信息化背景下談高校檔案管理

鄭麗

摘 要 文化是人類在長期與自然斗爭實踐中不斷積累的各種經驗和認識的綜合，檔案是人們改造客觀世界和生產實踐的記錄內容，它積聚了人類社會發展寶貴經驗，是人類智力、知識、技能的寶庫。檔案是一種高級文化形式，它就是“檔案文化”。高校檔案記錄了廣大師生在教學、科研實踐中的寶貴經驗，是高校文化的傳承和記載者，是一種獨特的檔案文化。

關鍵詞 高校檔案;文化結構關系;構建

1高校檔案文化的結構

“文化”是多樣化十分復雜的無形概念的綜合，文化作可以分為狹義和廣義兩種含義。廣義的文化是指人類在生產實踐活動中創造的一切物質和精神財富的綜合。狹義主要是指精神文化產品和內涵，包括各種社會主流意識形態和觀念[1]。因此，也可以將檔案文化分為狹義廣義兩種類型，“狹義檔案文化是指記錄和反映人類社會物質、精神生產活動的信息及其載體，即實體檔案文化。廣義檔案文化，除了包含狹義文化，還包括人們利用這種文化所從事各種社會實踐活動所收獲到的各種成果，既要精神的也有物質的”。

廣義檔案文化從不同的維度來劃分，可以分為四種類型：即物質文化、行為文化、制度文化和精神文化，從這些維度來審視高校檔案文化發展，能夠加深我們對其的認識，更好地掌握其內在規律和聯系。

第一個層次是物質文化。物質文化是指人們為了維持日常生活需要所從事的一切生產實踐活動產生的文化成果，也是人們過去和現在以及將來所沿用的生產和生活方式[2]。它是人類社會生產生活、精神娛樂等方面的環境、條件以及配套設施元素構成的總和，是一種實物文化載體。高校檔案文化包含多種載體，例如檔案裝訂工具、裝訂材料、保存工具、管理工具、存儲工具等。

檔案物質文化是可見的，能夠被我們的肉眼直接捕捉到它的存在，是高校檔案文化的重要實物載體和文化傳承工具。例如：檔案館建筑是檔案存儲和保管的場所，是檔案工作的重要依附物。設計巧妙、具有豐富創意的檔案館建筑，可以從檔案的角度來揭示其內在包含的社會觀念和價值，可以為檔案文化增添特色性元素，加深人們對無形檔案文化的認識和理解。例如我國古代時期的“東觀”、“蘭臺”，“甲庫”，“皇史宬”以及內閣大庫，都反映了我國古代檔案文化的發展歷程，具有十分深厚的歷史內涵和底蘊，大大提升了人們對檔案文化的認識[3]。

第二個層次是行為文化。行為文化是指人們在社會生產生活過程中，積累而形成的各種約定而成的習慣和習俗，例如各種少數民族文化傳統、民歌民樂等都是其具體表現。高校檔案文化中的行為文化主要是指在開展檔案管理工作過程中，形成的檔案打包、裝訂、封冊、保存、調用、登記等工作流程和形式。通過這些規范化的行為將資料信息轉化為標準格式的檔案存儲起來，從無到有，從低級到高級，將凝聚在社會生產實踐中的各種寶貴經驗提升為標準的檔案卷宗。例如：組織工作人員編寫學校發展史，將其以檔案的形式存儲，作為開展交流和宣傳的重要工具，這些都是高校檔案文化行為的范疇[4]。

第三個層次是制度文化。制度文化是指人類社會在長期發展過程中形成的各種規范化的社會契約約定總和。從當前立法情況來看，我國檔案制度文化法律可以分成五個層次：檔案工作法律、中央檔案行政法規、中央檔案行政規章、地方性檔案工作法規、地方性檔案工作行政規章。上述規章制度不僅是高校檔案制度文化的一部分，另外還有結合行業屬性指定的各種規章和規范，例如《普通高等學校檔案管理辦法》、《普通高校檔案分類標準》、《普通高校檔案工作管理制度》等。

2高校檔案文化的結構關系和構建

高校檔案文化由多種文化元素構成的統一綜合體系，它具有十分豐富的內涵和內容，它主要包括四個主要文化層次：即物質文化、行為文化、制度文化和精神文化，它們相互影響和相互促進，互為存在條件。物質文化是其他文化的存在基礎，是基礎性的存在;行為文化是其他文化的表現形式，而制度文化是其他文化的保障條件;從構成結構來看，精神文化處于核心部位，行為文化與制度文化是中間部分。精神文化是無形不可見的，但是它卻能夠時刻影響和制約著其他三種文化。精神文化是其他文化的靈魂。精神文化深深滲入到其他文化當中，并與它們融合升華成為各種具體文化形式，大大豐富了檔案文化內涵。

在開展高校檔案文化建設過程中，要用客觀全面的眼光來審視該項工作，將其視為四種文化組成的有機綜合體，缺失任何一種文化都會造成高校檔案文化建設的跛足，降低最終建設效果。因此，在實際工作中，我們不能過于側重其中一二種文化，而是要面面俱到，綜合平衡各種文化才能夠促進檔案管理工作更上一個臺階，才能夠尋求突破和創新。要本著與時代共發展的工作理念，不斷創新高校檔案管理工作，采用各種先進的檔案管理技術和設備，不斷提高高校檔案管理工作的現代化水平，使其既傳承了傳統文化，又具有特殊的時代感。

在館藏建設方面，要重點加強本校優秀人才和名人信息的搜集和整理工作，建立相對完善的檔案信息，不斷豐富本校人才信息庫，充分發揮檔案工作提升校園文化水平的重要作用，夯實檔案工作基礎。

3結束語

高校檔案文化是高校檔案管理工作的核心和靈魂，它反映了全校師生在教學、科研以及管理實踐中的形成的經驗認識。本文從物質文化、行為文化、制度文化和精神文化著手，首先系統論述了高校檔案文化的內涵和層次。最后，從四個文化維度來分析了高校檔案文化內在結構和規律，從多個角度提出了有利于加強高校檔案文化建設的建議和措施。

參考文獻

[1] 薛鶴嬋，薛鶴娟.淺談檔案服務機制創新[J].科技創新導報，2009 （7）：218.

[2] 扈妍珺.檔案信息化環境下對檔案信息資源的開發利用[J].科教文匯（中旬刊），2009（2）：285.

[3] 朱迎曉.企業網絡檔案管理系統的形成與建設[J].計算機與網絡，2008（16）：68-70.

[4] 李超，堯欣，徐震，等.檔案知識服務研究[J].山東檔案，2009（1）：23-25.