科研事業單位人事檔案規范化信息化建設的探索

徐燕 宋敏

[摘 要] 人事檔案是考察和規范選拔使用干部的重要依據。在當前互聯網技術大發展的背景下，如何提高人事檔案管理工作水平，實現規范化信息化管理，在科研事業單位人力資源管理發揮重要作用，是當前人力資源管理工作的一項重要課題。

[關鍵詞] 科研事業單位；人事檔案；人力資源管理；規范化；信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

人事檔案是指在人事管理活動中直接形成的，記述和反映個人人生軌跡的載體。人事檔案是個人重要學習和工作經歷的全面記錄，包括了學習經歷、工作狀態、政治思想、社會關系、勞動關系、勞動工資、獎勵懲罰等方面的原始記錄。學校、工作單位對個人進行客觀地記錄和評價，組織人事部門以此載體提供的信息為來源收集整理為人事檔案。按照國家《黨政領導干部選拔任用工作條例》有關規定實施干部任前公示制度，組織部門嚴格核查人事檔案，個人信息通過報刊、出版物、電臺、電視臺、互聯網等媒介傳播給社會，接受公眾監督，體現了人事檔案的歷史性和價值性，彰顯了組織工作的嚴謹性和權威性[1]。

在科研事業單位中，人事檔案除了學習經歷、工作經歷外，主要包括專業技術資格晉升、專業技術崗位聘用變動、勞動工資晉升、科研成果及獎勵等方面證明材料。以廣西科技情報研究所人事檔案管理為例，通過收集、整理近300份干部人事檔案，進行規范化信息化建設的應用研究探索。通過分析人事檔案管理工作中存在的問題，充分認識人事檔案管理工作的重要性，提出人事檔案規范化信息化的措施。從人力資源管理的角度，對單位合理規劃培養專業技術人員、促進科研人才團隊成長、優化人力資源配置中發揮積極的作用[2]。

一、人事檔案規范化、信息化的重要意義

2019年，中共廣西壯族自治區委員會組織部印發了《關于持續深入開展干部人事檔案專項審核工作的通知》，大部分區直機關單位公務員的人事檔案已完成專項審核，事業單位中的處科級以上干部人事檔案納入專項審核范圍?？蒲惺聵I單位中的專業技術人員人事檔案也要參照執行。人事檔案規范化、信息化既是組織人事工作的客觀要求，也是提升管理科學的必然要求。

人事檔案作為一種實物性材料，可為人力資源管理中選人、用人、育人、留人提供客觀依據，為管理人員科學決策提供有用參考。人事檔案信息化管理，是提高人事檔案利用效率的必然途徑。人事檔案建設記錄了干部工作的基本情況和成長過程，必須實事求是，不容篡改。不論是在職還是退休、亡故后，都有歷史檔案，干部履歷在很多場合仍發揮著重要證明的作用。戶口本不一定能證明親屬關系，較早的干部履歷表可以證明家庭成員親屬關系為解決家庭財產糾紛提供有力佐證；個人專業技術資格證件丟失，可以用相關人事部門蓋章同意的個人專業資格申報資料來證明。個人工作任職經歷和財產申報，可為紀檢監察工作提供事實依據。間接提醒干部職工在工作中修身自律、心存敬畏，促進形成風清氣正、公正廉明、奮發向上、趕超學比的良好政治生態環境[3]。

二、人事檔案在規范化、信息化管理中存在的問題

（一）人事檔案紙質老化、殘破，亟待修補

大部分離退休干部在1979年之前形成的人事檔案，紙張發霉、變黃、破損、脆化，字跡模糊。特別是1949年之前的檔案，是近代中國變遷與地方革命工作的珍貴歷史文獻。

（二）人事檔案缺漏、錯誤，需要追溯

隨著我國人事制度和高等教育改革的進展步伐，個人工作單位變動和繼續教育機會增多，個人的學歷、資歷、獎懲情況等資料同步增加。因工作人員失誤，在人員調動過程中入黨入團材料不及時隨人事檔案調動，專業技術職務晉升申報材料、在職教育、年度考核、獎勵等材料不及時歸檔造成材料缺失。個人填寫出生年月、參加工作時間不一致，個人信息不規范的情況時有發生。

（三）人事檔案管理軟件應用水平不高

對干部人事檔案信息資料未進行完善的歸檔，未及時錄入檔案管理系統，查詢個人檔案信息有限，未能實現對干部人事檔案的全部資料進行精準查閱，生成相關表格、發揮電子檔案管理信息化的作用[4]。

