數字化管理在自然資源和規劃檔案管理中的適用性探討

李晶

摘要：檔案管理數字化在國內的發展風生水起，許多企業與機構先后引進了檔案管理數字化，鑒于檔案管理數字化的方便快捷省人工的優點，也同樣適用于自然資源的檔案管理建設。數字檔案室建設是自然資源部門相應國家號召，對檔案室進行科學化建設的有效體現。鑒于此，文章就數字化管理在自然資源和規劃檔案管理中的適用性進行了探討。

關鍵詞：自然資源;檔案;數字化建設

一、自然資源和規劃檔案數字化管理的意義

（一）有利于實現信息資源共享。自然資源檔案數字化建設逐步改變了傳統的自然資源檔案管理方式，由以往注重實體資料管理向重視內容轉變，由紙質型的自然資源檔案資料管理向電子型的檔案資料管理轉變，通過建立互聯網檢索平臺，能夠為自然資源檔案資料的共享創造便利的條件。

（二）有利于提升自然資源檔案的利用效率。根據檔案資料統計數據顯示，當前我國只有不足10%的自然資源檔案資料得到了利用，而強化自然資源檔案數字化建設，讓以往的自然資源檔案資料管理載體和形態均得到一定程度的改變。數字化建設能夠讓自然資源檔案資料利用突破時空的限制，最大限度提升自然資源檔案資料的利用效率。

（三）有利于保護自然資源檔案資料。由于紙質型的自然資源檔案資料在保管的過程中對外在的環境有著較高的要求，其不管是每一次查詢，還是資料復印都會對自然資源檔案資料產生不可逆的影響。通過強化自然資源檔案數字化建設，在查詢的過程中不會對資料本身造成影響，所以能夠在一定程度上保證自然資源檔案資料的安全性。同時，自然資源檔案數字化管理能夠在保護自然資源檔案資料的基礎上滿足辦公自動化和電子政務建設的需要。

二、自然資源和規劃檔案數字化管理過程中出現的問題分析

1.理論知識以及技術相對發展落后

在如今這個檔案管理數字化剛剛興起的時間段，尚且沒有大量有效的理論基礎的依據，如果想進行檔案管理數字化，是沒有充分的材料可以參考的，正處于剛剛嘗試吃螃蟹的階段。目前學術上發表或闡述的有關檔案管理數字化建設的大部分屬于發展前景以及意義，缺乏完善的基礎知識、框架。并且在推行檔案管理數字化的建設中，人們相對重視借助實踐推動發展，忽略理論基礎的作用。理論知識的匱乏已經嚴重阻礙了檔案管理數字化的建設。特別對于自然資源檔案管理數字化來說，各種物質的結構，形式都需要龐大的知識庫來承載，如果沒有一個完善的理論知識打基礎，很有可能造成信息的遺漏丟失。

2.數字檔案室建設與實際應用存在出入

數字檔案室建設與實際應用屬于技術層面的問題，需要數字檔案室建設人員與自然資源部門進行溝通，讓自然資源部門工作人員對自己需要的數字檔案室內容進行規劃并提供給技術人員進行數字檔案室建設調試。數字檔案室建設與實際應用存在出入體現了技術人員與自然資源部門工作人員溝通上的問題，對數字檔案室建設中的內容不全面，有的時候會缺少檔案種類，降低了工作人員調閱檔案的方便度和完整度。這也容易造成工作人員在實際應用中的困擾，讓工作人員對數字檔案室建設存在疑惑，對其抱怨連連，降低工作效果。

3.電子文件在線歸檔存在兩方面問題

自然資源部的電子政務系統與檔案系統是相對獨立的兩套系統，為實現電子文件在線歸檔，自然資源部開展了文檔一體化建設工作，通過編制歸檔模板、開發系統之間的歸檔接口，在系統功能上實現了電子文件的在線歸檔，但由于部機關政務系統應用的不全面，目前仍然有多數業務未在政務系統上開展，特別是部里有關司局開發運行的業務系統，導致在線歸檔電子文件不完整。電子文件在線歸檔難以全部實現，這是一方面問題。另一方面，部機關政務系統仍未實現電子簽章的認證，在線歸檔電子文件的法律效力問題仍待解決。

三、數字化管理在自然資源和規劃檔案管理中的適用性策略

1.創新自然資源檔案數字化技術

在自然資源檔案的數字化建設過程中，應該根據自然資源檔案管理的要求，注重自然資源檔案數字化建設的整體設計、軟件開發、掃描錄入和光盤備份、設備選型和檔案資料查詢等建設，打造先進的自然資源檔案管理平臺。同時，應該構建完善的自然資源檔案數字化建設系統，充分利用光纖、磁盤陣列，以此來突出自然資源檔案數字化建設系統的可擴展性，從而更好地滿足自然資源檔案存儲容量的需求。通過全面應用各類PAID保護級別，強化自然資源檔案的數字化鏈路控制、雙口光纖硬盤和陣列控制建設，切實保證數字化系統應用的可靠性，從而為強化自然資源的檔案數字化建設水平提供重要的技術支持，有效提升自然資源檔案的數字化建設水平。

2.在數字檔案室建設中設計好各科室之間的鏈接和權限

在數字檔案室建設中設計好各科室之間的鏈接和權限是自然資源部門數字檔案室建設的一個有效措施。方便自然資源部門各科室間的協作，也讓各科室對彼此之間檔案調閱有所約束。這些都是自然資源部門在進行數字檔案室建設中要商定的，確保各科室檔案內容的實踐性。在數字檔案室建設中設計好各科室之間的鏈接和權限是對工作人員調用檔案的一種保護，分清工作人員職責，讓各科室進行檔案調閱、整理的時候溝通效果保持在一個良性進行的方面上，降低各科室間溝通有誤的情況。這種措施下可以幫助工作人員看到自己科室的問題，對其他科室優秀的地方進行學習，讓自然資源部門檔案管理被很好的利用，讓自然資源部門文件在數字檔案室建設中合理規劃，類別更清晰。

3.積極運用新技術，重點打造“檔案云”

自然資源部數字檔案室在建設之初就提出了要在云框架體系下構建“自然資源部檔案云”的設計思想，在建設過程中也是按照“云服務”模式進行開發。實際應用效果證明，“云服務”模式確實可以實現檔案管理的科學規范，并大幅度提高資源利用效率，降低系統開發成本。因此，自然資源部數字檔案室應進一步擴大應用范圍，為更多的系統內部單位提供“檔案云”服務，參考自然資源部信息中心模式，在有條件的單位增加內網終端，接入數字檔案室系統。

四、結語

綜上所述，數字檔案室建設為自然資源部門提供了很好的檔案管理方式，與傳統檔案管理形成了明顯對比，規范了檔案管理中的內容，增加了檔案的類別，讓更多科室的檔案資料在數字檔案室中得到很好的儲存。自然資源部門數字檔案室建設是科學技術的體現，充滿了現代感，也讓自然資源部門對檔案管理增加了比重，讓工作人員對數字檔案室建設有進一步了解，掌握其應用方法，給工作帶來更大的便利。

參考文獻：

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[2]劉欣.簡析自然資源部門數字檔案室建設的問題與對策[J].中國國土資源經濟，2018（5）.

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（作者單位：重慶市規劃和自然資源信息中心）