關于企業項目檔案不規范工作的思考

武黎彥

[摘 要] 文章通過對企業中項目檔案收集整理過程中出現的不規范情況做簡要概述，與檔案同仁探討項目檔案歸檔過程中存在的不足及如何解決這些問題。為以后的企業檔案的歸檔工作提供服務，推進項目檔案的進步。

[關鍵詞] 項目檔案；不規范；問題；原因；措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

項目檔案指的是一個項目從立項、設計、施工、采購到運行管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，有建設單位提交的前期資料，設備單位隨箱文件與圖紙，施工單位管理與質量保證文件，監理單位監督檢查文件等。建設項目檔案，真實地記錄了項目從開工到建成的過程。近年來，基層企業的固定資產投資項目越來越多，而且投資規模達幾十億。同時，國家檔案部門及上級主管部門對固定資產投資項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）專項驗收越來越嚴格，國家檔案局文件明文規定未通過項目檔案驗收的項目不得進行項目竣工驗收。因此基層企業規范項目檔案管理迫在眉睫。這也給建設項目檔案管理工作帶來了巨大的機遇和挑戰。

一、企業項目檔案收集和整理工作的現狀問題

項目檔案包含建設單位收集整理的前期文件、施工單位收集整理的項目文件、設備單位收集整理的設備隨機文件、監理單位收集整理的監理文件等等。施工現場單位繁雜，資料繁多，不免讓人眼花繚亂。如何正確收集整理檔案成為檔案工作人員的課題。在項目檔案收集整理中存在以下問題：

（一）歸檔項目文件“三性”方面的不規范

“三性”指的是檔案的完整性、準確性和系統性。其表現在項目上，一是工程合法性證明文件的缺失。立項批復手續沒有、可行性報告、 安全評價及規劃證未辦理等等。二是合同文件的不完整。合同文件應該由請示文件、投標文件、評標文件和合同文件組成。但經常缺少評標會議簽字表和合同會簽單、價格澄清書等等；三是竣工文件的缺少。施工單位竣工質量保證文件、記錄或隱蔽工程的記錄的缺失。

（二）歸檔文件法律有效性方面存在的不規范

一是簽字手續不完備。合同只有一方簽字或忘記加蓋單位印章或合同上沒有簽字時間；二是項目中間隱蔽工程完成，其驗收記錄沒有監理工程師（建設單位工程師）的簽字；三是設計變更編號不連續。竣工圖蓋章手續不完善。

（三）歸檔文件的原始真實性方面存在的不規范

竣工圖紙未正確蓋章簽字。有圖紙不蓋竣工章、檔號章、出圖章，或者監理工程師的簽字筆跡不一致，還有的竣工圖修改不到位，與設計變更對不上，未跟隨相關專業在圖紙上標明、備注、對應相關圖號。還有的原材料出廠合格證、質量證明文件模糊不清，檢驗報告的日期晚于復檢日期。

（四）案卷質量方面的不規范

紙質版案卷組卷方法的不統一，裝訂為膠裝，案卷內含有金屬裝飾物，頁碼沒有編頁，卷內格式與備考表格式不符合檔案要求；案卷題名過于簡單，不能揭示卷內文件內容。

（五）其他方面的不規范

照片整理方面的問題。一般建設項目需要10-20張建設項目照片，反映施工過程（隱蔽工程，關鍵工序、管道工藝、重要結構、安全措施）。照片格式符合要求，每張照片編寫六要素：時間，地點，人物，事由（或反映的事件），背景，攝影者。同時注明照片號、互見號。編寫卷內目錄等。電子版常見不規范有：導入格式不符合檔案室要求。隨意更改，不能導入案卷目錄與卷內目錄。

二、項目檔案不規范存在的原因

一是我國施工現場管理滯后于建筑市場的發展，在當前的市場過渡期間，我國建筑市場存在的轉包、違法分包和借用資質等違法行為充斥著市場。同時，建筑市場的施工人員眾多，招有農民工、臨時工，從負責工程項目的領導到資料整理人員檔案意識薄弱，沒有認識到檔案保存的價值。這應該引起我們相關部門的高度重視，采取有針對性的切實有效的措施提高全員的檔案意識。

二是施工單位、設備單位不重視過程資料的同步收集、整理工作。相關主體沒有按照施工的流程來產生資料，隨時整理保存。往往是工程施工收尾階段，施工單位才從社會上找幾個人突擊竣工資料，使得檔案資料的真實性大打折扣。

三是建設單位項目單元技術人員、監理單位監理工程師及質量監督站管理人員未認真制定并執行項目管理制度。項目前期，建設單位應及時收集可行性研究報告、安全環境評估報告等文件；項目中，建設單位和監理單位督促施工單位施工資料及圖紙進行整理、保存。項目后期，嚴格執行項目檔案規范與制度，嚴格把關，致使工程項目結束后檔案資料及時歸檔。

