基層檔案信息化管理途徑探究

劉小燕

摘 要 檔案是各項(xiàng)文化活動(dòng)的重要依據(jù)，隨著社會(huì)信息化發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理具有重要意義。我國(guó)許多基層單位檔案還是用用紙質(zhì)來記錄，這樣檔案管理起來十分煩瑣。運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，建立電子檔案以及檔案數(shù)據(jù)庫，這樣提高檔案管理的使用率。

關(guān)鍵詞 基層檔案;信息化技術(shù);檔案管理

1檔案管理信息化建設(shè)的概況

我國(guó)是比較中重視檔案管理的，一些基層單位大力發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)。現(xiàn)在，很多國(guó)家加大了檔案信息化技術(shù)這方面的研究，檔案管理工作人員利用先進(jìn)技術(shù)把檔案資料上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，除了一些公司內(nèi)部文件外，很多資料可以共享到不同國(guó)家不同企業(yè)供給他們使用，檔案資料管理的效果得到很大轉(zhuǎn)變[2]。將來檔案信息化建設(shè)會(huì)朝著集中化、數(shù)據(jù)化和安全化的目標(biāo)發(fā)展，電子信息資料要確保它的保密性和安全性，對(duì)于PC、掃描儀等設(shè)備要定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，一些保密性較高的檔案文件要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行保密管理。

2基層檔案管理信息化建設(shè)的當(dāng)下狀態(tài)

2.1 檔案管理信息化建設(shè)的重視度低

大部分基層單位對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)重視度不足，對(duì)于建設(shè)信息化檔案管理的認(rèn)知度低，沒有分清檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展的重要性，檔案管理一直沿用傳統(tǒng)的管理方式。還有一些基層單位缺少設(shè)施設(shè)備，檔案室建設(shè)不完善。還有一些單位沒有獨(dú)立的檔案室，只有辦公室職員兼顧管理檔案資料，先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備沒有采購(gòu)，管理高層思維與理念比較固化，不會(huì)主動(dòng)搜集檔案資料，或者搜集的檔案資料不完整，導(dǎo)致單位檔案管理工作的效率很低。

2.2 基層單位中缺乏信息化專業(yè)人才

信息化檔案管理建設(shè)需要專業(yè)的人才來支持，目前信息化檔案建設(shè)中存在一個(gè)共性問題就是缺乏專業(yè)的檔案管理技術(shù)人才，單位中管理人員大多數(shù)都是辦公司職員兼顧，管理人員中很少是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，沒有接受過專業(yè)教育。很多單位中檔案管理人員都是經(jīng)過簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就可以了，他們?nèi)狈﹃P(guān)于檔案管理信息化的專業(yè)知識(shí)，對(duì)于先進(jìn)技術(shù)操作不熟練，導(dǎo)致信息化檔案管理建設(shè)速度比較緩慢[1]。

2.3 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善

隨著我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息化檔案管理比較依賴先進(jìn)技術(shù)的支持，如PC、掃描儀和復(fù)印件等。目前，大多數(shù)基層單位檔案管理部門設(shè)備不夠完善，有些單位沒有獨(dú)立的檔案室，設(shè)備數(shù)量滿足不了公司使用需求，檔案資料的一些工作還是要人工完成，檔案管理效率較低。還有些部門的檔案室沒有維護(hù)好，導(dǎo)致一些紙質(zhì)檔案受損，一些較遠(yuǎn)年代的檔案資料字跡變得模糊，很難作為憑證使用。

2.4 檔案管理信息化建設(shè)單位投入不足

目前，大部分基層單位對(duì)于檔案管理工作關(guān)注度不夠，對(duì)于信息化檔案管理建設(shè)資金投入不足，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)的設(shè)施設(shè)備有所延遲，沒有建立完整的檔案室，檔案室中的設(shè)備采購(gòu)較少，如PC、掃描儀和復(fù)印機(jī)等專業(yè)設(shè)備缺乏，大部分工作還是人工完成。這些都不能滿足信息化檔案建設(shè)的實(shí)際要求，其中主要原因是單位把建設(shè)經(jīng)費(fèi)給其他部分使用，信息化檔案管理建設(shè)沒有得到重視。信息化檔案管理需要大量的人力、物力和技術(shù)支持，這些都需要充足的經(jīng)費(fèi)支持。

3檔案信息化減色的有效途徑

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重視度

基層單位需要重視檔案信息化建設(shè)工作，重視先進(jìn)技術(shù)的引用，單位中的檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理人員要重視檔案管理工作。想要提高單位檔案管理信息化建設(shè)水平，首先要從轉(zhuǎn)變觀念，知道檔案管理應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)的重要性，要認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)在現(xiàn)在社會(huì)發(fā)中的地位，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大面積覆蓋，許多辦公室都在轉(zhuǎn)變成自動(dòng)化和智能化，因此檔案管理工作要朝著智能化、數(shù)字化的方向大力發(fā)展。

3.2 加大投入信息化檔案建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

基層單位檔案管理部門需要大量經(jīng)費(fèi)投入，極大先進(jìn)技術(shù)設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)，采購(gòu)好所需的PC、掃描儀、復(fù)印件等設(shè)備，做好相關(guān)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用。建設(shè)完善的檔案室，做好檔案室的維護(hù)工作，為檔案資料的存儲(chǔ)提供一個(gè)良好的環(huán)境。檔案資料包括原始紙質(zhì)文件、轉(zhuǎn)換電子文件儲(chǔ)存的介質(zhì)，把電子文件做好存儲(chǔ)和備份，以免檔案資料的丟失或者篡改等。單位部門要改變固有思路，增加資金投入，建立信息化檔案建設(shè)專屬資金，確保建設(shè)工作的快速實(shí)施。

3.3 基層檔案信息化管理建設(shè)規(guī)范性

為了提高基層檔案管理的時(shí)效性，基層單位要制定規(guī)范的信息化發(fā)展策略，按照標(biāo)準(zhǔn)方案走，也要結(jié)合實(shí)際檔案管理工作，提高檔案信息化技術(shù)發(fā)展。做好檔案數(shù)據(jù)庫建立，并做好分類，將一些數(shù)據(jù)和信息定期錄入，做好單位中各種文件的保存，完美執(zhí)行信息化工作要求，提高檔案管理的工作時(shí)效。

3.4 檔案信息化管理的安全性

大部分檔案資料都是具有保密性的，很多檔案資料不能外借或查閱，因此，電子檔案的安全性十分重要，要防止一些不發(fā)分子入侵單位計(jì)算機(jī)竊取資料，也要防止病毒侵入。因此，要完善單位網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全，防止病毒和黑客的入侵，設(shè)置高級(jí)秘鑰、賬號(hào)密碼登錄數(shù)據(jù)庫等，做好檔案資料的安全防護(hù)，以防重要資料泄露。

4結(jié)束語

總而言之，基層單位檔案信息化管理建設(shè)依賴于先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，需要各基層單位重視，還要提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)教育，要發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，做好檔案資料的相關(guān)錄入工作，保證檔案資料保密和安全，提高方案管理工作的實(shí)際效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 白云麗.基層檔案管理信息化管理途徑分析[J].科技風(fēng)，2020（16）： 248-249.

[2] 劉亞蓮.基層檔案管理信息化建設(shè)途徑和策略分析[J].農(nóng)家參謀，2019（12）：292.