時間長，有一定科技含金量，再加上施工地點以及人員具有流動性，使得鐵路工程項目檔案管理工作更為復雜。目前，絕大多數施工單位只重視經濟效益、工程質量、工程進度，忽視了項目檔案管理工作，既沒有設立工程項目檔案管理機構，也沒有將檔案管理工作納入項目管理的程序當中，檔案管理制度不健全，未指定專人負責檔案資料收集整理工作，崗位職責落實不到位，這些都使鐵路工程項目檔案受到了一定影響。

（三）鐵路建設項目檔案資料完整性不足

根據鐵路的檔案管理標準，只要是在項目管理以及建設中所形成的，可反映施工過程以及工程項目的實際情況，有一定的保存、利用價值各形式和階段的所有資料，均要整理并立卷后移交至檔案的管理部門。

但是，當前施工單位 對于建設前、中，對于資料的歸檔未能重視，導致檔案的歸檔內容不完整以及系統性不足，各階段，如設計階段、勘測等資料的歸檔效率比較低。而且歸檔材料未有原件、蓋章手續不齊備。同時，現場施工記錄的資料完整度不足，有的表格規范性不足，在表格中出現了錯、漏的情況。同時，在文件變更時，其形成人員以及歸檔人員是相互具有獨立性的，導致一部分文件未能及時歸檔處理，故檔案的真實、準確性無法得到保障，造成案卷的質量低，未能起到憑證的作用。

（四）項目檔案管理人員素質參差不齊，檔案管理水平普遍較差

鐵路工程建設施工單位多，檔案管理人員少，項目的檔案管理人員一般為新員工，專業技術水平較低，有關工程技術相關知識未能了解，不清楚需要收集哪些資料，未能明確資料是否可反映出工程項目的實際情況以及施工的過程，導致檔案資料在收集方面不完整，內容欠真實，影響了檔案的準確性，均未為后期的利用提供服務。部分施工單位未能重視有關檔案的工作，檔案管理人員換得也比較多，在交接時，責任不清楚，導致項目檔案資料的錯、漏、損壞等情況。

三、解決問題的措施和對策

（一）提升認識，加強項目檔案管理組織的建設

對于施工單位而言，一定要十分重視檔案的管理工作，明確國家在檔案工作中所規定的法則。項目檔案資料應視為鐵路建設項目中的一部分，是整個項目管理中不可缺少的環節，加強項目的檔案管理工作，構建全面的管理以及工程程序。項目文件的收集、整理，應貫穿于工程的全過程，與工程進度同步進行。落實項目的檔案工作的領導責任，特別是分管檔案的工作，將項目歸檔材料的收集整理工作計入主要日程中，納入專業技術人員的崗位職責。把業主對需歸檔材料的質量要求、對案卷的卷內文件的排列、軟封面的編制、內容的填寫、案卷裝訂等要求，在工程項目檔案管理制度中體現出來，并形成具體的指導性文件，印發給各參建單位，以便大家共同執行。

（二）健全制度，是做好鐵路工程項目檔案工作的關鍵

有序開展項目各個階段的檔案資料以及收集的工作，務必讓檔案真實完整、準確。首先要構建項目檔案資料以及竣工文件的編制和管理的制度。在專業的機構內，設定專業人員來負責、指導并檢查歸檔文件的收集整理工作。項目檔案資料的產生來源于項目部不同的部門，在施工過程中，以“做工程的那位來負責編制、提交檔案”為原則，各部門根據合同承擔自己的工作內容、職責，做好項目檔案的分類、收集、整理、移交的工作。檔案管理人員要按照歸檔文件的種類進行分工，這樣環環相扣，才能保證檔案資料的管理系統化。

（三）及時做好歸檔文件的記錄和收集

鐵路建設檔案分成：準備、施工、驗收三個階段，這三個階段緊緊相扣，與工程項目進度統一。鐵路建設項目檔案資料涵蓋項目實施過程中所有前期研究、項目審批、設計規劃、工程管理、竣工驗收形成的文件、證書、圖紙、圖片、簽證、報告等全部原始和正式的檔案資料，記載工程記載過程、現狀，而且是可進行保存的資料。歸檔的技術資料是工程施工質量情況的真實反映，歸檔文件必須按照工程進度及時記錄、整理。要認真執行“三同步”的要求。即：布置施工任務與布置竣工文件的管理工作同步進行;竣工文件的形成、積累、編制工作要與工程建設同步進行;工程驗收交接與竣工文件的驗收、移交同步進行。防止在編制竣工文件過程中的“追憶、補記、寫回憶錄”現象，保證編制移交的竣工文件齊全、完整、準確。所以需要特別做好項目檔案管理的工作，由設計立項起，將工程各個階段部門所形成檔案資料連在一起，技術文件根據記錄、管理、評定來排列，竣工圖需要根據里程、專業進行排列來編制。歸檔文件資料需要根據單位、分部、分項的工程，一步一步分類、整理。明確項目檔案資料的準確與完整，確保工程質量，以及竣工之后檔案的系統性。

（四）加強項目檔案管理人員的業務培訓工作，提高檔案人員素質

專業的檔案管理人員一定要有良好的職業道德和素養，以及高度的事業心和責任心，在實際工作中不斷學習、創新，能發現工作中存在的問題并解決它，完善檔案資源的理論、方法，打開管理工作的局面。鐵路建設項目檔案是一個復雜的系統工程，點多線長、涉及的專業領域較多。每一個施工環節都會形成相應的文件資料，工程檔案工作煩瑣細致。檔案管理人員工作認真細致，具有較高的業務素質。既要有工程技術水平，又要熟悉檔案管理辦法，掌握資料收集、歸檔要點，明確資料收集要求，及時發現問題，提出整改要求，積極主動，系統地開展項目檔案收集工作，確保文件歸檔資料的完整性。

目前，在國家保增長、擴內需的新形勢下，鐵路建設迎來了前所未有的黃金期，鐵路建設規模空前，鐵路工程建設速度驚人。而對這種形勢，傳統的檔案管理方法已難以適應新形勢下鐵路建設的需求，項目檔案管理工作應用新的思維，開拓新的局面。鐵路工程檔案管理要引起建設單位領導的高度重視，健全檔案管理制度，規范管理工作。同時，檔案管理人員應加強對工程技術及檔案管理技術的培訓，提高自身的業務水平，創新工作手段，加大對計算機及網絡技術的開發應用力度，除了紙質檔案編制外，還應編制相應的電子檔案，采取正確而清晰的歸檔方法，使檔案文件資料完整、準確、清晰，不斷提高鐵路建設項目檔案的管理水平。

參考文獻

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