民營企業物資供應流程內部控制研究

摘要：改革開放以來，民營經濟已成為我國經濟的重要組成部分，并在促進生產、繁榮市場、擴大就業、增加財政收入等諸多方面發揮了極其重要的作用。盡管民營經濟在發展中取得矚目的成績，但是民營企業在經營過程中仍然存在較多的管理問題，并成為其進一步發展的瓶頸。物資供應是企業運營過程中內部管控的關鍵性環節，不僅影響企業能否向客戶交付產品，更是產品成本控制的重中之重。本文在分析民營企業物資供應流程內部控制的重要性基礎上，探討了民營企業物資供應流程內部控制現狀和存在的問題，并針對性的提出了加強民營企業物資供應流程內部控制的對策建議。

關鍵詞：物資供應;民營企業;內部控制

中圖分類號：F279?文獻識別碼：A?文章編號：2096-3157（2020）19-0040-02

一、引言

物資供應流程，不論是何類企業，都是管理層重視的內容之一，特別是民營企業，更是把供應部門作為最重要的管理內容之一。但是，在企業管理實踐中，往往由于民營企業對內控體系認識程度不足，出現管控中顧此失彼，更有相當部分企業對企業商業秘密認識的錯誤，隱蔽供應環節，造成物流信息及業務信息不能被公開，導致監督與約束機制的喪失。內控體系的規范建立是企業防范風險、改善管理、提升效率的舉措，科學規范的設計物資供應流程，既能保證企業正常的生產運營，又能在降低成本、避免舞弊方面得到控制。企業物資供應在企業運營中的重要性具體主要體現在以下方面：

1.確保生產運轉的基礎

物資供應是保證企業連續生產的物料保證，而物資最佳采購量與合理庫存，是企業減少庫存物資資金占壓、降低企業因缺料而增加開關機成本的舉措。

2.確保產品價格的優勢

原材料在產品成本中占有較大比例，材料成本直接影響產品成本，在采購源頭控制原材料采購成本，確保了企業在產品的制造初始就具備了產品的價格優勢。

3.確保產品品質的保證

物料品質是確保產品品質的重要因素，溯本求源，原材料質量的采購控制，也是產品質量控制的核心內容。

4.確保資金鏈條的循環

合理的應付賬款是維護供應商與企業合作關系的紐帶，也是企業獲取短期無息負債資金的一種方式。在物資采購過程中與供應商建立合作共贏的模式，既能保障企業物料及時供應，又為企業資金鏈條的循環帶來供給渠道。

二、民營企業物資供應流程內部控制現狀和存在的問題

民營企業在發展之初，經營管理模式大部分是家族式，經濟大權集中在領頭人手中，重要的崗位普遍存在裙帶關系，并且，管理權、人事權、經濟權集于一人，相關決策僅憑經驗。企業的物品采購，既涉及資金、又涉及物資，為確保這一環節不出現腐敗、采購資金不被外人侵占，部分民營企業對崗位人選的選擇慎之再慎，任人唯親，所以在整體物資采購過程中，科學的計劃性、嚴謹的內控牽制、高效資金循環等往往被忽視。

1.采購物資計劃性不強

采購計劃內容包括采購量、到貨時點等內容，但生產性企業的制造過程是周而復始的，物資采購計劃應就企業產品制造周期、物料供給交付、原材料市場變化等規律綜合考慮原材料的采購計劃，既要滿足眼前訂單的交付，還應考慮物料資源的儲備。但大部分民營企業對市場的預測性不強、不能判斷分析市場趨勢，再加企業顧慮物資儲備形成資金占壓等，往往只是顧及眼前訂單的材料需求，更不考慮最佳采購批量、不考慮原材料價格季節性調整等因素，形成采購計劃頻繁下達、原材料價格波動較大、采購費用居高不下，最終產品成本及企業盈利受到影響。

2.無科學的供應商評價機制

正視企業與供應商的關系，不應把供應商簡單的看成賣方。有無科學的供應商評價機制，會對企業的物資采購質量、價格、交貨及時性、貨款等受到直接影響。在實際中，部分民營企業在物資采購過程中對供應商較為苛刻，總以為對方在賺自己的錢，在談判過程中材料價格反復壓降、材料品質一味的提高，交易在多個供應商間比來比去，慢慢造成供應商為保證自己利益而以次充好、現款現貨，最終使企業貨、款都受到損失。與供應商建立合作共贏的合作模式，建立互相信任的合作關系，不僅在材料供應源頭有了保證，甚至在企業突遇資金短缺時，也并不影響企業的正常運營。

3.缺失檢驗與入庫過程的規范

物資采購流程控制中，材料的檢驗與入庫是確保材料質量與采購數量的關鍵環節，完善的材料檢驗標準、檢驗程序及監督機制，是杜絕物資采購中以次充好，特別是無法目測的技術指標隱含瑕疵的風險。入庫流程的規范，杜絕計劃采購量與實際到貨量不符、入庫數量短少等風險。因物資采購制度不完善，企業內外勾結而損毀企業利益的實例比比皆是。

4.結算付款環節與采購流程相脫離

結算與付款是物資供應過程中最重要環節，結算與付款又是物資供應過程中重要的控制點，結算要與采購計劃、實際到貨、入庫單、發票、合同等核對一致，確保采購業務的真實性及準確性;付款要與采購合同、發票結算、實物入庫等核對一致，確保采購物資的價格控制。因企業缺乏科學的過程控制，造成結算與付款流程與實際的采購物資控制流程脫離，材料驗收情況無法約束付款、物資實際入庫情況與結算信息不符、人為的調整出庫領用掩蓋實際的采購業務，形成財務控制形同虛設。

