如何有效提高機關檔案管理人員的素質與能力

王藝

摘 要：在機關工作中，機關檔案管理是一項極為重要的工作。機關檔案管理人員的工作素質與能力對機關工作的質量與效率具有直接影響。現階段，由于機關檔案管理人員的素質與能力參差不齊，以至于機關檔案管理工作未能達到科學化、規范化管理。因此，有必要進一步提高機關檔案管理人員的素質與能力，為機關檔案管理工作高效、有序的開展提供保障。鑒于此，本文在分析機關檔案管理人員的素質與能力的現狀基礎上，提出了有效提高機關檔案管理人員素質與能力的相關措施。

關鍵詞：機關;檔案管理;素質;能力

之所以說機關檔案管理人員的素質與能力是高效、順利開展檔案管理工作的前提條件，主要是因為機關檔案管理人員的素質與能力指的是機關檔案管理人員在工作崗位上必須具有的知識、技能以及各方面基本素養的綜合。因此，從機關檔案管理工作實際出發，對機關檔案管理人員的素質與能力現狀及相關提高措施進行分析，具有非常重要的現實意義。

一、機關檔案管理人員素質與能力現狀的分析

1.創新開拓意識還需提升

現如今的機關檔案管理工作尚處于相對封鎖的工作狀態，部分管理人員的思想觀念通常被以往的管理模式所局限，滿足于自身現有的知識，不能及時認識到工作中出現的挑戰，或者在掌握新技能后，難以有效應用到具體工作中，使得檔案管理人員普遍存在視野不開闊，對新知識接受能力不高的現象，在一定程度上阻礙到了機關檔案管理工作更好的發展[1]。

2.業務能力有待提高

通常情況下，機關檔案管理人員必須具有有關檔案管理的基礎知識和積極負責的工作狀態。但是在新形勢發展背景下，要想成為一名合格的機關檔案管理人員，不僅需要具備扎實的業務知識與技能，還需要掌握新技術，具有相對豐富的工作經驗。從而可以得心應手的進行工作，能夠有效化解工作中出現的問題。然而當前的機關檔案管理人員非常重視傳統業務與知識的學習，卻對新技術與新知識的學習與接受程度慢且不高[1]。

3.人員隊伍穩定性不足

因為機關檔案工作并未列入機關的核心工作，使得一些機關檔案管理人員存在較大的流動性。部分管理人員將該職位當做“跳板”，不安心做好檔案工作。或剛熟悉工作流程，就急于轉崗。可以長期從事于檔案管理工作的人員，年齡結構傾向老化，知識結構傾向弱化，大幅度降低了機關檔案工作的長期、高效發展[2]。

二、有效提高機關檔案管理人員的素質與能力的建議

1.加強培養檔案管理人員的責任意識

意識形態的培養是機關檔案管理人員素質建設的根本所在。對此，其一，需要機關檔案管理人員認識到檔案管理工作的重要性，不斷提醒自身加強專業化檔案規整，以嚴謹的態度對待機關檔案管理工作。其二，針對機關檔案管理中出現的問題，機關檔案管理人員應本著不怕麻煩的態度加以解決，而不是敷衍了事。不管工作輕重，都應全力做好自身負責的工作。其三，機關檔案管理需要達到清晰明了的效果，同時也要服務于所需要者。而只有機關檔案管理人員不斷提高自身素質與能力，增強服務意識，才能更好的實現該目標。最重要的是，機關檔案管理人員必須恪守職業道德，做好檔案保密工作，將檔案管理工作做好盡善盡美[3]。

2.加強培訓檔案管理人員的專業知識

切實提高機關檔案管理人員工作能力的基本保障就是具有扎實、深厚的專業知識。為此，機關部門需要對機關檔案管理人員的專業知識加強培訓，提高他們對機關檔案管理知識的認識，以此增強他們的專業能力。比如，機關部門針對檔案管理人員進行“檔案資料該如何收集、整理、歸檔？”日常培訓，促使機關檔案管理人員明確掌握檔案分類和歸檔的原則，同時提高他們收集、積累、記錄檔案資料的能力，讓他們可以游刃有余的進行檔案管理工作，有效避免檔案分類和歸檔出現失誤[2]。以此確保提高機關檔案資料的可靠性與真實性，增強機關檔案的應用價值，在一定程度上提高機關檔案管理水平。

