檔案意識植入企業管理中的探討

王素文

【摘? 要】論文從一個檔案管理者的角度，闡述檔案在企業中的作用，從合規管理、檔案工作及后備人才培養等方面闡明將檔案意識植入企業管理中的重要性，并給出了將檔案意識植入企業管理的實操性建議。

【Abstract】From the perspective of an archives manager， this paper expounds the role of archives in enterprises， expounds the importance of implanting the archival consciousness into enterprise management from the aspects of compliance management， archives work and reserve talent training， and gives practical suggestions on implanting the archival consciousness into enterprise management.

【關鍵詞】檔案意識;植入;企業管理

【Keywords】archival consciousness; implantation; enterprise management

【中圖分類號】F272;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2020）08-0032-02

1 引言

檔案作為銜接過去和未來的實體存在，有著重要的意義，在檔案管理過程中，深深地體會到搞好檔案管理對于民族、國家、企業、個人都有好處。檔案由于涉及面廣，范圍大，透過它看到的東西全面而體現價值，特別是現在，大數據時代的到來，分析檔案材料中的數據，可以為社會創新發展，企業經營管理提供依據和指導，可以使利用者在檔案中獲得重要的靈感，擦亮思想的火花。

2 檔案的重要性

2.1 為企業生產提供可靠的技術支持

在生產過程中，設備、系統的布置和參數是生產人員必須掌握的知識。在生產、技術改進、設備改造的過程中都要用到，但由于設備系統龐大，設備參數繁多，使得技術人員不能系統地記錄這些數據。檔案管理系統卻可以方便、快捷地為他們提供技術依據。

2.2 為企業管理提供可靠的憑證依據

在企業經營過程中，我們會受到政府、行業規則的大環境影響，企業必須遵章守則，檔案便是企業遵章守則的證據，可以幫助企業通過政府、行業相關部門的監督，減少有關行政管理部門對企業的考核。發生法律糾紛時，也可以提供事實證據，保護企業的利益，減輕企業的法律責任。

2.3 為企業文化宣傳提供可靠的證據

企業文化宣傳是為了維護企業形象，僅靠喊口號，顯得過于蒼白，有了實物檔案和文件的支持，就更加的有說服力，深入人心地宣傳企業文化的內涵，展現企業魅力。

3 檔案意識植入企業管理的益處

檔案用途廣，好處多，但是搞好檔案管理，積累檔案財富卻不容易。末端工作的不受重視性以及檔案管理人員的匱乏，使得檔案管理人員難以介入公司管理過程，甚至因不受重視而阻礙檔案管理工作的進行，讓企業檔案管理工作困難重重。這困難主要集中表現在收集檔案上，如何讓各崗位人員主動完成歸檔、樂于歸檔成了檔案管理急需解決的重要問題。宣傳歸檔范圍讓各崗位人員明了檔案的歸檔范圍，明確任務，確實有利于完成檔案的收集和整理。但是，還有很多“釘子戶”，意識薄弱，不愿干活，要解決這樣的問題，怎么辦？這就涉及把檔案意識植入企業管理的問題。檔案意識植入企業管理，就是在制度中規范歸檔內容，在職責中規定歸檔責任，在計劃中加入歸檔計劃，在考核中完成歸檔考核，在總結中體現檔案價值，一句話，就是每項工作都得想到資料需要歸檔。下面談談把檔案意識植入企業管理的好處。

①將檔案意識植入企業管理，實際上是一種法律意識的植入。目前國家也正在推行法治建設，新《檔案法》第五條明確規定：“ 一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權利”。第十四條規定：“應當歸檔的材料，按照國家有關規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”。由此可見，不歸檔是違法的。所以，將檔案意識植入企業管理，不僅讓普通員工依法歸檔，也讓很多領導將檔案工作重視起來，依法管檔。

②檔案意識植入企業管理，有利于促進檔案的收集、整理工作，利于檔案的保管和利用，提高檔案的價值。檔案意識植入企業管理，全員提高檔案意識，每個人做每一件事情都嚴格按照歸檔要求收集材料，使得檔案室存儲的材料更全面，數據更加準確，就更加能夠反映在生產、經營管理中的優點以及缺點。在檔案保管和利用中，更加能夠保護檔案的安全，不丟失，不損壞，保證檔案的齊全、完整。檔案數據越全面，檔案的價值就會更大。

