淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

鄭晶晶

摘要：檔案管理一直以來都備受關(guān)注，在現(xiàn)如今的信息化時代，利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理可以在很大程度上提高管理員的工作效率與管理質(zhì)量。但從另外一個方面來分析，檔案管理是一項復(fù)雜且工作量較大的工作，雖然現(xiàn)在利用互聯(lián)網(wǎng)進行管理很方便，但其信息量之大也在管理的過程中帶來了很多的問題需要我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)和解決。所以，對實際的管理工作中遇到的問題進行剖析，通過各種途徑找到解決方案來提高現(xiàn)階段檔案信息化管理的安全性至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;問題及對策

在進入信息化時代后，我國的各行各業(yè)在各方面的檔案管理中由之前的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為互聯(lián)網(wǎng)信息化管理，實現(xiàn)檔案管理無紙化。在以大數(shù)據(jù)為支撐背景的情況下，大小企業(yè)的檔案管理逐漸建立起自己的信息化體系，在方便管理、提高工作效率的優(yōu)點下，也存在著許多潛在的問題等待我們?nèi)ソ鉀Q，如果我們忽略這些問題，那么在今后信息時代檔案管理的發(fā)展之路上會很艱難。因此，本文主要從在實際進行檔案管理過程中遇到的問題進行分析研究，進而提出相應(yīng)的對策加以解決。

1信息時代檔案管理面臨的問題

1.1檔案管理員能力不足

在近些年，我國迅速步入信息化時代，雖然各行業(yè)在緊跟時代的發(fā)展，但很多企業(yè)在工作人員培訓方面都存在很多相似之處。例如在檔案管理中，雖然企業(yè)已經(jīng)采用信息化管理，但這對檔案管理員在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全等方面都是高標準要求。實際工作中普遍存在的現(xiàn)象是對管理員培訓不到位，一些老員工接受新知識和新技能的能力降低，這就導致管理員在技術(shù)管理方面能力不足，在檔案管理過程中碰到問題時無法及時發(fā)現(xiàn)并解決，這在一定程度上降低了檔案管理的安全性，不利于信息化檔案管理的發(fā)展。

1.2檔案資料收集不全面

檔案管理由紙質(zhì)版管理向信息化管理過渡的過程中，最常出現(xiàn)的問題之一是檔案資料丟失，導致在進行檔案信息重新登記的時候出現(xiàn)檔案信息不全的問題。由于之前的檔案都是進行紙質(zhì)版管理，并且檔案在本身信息量大、種類多的情況下，若管理員在檔案收集時不注意、不細心，那么在進行檔案登記時很容易會發(fā)生丟失、遺漏等問題。這種問題除了自然無法避免的檔案損壞之外，主要與檔案管理員的工作素養(yǎng)以及工作態(tài)度有很大的關(guān)系，所以，提高管理員的工作熱情與責任感是十分重要的。

1.3檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差

一些剛進行檔案信息化管理的機構(gòu)，還沒有意識到檔案管理的重要性，導致對檔案管理用到的基礎(chǔ)設(shè)施投資少，不重視檔案管理的標準化，達不到其該具備的安全性與可靠性，無法滿足實際生活中人們對檔案的需求。尤其在現(xiàn)如今互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，若做不到檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善，這將會對人們的檔案帶來不容小覷的危害，會讓一些不法分子乘虛而入。檔案管理建設(shè)的信息化基礎(chǔ)較低，也在一定程度上大大降低了檔案管理的質(zhì)量。

2信息時代應(yīng)對檔案管理出現(xiàn)問題的對策

2.1完善檔案管理體系

檔案管理體系對檔案管理工作來說十分重要。完善檔案管理體系主要是對檔案管理員的工作制度以及對檔案管理規(guī)范化的完善。在對管理員管理中，第一要加強對管理員所需技能和知識的相關(guān)培訓，要實現(xiàn)線上培訓，線下實際操作，這樣才能夠使管理員真正學會如何對信息化檔案進行管理，并且才能針對實際工作中出現(xiàn)的問題進行探索和解決。第二要對管理員工作管理制度做出相應(yīng)改變，制定更加具體的措施，例如，可以對管理員實施獎罰來改善管理員管理檔案的現(xiàn)狀。在對檔案進行信息化管理時，對檔案進行細分類，可以方便人們隨時查詢相關(guān)檔案資料，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。

2.2加強檔案內(nèi)容的管理

各類檔案經(jīng)過紙質(zhì)版管理的階段后步人信息化管理，這在一定程度上大大提高檔案管理的安全性，在此期間，要十分重視檔案內(nèi)容的管理。首先是進行各類檔案資料的搜索以便于檔案的登記，這是檔案管理最為重要的階段，只有在進行登記時對相關(guān)資料收集全面，才能夠在后期的管理中發(fā)揮信息化管理的最大優(yōu)勢，因此在對檔案資料進行搜索時應(yīng)該盡最大努力做到不漏記、少記。其次是在登記結(jié)束后對檔案的管理。管理員需要對檔案進行細分類與整理，在更大程度上實現(xiàn)它的利用價值，為人們帶來便利。

2.3加大資金投入力度

在進行檔案信息化管理時，最重要的是對一切設(shè)備以及人員等各方面的資金投入。第一是在基礎(chǔ)設(shè)施方面，購買檔案管理所需的硬件和軟件設(shè)備，對檔案進行信息化管理是基于電腦為硬件基礎(chǔ)和后臺數(shù)據(jù)庫為軟件基礎(chǔ)實現(xiàn)的。在實現(xiàn)檔案信息化管理的前提下，應(yīng)購買足夠的電腦供管理員使用，系統(tǒng)開發(fā)中使用到的數(shù)據(jù)庫也應(yīng)該具備足夠大的空間對檔案信息進行存放，數(shù)據(jù)庫必須要具備較強的兼容性和空間，所以需要耗費一定的資金去購買較好的數(shù)據(jù)庫。在另一方面，對檔案管理員的薪酬分配應(yīng)該做出相應(yīng)的調(diào)整，對一些管理能力強，工作認真的管理員實施獎金分發(fā)，這可以在一定程度上調(diào)動管理員的工作積極性。最后，在管理員技能培訓方面要進行投資，通過相關(guān)培訓使管理員具有檔案管理工作應(yīng)該具備的專業(yè)素養(yǎng)以及工作素質(zhì)，使管理員對現(xiàn)代信息化技術(shù)有詳細的了解與學習，能夠?qū)n案信息化管理所用到的設(shè)備熟練操作。在機械設(shè)備以及管理員培訓方面進行相應(yīng)的資金投入，在提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高工作效率。

3結(jié)束語

時代在進步，人們生活的各方面都在緊追時代的腳步，檔案管理信息化是近些年來新發(fā)展起來的管理模式，在以后發(fā)展的道路上面臨的困難還有很多，現(xiàn)在需要做的就是在檔案信息化發(fā)展的前期打好基礎(chǔ)。無論是在人員管理方面還是在基礎(chǔ)設(shè)備方面，都應(yīng)該考慮到各方面的因素，分析解決現(xiàn)階段實際檔案信息化管理工作中遇到的問題，在此基礎(chǔ)上，加強管理員解決問題的能力。管理員應(yīng)該緊追時代的發(fā)展，不斷學習掌握信息技術(shù)和關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展方向與趨勢，為以后遇到問題進行解決時打下基礎(chǔ)。