（四）人事檔案管理工作不規范

專職工作人員培訓教育不及時、相關部門監督不到位，人事檔案管理工作偏松散。檔案管理人員收集歸檔工作被動，未完全按照相關文件要求執行。比如，歸檔材料信息不全、質量不高；歸檔整理資料不規范，歸類、目錄不統一；不注重核查檔案信息的有效性和完整性，收集不及時、記錄不準確、保管不科學等情況。

三、開展科研事業單位人事檔案規范化、信息化研究的路徑

（一）收集職工個人人事檔案，對照人事檔案卷宗目錄進行分類、整理

重點收集齊全涉及“三齡兩歷一身份”，家庭主要成員及主要社會關系，專業技術職務晉升、崗位聘用變動、獎勵懲罰等基本信息。對殘缺老化頁面進行修補或者拍照掃描保存。

（二）鑒別歸檔材料

比如，初步判斷入黨（入團）申請書、高中以上學習經歷、工作經歷，專業技術資格申報表、職務變動登記表、崗位聘用變動登記表、工資變動登記表等材料是否客觀真實、關聯合理，去偽存真、查缺補漏，確保材料齊全完整。對檔案材料進行有效細致地鑒別。

（三）整理加工裝訂成冊

全部按照A4紙大小，統一檔案盒、目錄等檔案用品，分類編號，整理目錄，裝訂成冊。按照名字首字母的順序進行存放，為檔案的查閱、調取提供方便。

（四）人事檔案信息錄入

運用“組織、人事信息自動化系統”建立起規范化、標準化的人事檔案數據庫，滿足人事檔案管理工作的基本需要，能夠實現關鍵詞智能檢索，自動生成相關統計表格、形成匯總數據，發揮人事檔案人才信息數據庫的作用。

（五）研究制定人事檔案管理辦法

印發人事檔案規章制度，約束相關部門、個人主動及時提交檔案材料，配備必要的檔案管理人員、場地、設備與工作經費，持續加強人事檔案信息化建設。

四、加強人事檔案規范化信息化建設的對策

（一）以提高人事檔案管理人員的素質能力為出發點，提升人事檔案的科學管理水平

以人為本，提高人事檔案管理人員的業務能力水平、加強黨性修養十分重要。檔案管理人員要做好檔案的整理、審查以及認定工作，要求既要熟悉相關的法律法規要求，更要求堅持原則、堅守初心，強化責任擔當意識，增強人事檔案管理工作的光榮感、使命感。杜絕弄虛作假、濫竽充數，確保人事檔案管理工作嚴肅性和紀律性。加強檔案保密意識，對于個人隱私和重要信息，不該說、不能說的堅決不說，不當路邊八卦新聞的制造者和傳播者。切實做到為科研事業單位提供有參考利用價值的人事檔案信息，重點加強對反映科研人員專業技術能力水平、職業道德等材料的收集利用。同時，轉化思想觀念，把被動工作轉化為主動服務，深入挖掘人事檔案信息資源，為本人專業技術職業生涯規劃提供合理化建議，主動為單位人力資源管理提供服務。

（二）以提高人事檔案“互聯網+”技術應用水平為根本點，提升人事檔案綜合開發利用水平

利用計算機互聯網技術實現人事檔案管理的數字化，是提高干部人事檔案管理有效年限的最有效方法。提取基本人事檔案信息形成電子花名冊、個人基本履歷表，工資和退休、檔案提交等業務提醒，便于日常管理工作的查詢和使用。利用計算機技術與網絡技術，創建電子檔案數據庫，多途徑開發檔案信息，滿足人員調動、崗位變動、工資變動等變動引起的數據更新需要。將干部的人事檔案資料詳細錄入到電腦系統的同時，保證其檔案真實性和存儲多樣化，人事檔案的管理形成動態管理與長期保存相互補充，加強網絡安全措施，有效提高科研事業單位人事檔案使用率和利用效果[5]。

五、結語

在大數據時代發展的浪潮中，科研事業單位要加強人事檔案的規范化信息化建設，持續完善人事檔案的內容，健全人事檔案管理制度，進一步加強人事檔案的管理、開發與利用，使人事檔案在科技干部隊伍建設中發揮更大的作用。

參考文獻：

[1]余志勇，淺談干部人事檔案的規范化管理措施[J].辦公室業務，2018（4）：172-173.

[2]劉維，企事業單位人事檔案管理初探[J].工作指導，2020（1）：167-168.

[3]周瑞廷，人事檔案信息化在公路科研單位人力資源管理中的重要性研究[J].數字經濟，2020（2）：193-194.

[4]李林波，機關事業單位人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究[J].傳播力研究，2019（3）：297.

[5]孫毅然，淺析事業單位人事檔案信息化管理問題[J].蘭臺內外，2020（5）：11-12.