5.缺失內部獨立的監督、評價機構

企業的業務流程涉及各個環節，部門職能發揮與流程的高效是整體管理水平的表現，企業部門職能、流程控制等從設計的角度到執行的深度，都需要系統性的評估，并通過相關手段檢查風險隱患。但民營企業在基礎管理水平低下的狀態下，不注重內審機構，更不了解內控體系所發揮的作用，往往出現每一環節都有流程，每一業務都有制度，但是舞弊行為等管理漏洞卻時常發生。

三、加強民營企業物資供應流程內部控制的對策建議

1.建立完善的采購制度、重視物資采購計劃的重要性

建立完善的采購管理制度，科學的規范采購業務的控制流程，從采購的需求端開始，一直到采購業務的對象被轉化或消耗，設計環環相扣、互相監督的流轉流程，確保流程清晰、信息共享、職能明確、風險可控。在需求環節，先建立需求申請及審批程序，在采購源頭制定采購計劃，明確采購物資的用途及緣由，確保采購計劃的真實性;在計劃環節，建立物資采購計劃申請程序，依據內部需求及倉庫實際庫存情況、最低安全庫存標準、物資采購經濟批量等因素，制定最佳采購量，確保物資的最佳庫存和最佳成本;在實際的采購環節，建立物資采購比價及合格供應商制度，通過在合格供應商體系內或有競爭優勢的備選供應商體系內，通過比價程序，確定最終供應商;在入庫環節，建立驗收檢驗制度，倉庫人員依據已批審的采購計劃及質檢人員的來料檢驗單進行入庫物資的手續辦理，確保入庫物資是依據需求采購。

2.建立科學的供應商評價機制

供應商是確保企業物資供應的基礎，建立供應商評價機制、處理好供應商的關系，有利于雙方資源互享、互惠互利、共同開拓市場。合格與穩固的供應商，是企業在持續經營過程中篩選出來的，通過建立完善的供應商評價制度，從其規模、品質、價格、反應能力等綜合評級，打造一個新的供應系統體系，為企業產品及時交付、產品制造成本降低、質量品質保證、營運資金周轉等環節持續改進和提升，鞏固企業自身競爭力。

3.設置職權清晰的組織架構

企業根據管理需求科學的設計內部機構，是合理分配權責、明確職能、提高運行效率的基礎，部門職能清晰，工作內容細化，流程設計才能嚴謹而流暢。不同的業務流程需要不同的部門來處理，內部機構應視企業規模、業務量等進行設計，業務流程應根據業務特點及內部控制要求來設計，同時必須重點考慮制衡性與成本效益原則，不能因重視監督而人為增加控制點和重復職能的部門，也不能因考慮管理成本而減少監管部門。物資供應流程，涉及物資需求部門、物資管理部門、物資采購部門、結算付款部門、質量檢驗部門等，各部門根據部門職責，依據工作標準及時完成工作任務，各部門在業務流程中扮演著執行與監督的角色，執行是根據工作標準做好本崗位工作，高效保質地處理流程中的節點，監督是對處理的業務進行考量，對其真實性、合規性進行監督，使整個業務流程處于多層監管，避免風險與漏洞。

4.建立關鍵性崗位人員的輪崗制度

關鍵性崗位人員輪崗，主要目的是控制風險、杜絕違規違紀、減少舞弊行為。采購人員的輪崗，在不同的企業也存在不同的看法，有人認為輪崗是對人的不信任，甚至會造成工作的影響。實際工作中，規范的輪崗制度，能為企業培養綜合性人才、增加采購業務的透明度，通過輪崗，使采購人員對其他崗位的工作理解，更能在協同配合上達到最佳效果。

5.發揮財務在采購管控中的作用

財務部門參與公司幾乎所有經濟業務的處理，財務監督職能的發揮，是對采購業務流程中涉及采購價格、入庫結算、資金支付等環節的延伸管理，財務通過產品成本核算，對采購價格進行分期對比，減少采購過程中因腐敗產生人為的價格波動，財務通過對存貨的管理，對各期庫存進行資金占壓對比，能杜絕因采購不當形成的庫存積壓，財務參與采購業務的合同、發票、支款等環節審核，更能直接的對采購業務過程的監控，所以，財務利用其專有的監督職能，對采購環節的全盤控制發揮著不可替代的作用。

6.建立企業內審體系

業務流程中各部門間的工作配合，能起到互相監督的作用，部門內部的業務復審，能起到關鍵控制點標準執行程度的監督，而公司設立的專門審計機構利用其獨立性，依據部門職責專業的開展業務，從制度設計源頭到關聯業務的銜接、從業務流程的和控制點到流程的效率性、從關聯人員的職能職責到程序的合規性，在全局及全方位的角度對業務流程進行監督。

所以在架構設立、部門職能、內審機構等環節建立相關的約束機制，完善物資供應流程，從而達到企業降低物資采購成本、提升企業效益、控制經營風險的目的。

四、結語

綜上所述，隨著民營經濟在國家經濟發展中的作用逐步凸顯，國家對扶持民營經濟的力度越來越大，在優越的宏觀經濟環境下，企業如能抓住機遇，轉變意識，提升企業綜合管理水平，注重內控建設與完善，定能在激烈的市場競爭中發揮民營企業的優勢，得以更加長遠的生存與持續發展。

參考文獻：

[1]田震.企業物資供應流程的控制研究[J].中國商論，2019，（02）：12～13.

[2]吳彥.流程管控下制造企業采購與付款內部控制研究[J].企業技術開發，2016，35（23）：126～128.

作者簡介：

閆存瑞，供職于山東泰山體育產業股份有限公司。