團體標準T/GDCKCJH 007—2020《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范儀器設備檔案》解讀

吳娟 覃曉燕 羅偉立

摘要：從標準制定的背景，標準的適用范圍，相關術語概念，一般要求、歸檔范圍及分類、檔案編號和整理、檔案移交和裝盒、檔案保管和利用、檔案電子化，標準制定的意義等幾個方面對團體標準T/GDCKCJH 007—2020《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范 儀器設備檔案》進行了詳細解讀，有助于特種設備檢驗檢測機構對儀器設備檔案規范管理的理解，有利于該標準的推廣應用，減少因儀器設備檔案的丟失影響特種設備檢驗檢測結果的發生。

關鍵詞：特種設備檢驗檢測機構 檔案管理規范 儀器設備 檔案 標準

The Interpretation of Social Organization Standard T/GDCKCJH 007—2020“Specification for Archives Management of Special Equipment Inspection and Testing Institutes? Instrument and Equipment Archives”

Wu Juan， Qin Xiaoyan （Zhuhai Branch，Guangdong Institute of Special Equipment Inspection and Research）

Luo Weili （Zhuhai Anyue Technology Co.， Ltd.）

Abstract： This paper interprets the association standard T/GDCKCJH 007—2020“Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes instrument and equipment archives”about setting background， the scope， terms and definitions， general requirements， archives? scope and classification， archives number and arrangement， archives transfer and packing， archives storage and utilization， archives electronizationm， significance of setting of the standard. This paper helps to special equipment inspection and testing institutions to understand the standardized management of instrument and equipment archives. And this paper benefits to the marketing and the usage of the standard， also helps to reduce the impact of the loss of instrument and equipment files on the inspection and testing results of special equipment.

Key words： special equipment inspection and testing institutes，specification for archives management， instrument and equipment， archives， standard

1 引言

人、機、料、法、環是5個影響產品質量的主要因素，也同樣是影響特種設備檢驗檢測質量的主要因素。“機”即特種設備檢驗檢測所用儀器設備，儀器設備是特種設備檢驗檢測的數據來源，檢驗結論判定的數據支撐。儀器設備檔案是鑒定、評價儀器設備技術狀態的科學資料，是為保障儀器設備正常運轉并處于良好狀態的重要依據。近年來，由于儀器設備隨機資料保管不到位導致無法追溯儀器設備測量范圍和精度，缺少量值溯源記錄導致無法保證儀器設備測量不確定度，缺少維護保養記錄導致儀器設備部分功能失效等管理問題凸顯，這些管理不善直接影響了特種設備的檢驗檢測結果。

2 標準制定的背景

根據市場監管總局數據，截至2019年年底，全國特種設備總量達1525.47萬臺。其中：鍋爐38.30萬臺、壓力容器419.12萬臺、電梯709.75萬臺、起重機械244.01萬臺、客運索道1089條、大型游樂設施2.49萬臺（套）、場（廠）內專用機動車輛111.69萬臺。另有：氣瓶1.64億只、壓力管道56.13萬千米。截至2019年年底，全國共有特種設備綜合性檢驗機構454個，其中系統內檢驗機構270個，行業檢驗機構和企業自檢機構184個。另有：型式試驗機構43個，無損檢測機構563個，氣瓶檢驗機構2065個，安全閥校驗機構665個，房屋建筑工地和市政工程工地起重機械檢驗機構310個。要保障如此龐大的特種設備安全運行，檢驗檢測工作尤為重要。

TSG Z7001—2004《特種設備檢驗檢測機構核準規則》、TSG Z7004—2011《特種設備型式試驗機構核準規則》、TSG Z7005—2015《特種設備無損檢測機構核準規則》、CNAS-CL52：2014《檢測和校準實驗室能力認可準則》、CNAS-CI01：2012《檢查機構能力認可準則》、RB/T 214—2017《檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》等各項準則在機構資源條件上分別對檢測儀器設備配置、參數、量值溯源、維護保養記錄方面都有相關的要求。例如：CNAS-CL52：2014第5.5.2條規定：實驗室應建立機制以提示對到期設備進行校準、核查和維護;第5.5.10條規定：實驗室應根據設備的穩定性和使用情況來確定是否需要進行期間核查。實驗室應確定期間核查的方法與周期，并保存記錄。CNAS-CI01：2012中第6.2.15條規定：應記錄與設備相關的信息。通常包括標識信息，適當時，包含校準和維護的信息。

由于多數的準則中只是對存檔的內容提出了要求，沒有構成檔案管理架構，忽視了檔案管理標識、存檔內容、存檔時間、設備與設施要求、借閱要求和銷毀要求、移交要求，造成了大量的檔案丟失。經過調查發現，特種設備檢驗檢測機構儀器設備檔案管理存在的問題主要有：檔案管理意識淡薄;檔案管理制度不健全、落實不到位;檔案管理力量薄弱;檔案管理方法落后;檔案歸檔不完整;檔案交接手續不嚴密，缺乏統一的特種設備儀器設備檔案管理規范。因此，制定特種設備儀器設備檔案管理規范是迫切的。

2019年1月，廣東省特種設備檢測研究院珠海檢測院等單位向廣東省測量控制技術與裝備應用促進會提出了制定《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范 儀器設備檔案》團體標準的申請。2019年4月，廣東省測量控制技術與裝備應用促進會立項，并下達了該項目的制定計劃任務，由廣東省特種設備檢測研究院珠海檢測院等單位負責起草。2020年4月23日團體標準T/GDCKCJH 007—2020《特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范 儀器設備檔案》發布，2020年5月10日起正式實施。

3 標準主要內容解析

3.1 標準的適用范圍

“本標準適用于特種設備檢驗檢測機構對儀器設備檔案的管理。”

