行政事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略探析

林俏瑾

摘 要：行政事業單位傳統檔案管理已無法滿足現代社會經濟發展的需求，信息科技數字化、網絡平臺技術的運用，將有效地提升了人事檔案管理的科學水平。然而提高檔案管理規范化建設水平，無疑是數字化、網絡化建設水平提高的基礎和有力保證。信息化和規范化將相互促進和發展。因此本文從規范行政事業單位人事檔案管理的意義入手，探究檔案管理存在的問題，并提出了規范化建設的具體策略。

關鍵詞：行政事業單位;人事檔案管理;規范化水平

行政事業單位屬于管理型、執行型、事務型、智力密集型單位，內部人員是重要的人才資源也是國家的重要財富，行政單位必須重視人才的戰略資源，加強人事的檔案規范管理，以此提升人事管理水平，促進人力資源的合理運用。推動事業單位長期健康穩步發展具有十分重要的意義。就目前來看，大多行政事業單位存在人事檔案管理不規范的問題，致使檔案管理水平低，整體作用受限，人事管理水平得不到有效提高，效能得不到有力的發揮。伴隨行政事業單位改革深入推進，人事檔案管理在其中的重要性愈發突出，這就要求行政事業單位必須重視人事檔案管理的規范建設，充分發揮優質檔案管理對行政事業單位發展的推動作用。

一、規范行政事業單位人事檔案管理的意義

1. 提升工作質量。行政事業單位工作的人事管理水平的提升離不開人事檔案規范管理。這是因為該項工作是人才隊伍建設的基礎，是其他日常管理工作的起點，是推進管理工作質量的可咨的重要資料，具體來說有以下兩點體現：（1）著眼規范。規范化人事檔案管理為行政單位一系列管理工作提供重要的資料參考，人事管理工作中，管理機構人員需要對員工工作情況進行充分系統的了解，以此對人員發展規劃、培訓工作、質量考核、工資福利以及職級的提升、崗位的變遷、醫療保障信息等進行安排。在上述工作中，規范化、系統化的人事檔案可以為管理工作提供及時、有效的基礎性信息，從而引導管理者及其部門高質量決策，進而提升管理工作質量;（2）提高質量。人事管理工作管理目標是優質高效，是需要在人員吸收、教育、培訓、崗位培訓和鍛煉等環節對人員質量加以評估，以此培養鍛煉一支高質量的員工隊伍，實現行政事業單位工作質量的有效提升。優質人事檔案是員工隊伍組建的重要參考，可以幫助管理者及其人員科學組建員工隊伍，確保行政事業單位內部整體工作水平的不斷提升。

2.提升工作效率。隨著社會經濟事業的迅速發展，行政事業單位用人制度不斷深化改革，用工用人制度的相應改革，也促使崗位人員的流動性增加，而伴隨人員的人事檔案就成了單位快速了解人員情況的重要基本資料，能為選人用人單位提供一個重要的視角，所以人事檔案管理機制的高效、規范在其中有極為關鍵作用。其具體作用表現為兩點：一，人事檔案管理的規范建設對于人事材料使用率的提升有重要作用，管理人員可以全面且迅速地掌握所需人員的相關資料;二，人事檔案管理規范性的提升對于人事檔案準確性、及時性、真實性有保障作用，只要管理人員需要查閱人事資料就可以按照流程實現相關資料的快速查詢，縮短查閱時間，減少相關人員的工作量，并有效提升行政事業單位人員運行效率。

3.反映發展狀況。現在行政事業單位發展變化過程中，經常的人員流動變化成為普遍，人事檔案應對此進行全面、及時、準確、周詳的記錄。對于單位不同發展階段的人員配置加以直接反映，是記錄行政事業單位的整體發展狀況的一個重要方面。人員的數量規模以及人員崗位變動頻率會隨著單位的發展而不斷變化，其改變是事業單位人事發展的最直觀反應。而只有檔案管理規范化、信息化、網絡化才有可能。對此，行政事業單位必須加強人事檔案管理的完善和規范，優化人才招聘和人才培養，使得人員能力得到增強不斷地吐故納新滿足單位發展需求，建立起良好的人才隊伍，幫助行政事業單位在激烈的市場競爭中占據優勢地位。