四是建設單位項目檔案管理人員業務素質不高。檔案員對國家相關項目檔案管理制度研究不多，不能很好地指導相關單位項目檔案的歸檔工作，造成收集的項目檔案不齊全，不完整，不規范等，嚴重影響了檔案質量。

三、項目檔案加強和改進的措施

（一）提高服務意識，爭取領導支持

對于一項工作來說，只有在領導的大力支持下開展工作，才能取得良好的效果。具體到項目檔案工作來說，項目伊始，建設單位負責人就應該高度項目檔案工作。建設單位一定要結合實際，制定符合現場操作的項目檔案管理制度。同時，各單位嚴格執行國家檔案“四參加”要求。檔案管理機構派員參加項目前期專家論證會；檔案管理機構派員參加基礎工程招標會，檔案管理機構派員參加基礎工程竣工驗收會；檔案管理機構派員參加設備儀器開箱驗收會。建設單位負責人、檔案管理人員同時定期定點去施工現場巡檢及收集資料，尤其是設備隨機資料。最后，建設單位項目檔案管理人員從施工開工期到竣工移交檔案期間，定期培訓檔案知識，指導相關單位正確地完成項目檔案移交工作。

（二）加大制度建設，指導檔案收集

建立健全工程管理制度中檔案歸檔的要求，如材料設備進廠管理制度、竣工驗收制度、安全文明施工管理制度等加入檔案的歸檔，制度具有高度可執行操作性，在工程流程中將檔案收集工作融入其中進行。同時，項目招標過程中，要求各相關單位結合現場實際，制定歸檔制度，從源頭保證文件能收集齊全。第三，加強施工程序化管理：建立健全各種程序中檔案歸檔手續，如工程款支付程序、沒有移交檔案資料，禁止辦理結算手續。設計變更審批程序，設計變更資料必須移交檔案室才是閉環流程。最后，采取適當的獎罰激勵措施：如對工程質量、檔案、進度進行同期性考核評比及獎罰，及充分利用監理的作用，保障工程檔案按時按質地向建設單位的移交。

（三）抓好業務隊伍建設，注重檔案資源開發

一般來講，檔案管理人員的素質直接決定了檔案管理工作的質量。在項目檔案管理中，一是提高檔案管理人員專業水平與專業技能。招聘時對施工資料員要有學歷要求，施工時大力開展培訓、討論、甚至自學等各種方式，使得人員熟悉項目檔案的各個環節和基本要求。二是適當運用計算機軟件系統，使檔案工作與計算機系統化、一體化。按照現代化信息管理的理念，檔案工作人員一方面對紙質檔案數字化掃描掛接，保證紙質資料在計算機中留存并能發揮其憑證參考的作用，其中，施工單位協助建設單位檔案管理人員把合同文件、竣工管理文件和竣工圖紙逐張掃描，格式和大小符合國家電子檔案掃描要求，并進行檔案系統上傳、掛接；另一方面檔案員將計算機辦公環境下產生的電子公文通過接口轉換產生電子檔案，保證電子文件的原始記錄性這一檔案的本質屬性。

（四）加強項目檔案過程管理，保證檔案真實性與完整性

項目檔案文件完整性、齊全性、有效性、真實性、準確性，需要監理單位、建設單位、施工單位對文件的內容和形成過程認真審核把關。要充分提高各自業務素質，加強檔案資料的把關。施工單位資料員經過系統培訓，同步整理好施工管理資料，質量保證資料，安全文件等等。質量監督部門和監理、建設單位依據相關規范制度對歸檔檔案的完整性、齊全性和真實性檢查并承擔相應責任。最后，項目檔案管理人員指導組卷、填寫卷內目錄、備考表，黏貼脊背和案卷。案卷題名簡單高效，揭示文件的內容和成分。

檔案的收集貫穿建設全周期，涉及單位多，專業性強，提高對檔案工作重要性的認識，掌握好工作方法，嚴收項目檔案工作流程，加強檔案過程管理，開展檔案交底，中間檢查及整改閉環，確保項目建設與檔案工作同步進行。要強調過程留痕。留痕資料的管理將直接影響項目檔案的質量。針對項目檔案的形成過程中容易出現問題的節點，檔案管理人員反復講解，要求相關單位一一做到。

項目檔案管理工作是一項系統工作，需要在高度重視的基礎上，各方積極溝通配合，采取科學有效的工作舉措全力推進。只有在實踐中把握關鍵，務求實效，項目檔案工作才能實現新的跨越，更好地為各單位、各部門開展服務。