淺談如何做好當代檔案信息化的管理

單娟娟

摘 要 在任何事業單位中，做好檔案管理工作都是開展其他一切工作的前提。21世紀以來，信息化成為發展主流，在檔案管理工作中，檔案信息化管理成為基本發展方向。不過很多事業單位并不是很關注檔案信息化管理工作，更甚是完全不在意。如何才能在信息化時代下，做好檔案信息化管理，本文對該問題展開了深入探究，首先說明檔案信息化管理存在問題，然后就如何做好該工作提出幾點對應措施，以供參考。

關鍵詞 檔案信息化管理;如何管理;深化措施

引言

在信息化背景下，借助信息技術，結合科學方式，創設完備全面的檔案數據路，保證精準、安全、全面的檔案信息，由此滿足用戶需求，優化檔案管理系統，提升信息化檔案應用水平，更好滿足單位需要。不過，現階段，檔案信息化管理工作存在一定困難，為與時代發展相適應，要做好檔案信息化管理工作，由此推動企業整體進步。

1檔案信息化管理存在問題

1.1 缺乏檔案信息化規范性管理

任何工作的開展都需要規范化管理制度為制約，不論是管理方式還是人員分配方面都要有規范性標準。不過在當前的檔案信息化管理工作中，并沒有體現出規范性。一方面是檔案管理人員方面?，F階段，眾多事業單位在聘用檔案管理人員時，并沒有對其本身素質、專業技能進行過高的考核，一定程度上導致檔案管理人員素質存在不足，以至于在日后的檔案信息化管理工作中，存在種種失誤，或許會導致檔案沒有按時歸檔，或許是歸檔檔案沒有清晰的分類，或許是在檔案整理時，存在漏掉或者虛報等情況，種種一系列問題都給檔案信息化管理帶來困擾。由于在檔案整理時，內容方面的不全面、不精準，缺乏統一性的集中整理，給檔案管理帶來嚴重失誤。另一方面是檔案管理技術和方式方面。現如今，處于信息化時代下，檔案本身發生了重大變化，不過很多單位在整理、管理檔案時，還是采用的以往技術，導致眾多遺漏或是其他問題的出現，造成不完善不全面的檔案，基于此，需要創新改進檔案信息化管理技術與方式，由此確保該工作的精準性、全面性[1]。

1.2 創新思想不足，基礎設施薄弱

檔案信息化管理水平的提升，需要借助先進技術方式，要通過積極探究，持續創新來實現。在進行檔案管理工作時候，要充分結束計算機、網絡、數字化、大數據等各項技術，動態管理數字檔案，并使其得到良好維護。相關檔案部門要按照檔案工作特點，采購與其對應的檔案管理系統，由此解放檔案管理人員雙手，推動檔案管理數字化發展。不過現實情況是，很多事業單位都沒有意識到這點，在檔案信息化管理工作中，基礎設施方面較為薄弱，從而限制了電子化、數字化檔案管理的發展。

2做好檔案信息化管理工作的措施

2.1 深化檔案信息化管理規范性

檔案信息化管理工作落實到位，必須要提升其規范性。一方面，要提升檔案管理人員素質、專業水平。檔案信息化管理看似簡單，但需要管理人員有信息化意識、專業性能力。檔案信息化管理下，其相關資料的登記、立卷、歸檔、檢索等都是計算機來實現的，這就要求檔案管理人員掌握文件特征、規范管理，同時還要了解計算機安全防護內容，保證檔案信息的安全、完整。與此同時，檔案管理人員必須提升自我學習觀念，熱情融入各種信息化培訓中來，持續提升自身專業技能、業務素質。為最快速度內實現現代化檔案管理，相關部門要有針對性地開展培訓，包括計算機、信息技術以及網絡等多方面知識，由此提升檔案管理人員綜合水平，為做好信息化檔案管理工作打下良好基礎。另一方面，改進檔案信息化管理技術，深化信息化管理。現階段，各個領域的發展都離不開信息技術為依托，在檔案信息化管理工作中，更要全面實行信息化，其縮減了管理人員工作量，資料從收集到檢索的各個步驟全部借助計算機實現，也大幅度提升了管理精準性。在調查檔案時也更加容易簡單，由此提升規范性檔案信息化管理工作[2]。

2.2 創新服務體系，改進管理方法

若要做好檔案信息化管理工作，要以基礎設施為基礎。比如，在檔案信息化管理工作中會用到計算機、管理系統、打印機等等，并且要培養信息化人才，在硬件設備與專業人才相結合的基礎下，才能推動檔案信息化管理更好開展。另外，在檔案信息化管理方式這一方面，要持續實現現代化、智能化、自動化。相關檔案管理人員要持續提升自身專業水準，改變管理理念，對于以往檔案管理存在的優點要繼承，同時也要探究全新的管理模式，借助優良技術，確保檔案信息化管理工作的高效完工。與此同時，還要在檔案信息的基礎下，創新服務機制，提升檔案信息的服務水平，全面完善服務習題。在確保信息安全的同時，增加檔案共同開心果，時刻更新檔案信息，開拓服務方式，使所需檔案用戶快捷方便、安全高效的借助檔案資源，獲取更多信息，提升檔案信息化管理服務質量。

3結束語

總之，檔案信息化管理是未來發展趨勢，同時也是提升檔案管理服務質量的基礎。檔案信息化管理工作是沒有終點的，是持續探究的過程。作為檔案管理人員，要明確認識到檔案信息化管理中存在不足，并找出處理問題的方法，同時借助完善的管理體系，規范檔案信息化管理，提升其效率，確保檔案管理工作符合時代發展需求。

參考文獻

[1] 彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017 （1）：17-18.

[2] 李淑萍.檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業務，2019 （6）：86.