大數據時代文書檔案管理及信息化應用途徑研究

李榮華

摘 要：隨著科學技術水平的不斷進步和提高，對于各機關事業單位來說，如何科學合理地利用信息技術進行文書檔案管理工作，已經成為各單位檔案管理工作的重要方向。

關鍵詞：大數據;文書檔案管理;信息化應用途徑

檔案管理的發展關系著國家人民的幸福與否，它是一項由國家大力支持發展的事業。其中，文書檔案管理是檔案管理中非常重要的一個組成部分。許多政府部門以及重要的機關事業單位的文書檔案都記載了許多重大事項、重要活動以及重點服務信息。

一、文書檔案管理中存在的問題

1.缺少健全的管理制度。目前我國的文書檔案管理還沒有形成較完善的管理制度，沒有一個統一的標準，所以在登記、流轉、保存、查閱的過程中，經常出現各種各樣的問題，給后期整理歸檔帶來諸多不便，達不到預期要求。

2.對文書檔案管理工作認識不足。很多單位的領導對文書檔案管理工作重視程度不夠，導致文書檔案管理工作相對獨立，有很強的隨意性。實際上對于一個單位來說，檔案管理工作不僅是本部門自己的工作，更是整個單位的工作。在進行文書檔案管理工作時，各部門應該積極配合，相互協調，遇到有關專業知識，主動為管理人員答疑解惑，協助管理人員快速及時地整理歸檔。

3.未發揮信息技術的作用。盡管大數據時代已經來臨，但對于文書檔案管理，信息化程度還遠遠不夠，很多單位依然采用半數字化半紙質化檔案管理方式，甚至有些單位仍處在紙質檔案管理時代。檔案資料不能合理運用，部分資料年代久遠，損壞現象較為嚴重。嚴重影響了文書檔案管理信息化進程和管理質量。

4.缺少統一的管理。很多單位并沒有考慮到對文書檔案進行統一化管理，自認為完成檔案整理后，便將它束之高閣，檔案信息無法實現合理利用甚至共享。文書檔案需要定期完善與更新，更需要按照公開權限實現共享，提高利用率。

5.管理人員的專業素養不夠。隨著文書檔案管理信息化的普及，大數據時代的來臨，管理中運用的新技術新技能的需求尤為迫切，但文書檔案管理人員的素質卻不能跟上技術前進的步伐。或因為年齡整體偏大，學習先進技術十分困難，或因為部分管理人員只是兼職或臨時工作，管理工作能力不夠、態度敷衍，達不到規定要求。

二、如何在大數據背景下實施文書檔案信息化管理

1.引進先進的管理手段，加強資金的投入

建立健全規范化和標準化的文書檔案管理機制，是促進文書檔案管理步入正軌的必經途徑。通過嚴格的制度規范檔案管理員的行為，從文書檔案管理的收入、錄入、流轉、分類到歸檔、查詢、借閱保密等，都需要有嚴格的制度規范，嚴格的監督及把控機制，堅決杜絕文書檔案管理過程中的違規操作，最大限度保證文書檔案管理的完整性，功能性。同時，加大資金投入。保障檔案管理工作得以順利展開的有效手段之一就是加大資金的投入，而資金的投入是優化各種管理設備及技術的重要基礎條件之一。首先，想要順利開展文書檔案管理工作，需要更新相關設備。現如今，我國計算機技術飛速發展，將計算機具有的兼容性、可延伸性以及適用性等優勢合理地與文書檔案管理工作相結合，使工作人員通過計算機使檔案管理工作的電子化以及高效化得以實現。其次，需要將多種管理手段進行綜合運用，比如可以考慮建立起一個電子文檔，同時做好電子文檔的封存工作，如果涉及的重要文檔可以采取手寫或電子等方式進行備份。最后，需要在有效完成檔案管理工作的基礎上，逐漸對檔案管理的信息資源進行有效開發，通過計算機網絡技術，以檔案管理工作為主要核心，在工作過程中不斷總結經驗，確保檔案信息的真實及準確性。

2.加強對文書檔案管理的重視程度

想要有效地對文書檔案管理工作進行優化，首先需要具有重視文書檔案管理工作的意識。針對這一問題，可以專門建立一個文書檔案管理工作領導小組，定期對文書檔案管理制度進行監督檢查，實時監督檔案管理人員的工作，除此之外，可以將考核制度進一步完善。對于各機關事業單位的領導層來說，需要提高對文書檔案管理的重視程度，加大宣傳力度，制定獎懲措施，以此提高工作人員對此項工作的重視程度，增加工作人員的工作積極性，從根本上有效開展文書檔案管理工作。

3.構建信息化推廣平臺

各單位之所以需要大力推廣文書檔案管理信息化建設，根本目的是為文書檔案的使用者提供更加方便快捷的服務。因此在單位的信息管理系統中建立文書檔案管理系統，使其成為一個一體化系統是非常有必要的，通過資源的共享，可以使文書檔案管理系統獲得綜合效益。將信息化技術應用于文書檔案管理系統中，可以使其具有強大的檢索功能，這樣可以將計算機網絡所具有的優勢充分發揮出來。值得注意的是，建設信息化平臺時，一定要選用標準的信息化設備，最好選用一些主流產品，以免由于升級換代等原因而增加重新開發的成本。設置設備時需要盡量合理化，要將網絡的響應時間、吞吐能力以及傳遞速度等因素綜合進行考慮。

4.提高員工綜合素質，加強內部培訓

可以通過定期組織員工進行培訓、學習共享以及深造等方式提高人員的綜合素質，同時逐漸加強人員的服務意識。機關事業單位文書檔案管理的信息化建設并非一朝一夕就能夠實現的，由于其涉及的問題比較廣泛，因此可能會對單位的各部分工作產生不同程度的影響，屬于一項比較系統的工作，需要加大對員工進行相關培訓的力度。對于新員工要做好崗前培訓工作，有助于其對工作流程及內容盡快了解，對于老員工則需要結合工作中存在的不足，進行有針對性的培訓，提升其專業素質水平。

5.對信息化管理設備進行全面優化

要想構建一個性能較好且較為穩定的信息化系統，首先需要在資金上能夠支持配置一些性能較好的軟硬件設備。其次需要建立一個紙質化的常態機制，以保障這些設備不只是一種擺設。進行檔案信息化建設時，檔案的信息資源是一個最為重要的前提和基礎，同時也是保護檔案原件的重要方式之一。要想實現檔案的數字化，需要通過先進的信息手段將其轉變為數字化信息，再建立本單位專屬的檔案目錄以及檔案全文數據庫，這樣就可以使檔案的管理及查閱更加方便快捷。

三、結語

綜上所述。在大數據的時代下，要想使文書檔案管理工作更好的為經濟和社會發展服務，首先要求各部門各單位領導要高度重視，加大資金投入，充分發揮資源優勢，有效利用信息化技術成果;其次，要加大培訓力度，全面提高檔案管理人員的專業化水平及職業操守，只有這樣，文書檔案管理才能發揮更大的作用。

參考文獻：

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[2]曹長棟、劉毅.信息化技術在文書檔案管理工作中的應用[N].山西青年報，2019.07.29（008）