本標準是基于特種設備檢驗檢測機構對儀器設備檔案規范管理來撰寫，適用對象為特種設備檢驗檢測機構，其他相關機構、行業也可參照使用。

3.2 相關概念解析

（1）儀器設備檔案，特種設備檢驗檢測機構外購或自制儀器設備在設計、生產、采購、驗收、安裝、使用、維修、保養、報廢等過程中形成的具有保存價值的文字、圖樣、聲像等不同形式的記錄。

（2）承壓類儀器設備，用于檢驗檢測鍋爐、壓力容器、壓力管道等承壓類特種設備的儀器設備。

（3）機電類儀器設備，用于檢驗檢測電梯、起重機、場內機動車輛、客運索道、游樂設施等機電類特種設備的儀器設備。

（4）科研類儀器設備，用于特種設備檢驗檢測科研項目的外購或自行研制的儀器設備。

（5）檔號，在歸檔文件整理過程中所用的字符代碼，標識文件的類別和排列順序。

3.3一般要求

考慮到特種設備檢驗檢測周期不一樣，檢驗檢測報告保存的期限也不同，為方便檢驗檢測測量數據長期溯源，標準對儀器設備檔案的保管期限及形式分別進行規定：“檔案的保管期限應為長期保管;檔案應以卷為單位，一臺儀器設備對應一卷檔案。”

3.4 歸檔范圍及分類

3.4.1 歸檔范圍

標準中規定歸檔范圍“應保存儀器設備購置或自制前準備階段、安裝驗收階段、使用階段、轉讓報廢階段形成的各種文件材料。”

購置或自制前準備階段材料如申請購置儀器設備的報告、招投標文件、購置合同等;安裝驗收階段材料如儀器設備的開箱記錄和裝箱單、儀器設備說明書、驗收報告及文件材料等;使用階段材料如設備履歷表、儀器設備定期量值溯源、儀器設備定期檢修、保養、核查等;轉讓報廢階段材料如儀器設備轉讓協議、報廢的技術鑒定材料或報告等。標準中給出了歸檔范圍的資料性附錄，為檢驗機構的儀器設備檔案給出了指引。

3.4.2 分類

標準內容：檔案應按照儀器設備的使用性質設置屬類，共4個一級屬類，其屬類代號用阿拉伯數字表示為：

1——承壓類儀器設備;

2——機電類儀器設備;

3——科研類儀器設備;

4——其他類儀器設備。

由于特種設備分為承壓類特種設備和機電類特種設備，標準為對應儀器設備使用的性質，也分為承壓類儀器設備和機電類儀器設備。考慮到多數特種設備檢驗檢測機構都有自己的科研團隊，所以標準對于自研自制的儀器設備單獨分類。無法歸在第1～3類的，如檢驗檢測安全閥、水質、限速器、防墜安全器等的儀器設備歸到其他類。部分儀器既可以用于承壓類設備檢驗，又可以用于機電類設備檢驗，可以按照其使用頻率予以歸類。

3.5 檔案編號和整理

標準內容：檔案的編號結構模式為：大類代字+屬類代號+案卷順序號。檔號章為每件檔案資料編號，應在每件檔案資料的右上角。共包含二項內容，檔號和序號。檔號為大類代字+屬類代號+案卷順序號（如：“C1-1” 承壓類儀器設備第1號案卷），序號為卷內順序號。

在給儀器設備檔案編號時，需先判斷屬類代號，如承壓類儀器設備為C1，機電類儀器設備為C2。一臺儀器設備對應一卷檔案，因此儀器設備的檔號按同一屬類依次取號。示例：C1-10（承壓類儀器設備第10號案卷），C2-5（機電類儀器設備第5號案卷），C3-2（科研類儀器設備第2號案卷），C4-3（其他類儀器設備第3號案卷）。

3.6 檔案移交和裝盒

為保證儀器設備檔案完整性，檔案經業務部門整理后，應于次年6月底前向檔案管理部門提交歸檔。紙質檔案移交時，應保持原卷的封裝。移交檔案時，由交接雙方對照移交清冊清點核對數量，查驗質量、內容和檢索工具，確保檔案真實完整、賬物相符。裝訂好的檔案應按順序裝入對紙張無害的無酸檔案盒，并填寫檔案盒封面及盒脊等項目。不同年度、保管期限、代號的歸檔文件不應裝入同一個檔案盒。

3.7 檔案保管和利用

依據《廣東省檔案條例》的要求，標準規定檔案管理單位應根據檔案載體的不同要求對檔案進行存儲、保管，以確保檔案實體、電子信息安全。檔案管理單位應做好防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等檔案防護工作。檔案管理單位庫房應保持適宜的溫濕度，溫度應控制在14℃～24℃之間，相對濕度控制在45%～60%之間。

由于檔案屬受控資料，有一定的保密性。標準規定檔案管理單位的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人或授權人批準。利用檔案時，應履行查閱手續，進行檔案查閱登記并反饋利用效果。

3.8 檔案電子化

紙質檔案存在不可預計的風險，導致文件損壞、丟失。標準規定檔案管理單位應建立檔案數字化常態機制，有序開展檔案數字化工作。電子檔案為具有保存價值的已歸檔的文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據。

4 標準制定的意義

該團體標準的制定旨在通過建立系列的特種設備檢驗檢測機構檔案管理規范，提高特種設備檢驗檢測機構的檔案管理水平。

該標準通過規范儀器設備檔案管理，提出適合特種設備檢驗檢測機構儀器設備檔案管理的要求，可有效提高儀器設備檔案管理水平，保證特種設備檢驗檢測結果的科學性、權威性，填補了行業內儀器設備檔案管理的空白，具有積極意義。