③檔案意識植入企業管理，嚴格歸檔紀律，有利于企業各項規章制度的落實。誰都想留下自己光輝的歷史，所以，抓好檔案歸檔工作，做好記錄，就迫使一些不按規章制度辦事，徇私舞弊的人，不敢逾越制度的防線，使得企業的規章制度得以落實，保障企業的安全，降低企業的風險。

④檔案意識植入企業管理，嚴肅檔案紀律，有利于后備人才的培養。檔案歸檔過程是一個精細的過程，它是一個整理人員重新梳理工作內容的過程，在整理的過程中，工作過程的方方面面都有體現，系統的材料讓整理人員看到了工作的全貌，相當于站在山頂往下看，一目了然，更能促進學習，提高整理人員的專業素養。

⑤檔案意識植入企業管理，使得企業職工樂于檔案的編研，充分發揮檔案的價值。檔案意識植入企業管理，使得生產技術人員、管理人員在積累檔案的同時深刻了解檔案的價值，樂于分析檔案的數據，并對這些數據分析的結果加以利用，對于一個善于開展“批評與自我批評”的、具有進步思想的企業來講，有著不可估量的價值體現。正確的工作方向、正確的工作方法、正確的決策，都能使我們的企業越來越強大。

4 將檔案意識植入企業管理的方法

4.1 提高檔案管理人員的素質

檔案意識植入企業管理，要求檔案管理人員素質的提高。檔案管理是一項技術專業，這是無可厚非的，它涵蓋企業運營所需要接觸的各種專業、各方各面的能力。這就要求檔案管理人員的知識面要擴展，不斷地學習、進步，以應對檔案管理過程中的各種問題。

4.2 檔案意識植入企業管理，必須得到領導的支持

不論是檔案宣傳，還是培訓，或者組織活動，都與單位領導的思想導向密切相關。與領導達成共識，和領導一起利用檔案，把企業搞活，把氣氛搞活，讓領導看到實際效益，有利于得到領導的支持。合理的管理方法，合理的生產要求，都會促進職工生產勞動的積極性。把檔案意識也植入領導的管理中，方能取得更好的效果。

4.3 檔案意識植入企業管理，必須依賴檔案管理制度的健全和嚴格的執行

沒有約束永遠不會走在一條恰到好處的路上，所以必須嚴格執行檔案管理制度，照章辦事，照章考核。只有這樣，才能讓各崗位人員意識到歸檔是一項必須完成的任務，是責任，也是義務。要想不被追究責任，就必須照章辦事，促進各崗位人員對各種制度的學習和理解，提高制度執行力，促進企業管理。檔案管理與企業管理相輔相成。

4.4 檔案意識植入企業管理，必須強化四種人的檔案意識

領導者、檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者的檔案意識，都直接影響著檔案管理的質量，這四種人的檔案意識必須加強。而這四種人，在企業檔案管理中的角色也是經常變換的，所以全員的檔案意識提高是我們檔案意識植入企業管理的重要目標。

4.5 搞好檔案宣傳工作

意識的植入離不開宣傳。利用撰寫檔案管理、檔案作用等方面的文章，利用檔案培訓、會議等各種機會進行檔案宣傳，有利于強化各級人員的檔案意識。一首小詩，一篇美文，一次發人深思的培訓、會議，都能觸動人心，強化意識，從而將被動工作變為主動工作。

4.6 檔案意識植入企業管理，必須有著足夠的信心和責任心

對于各部門歸檔過程中遇到的問題，要積極地協調、溝通，幫助提出解決的辦法，不怕苦，不怕累。嚴于律已，帶動他人，檔案管理人員必須從自身做起，用足夠的感染力去帶動身邊的人把檔案意識植入日常工作中，也要以飽滿的精神、最優的服務去監督、指導他們的歸檔工作，讓各崗位人員感覺到檔案收集的必須性。

5 結語

檔案管理不僅僅是檔案管理者的事情，是涉及每一個崗位、每一位職工的事情。在企業檔案管理中，必須提高全員的檔案意識，才能真正完成檔案積累。檔案工作來源于企業，服務于企業，與企業息息相關。所以，檔案意識的提高，不僅僅靠領導的管理，也不僅僅靠檔案管理人員的宣傳，辛勞工作，必須把檔案管理植入企業管理中，完成檔案積累，才能發揮檔案功能，更好地為企業服務。

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