3.加強理論學習，增強知識水平

加強理論學習，對提高機關檔案管理人員的理論素質具有重大意義。機關檔案管理工作是一項具有較強政治性與責任性的工作。新時期發展背景下，機關檔案管理工作勢必會面臨著一些新問題與新情況，這要求機關檔案管理人員必須持續加強理論方面的學習。第一，是加強政治理論的學習。唯有堅定政治立場，才能自覺和黨與國家保持一致高度，堅定不移的貫徹落實黨的路線、方針及政策;第二，是加強政策法規的學習。應加強對我國《中華人民共和國檔案法》和檔案理論的有關知識、我國相關政策方針的學習，讓所有檔案管理人員都可以成為自身崗位上的業務能力與工作骨干;第三，是加強現代化知識與技術的學習。現代化機關檔案管理和以往的機關檔案管理有所不同，其具有信息資源網絡化和業務管理自動化的主要特征[3]。因此，這要求機關檔案管理人員不斷加強學習現代化科學技術知識，以此不斷充實并完善自我，從而更好的符合新時期機關檔案管理工作的要求。

4.增強業務能力，培養綜合素質人才

要想真正增強機關檔案管理人員的業務能力，可以從以下幾方面著手：首先，增強機關檔案管理人員的協調能力。機關檔案管理人員本身的協調能力，對檔案管理工作來說具有重要作用;其次，提升機關檔案管理人員寫作能力。機關檔案管理人員相當一部分工作是和文字相關，因此，機關檔案管理人員必須具有較強的文字書寫能力與文字系統概括能力。再次，提升機關檔案管理人員的檔案管理能力。由于計算機取代了以往的手工操作成為檔案管理自動化工作一項重要工具，所以，機關部門向使用者提供的不再局限于紙質檔案，還有較多的電子文件。作為計算機有關知識，可以推進檔案人員對檔案信息實現電子化與數字化的控制和管理。可以快速收集信息、完好的保存信息、及時的提供信息、最大化的利用信息，便于使用者在最短時間內查找到所需信息，實現檔案電子化即電子檔案;最后，重視業務交流。加強檔案管理人員間、有關專業工作者間、檔案管理機關單位間的業務交流。經過交流，促使機關檔案管理人員借鑒他人的先進經驗，及時發現自身存在的不足，進一步提高機關檔案管理工作效率與質量[4]。

5.加強檔案管理人員績效考評，嚴格把關人員聘用關口

加強對機關檔案管理人員的考評工作是有效提高機關檔案管理人員素質與能力的一種方式。在選聘機關檔案管理人員時，必須嚴格依照機關檔案管理的相關要求，將政治上過硬、契合條件的檔案管理人員安排到檔案管理崗位上，嚴格杜絕靠關系、走后門、進機關的現象。另外，每季度、每年進行一次年終測評，主要是測評政治理論、思想素質、工作效率、業務能力以及服務質量等內容。讓機關檔案管理人員明確自身工作的重要性，并提高他們的工作積極性，同時促使機關檔案管理人員轉變工作思想作風。在此基礎上，構建能者上、庸者下、平者讓的機制，有效激發檔案管理人員的工作活力，讓機關檔案管理人員始終存有緊迫感與危機感，以此激勵機關檔案管理人員加強學習，不斷進取的精神[4]。

6.加強機關檔案管理人員職業道德教育

作為一名合格的檔案管理人員，不只需要具備較高的專業素養，還需要具備崇高的職業道德。對此，機關部門有必要定期對檔案管理人員實施職業道德教育，以考試、競賽等形式加強機關檔案管理人員的職業操守，促使機關檔案管理人員具有較高的職業素養，保持認真、嚴謹的工作態度。最關鍵的是，需要讓檔案管理人員加深對檔案管理工作重要性的認識，繼而促使機關檔案管理工作實現規范化、科學化發展[3]。

三、結語

綜上所述，機關檔案管理人員的專業素養與能力對機關檔案管理工作的效率與質量具有直接性影響。因此，要想進一步提高機關檔案管理工作效率和質量，就必須有效提高機關檔案管理人員的素質與能力，并提高管理人員的職業道德水平與創新思維。唯有如此，機關檔案管理人員才能更好的為機關檔案管理事業服務，才能推進機關檔案事業長效、穩定發展。

參考文獻：

[1]李嘉莉.當前機關事業單位人事檔案管理工作者應具備的能力素質研究[J].卷宗，2018.000（004）：92

[2]王歆柏.淺談黨政機關檔案管理工作者應當具備的基本素質和能力[J].活力，2015.000（023）：39-39

[3]李葛.提高機關檔案管理人員素質的策略[J].中國戰略新興產業，2019.000（012）：40-41

[4]王文明.新時期如何做好機關事業單位的人事檔案管理工作[J].治黃科技信息，2018.000（001）：29-31