4.便于吐故納新

（1）人員分類明確，人事檔案對每位員工的入職、工作質量、升遷以及離職等相關情況進行了詳細記錄和分類，對于指導行政事業單位進行篩選人才工作有重要意義。行政事業單位可以通過人事檔案準確判斷自身對于人才類型的需求，以便在之后的招納中有針對性的選擇人才，提升人才招聘的趨向性和科學性;

（2）實施科學培訓，行政事業單位可以通過人事檔案準確了解現有人員的分類情況，以及知識水平，技術等級等存在的不足，知識技術更新的需求，進而根據情況進行具有針對性的集中培訓和專門進修，對于單位內部人員綜合能力的提升有積極作用，全面提高單位人員的工作效率和水平;

（3）高效合理調配。人事檔案規范記錄還可以幫助行政事業單位進行合理的人員調動和調整，對于能力突出且表現良好的人員予以升遷、表彰;對于能力一般、表現一般的員工予以適時培訓;而對于那些影響惡劣、缺乏職業道德的員工給予相應責罰甚至給予以清除。員工調整工作的順利開展，有利于整體工作質量的上升，而優質人事檔案管理為其提供了有效參考。

二、當前行政事業單位人事檔案管理存在的問題

當前社會經濟迅速發展、信息科技日新月異，所有這些都要求行政事業單位順應時代發展趨勢實現自身工作的轉型升級。在與社會發展方向一致的前提下，行政事業單位還要保證所做工作與自身發展實際相符，其中人事檔案管理的規范和完善就在諸多工作中占據重要位置。舊有人事檔案實行箱柜封閉管理，管理模式落后工作繁瑣，查詢難、應用難、利用更難，已無法滿足高速發展的時代需求，行政事業單位作為推動社會發展的重要力量，一定要重視檔案管理工作的規范化，認清現存人事檔案管理中出現的問題并予以針對性解決，實現檔案管理水平的穩步提升。

1.對規范化檔案管理重要性認識不足。目前仍有較多行政事業單位對人事檔案規范化管理的短視，對人力資源管理規范化的價值判斷存在誤區，由于對規范化檔案管理重要性缺少全面且客觀的認知。又因管理者的不重視，人事檔案管理被行政事業單位嚴重邊緣化、碎片化，加上人力、物力、財力均得不到有力支撐，檔案管理對于人事管理水平的促進作用也無法得到有效發揮，人力資源的潛力無法有效運用，使行政事業單位整體運行產生不利影響。

行政事業單位規模不斷變化、職能作用又面臨大的轉化，效益型、社會型、服務型的增多，單位性質面臨多元化。這些都要求行政單位工作效率也要隨著時代發展而不斷提升，但是如果檔案規范化管理重視度不高、檔案管理工作質量難以達標等都將阻礙工作質量以及效率的進一步提升。由于在制度上得不到保障，領導者不夠重視，規范化建設難以成型，檔案管理人員的工作標準缺乏正確價值評估和有效激勵，這些都造成檔案規范管理不到位，從而無法實現人員能力的準確評估和工作崗位的合理安排。

2.從事檔案管理人員專業水平有待提高。對規范化檔案管理重要性認識不足還會造成檔案管理人員培訓少，致使人員能力不高、經驗不足。在行政事業單位中擔任檔案管理工作的大多不是專業人員，有的甚至多為單位內部選擇的或經驗不足或即將退休的員工，檔案管理經驗缺乏、專業性不高，僅僅是被動依照單位需求進行檔案的管理，缺乏管理規范性以及扎實的管理知識，無法實現檔案管理工作的高質量完成。隨著行政事業單位持續發展，人員流動愈加頻繁，社會以及市場對于檔案管理的質量都提出了更高要求，規范化、專業化是其發展的必然趨勢，但是因大多單位以降低管理成本為目標并未加強對于專業檔案管理人員的補充，也未對現有檔案管理人員進行定期專業培訓和知識更新，致使管理混亂程度加劇，管理專業性遲遲得不到提升。此外，部分事業單位在人事管理和檔案管理方面缺乏系統性，檔案管理制度不完善，具體操作依據缺乏，而檔案管理人員的編制也存在隨意性，這些都造成了人事檔案管理難以規范化的實現。

3.信息化建設投入不足水平偏低。行政事業單位人事檔案管理人員信息化水平低是困擾大多行政事業單位的主要問題，究其原因主要有兩點：一，檔案管理人員入門關沒把好，并且缺乏信息科技培訓，無法實現檔案管理的信息化轉變，也無法利用現代化設施有效提升工作效率;二，部分行政事業單位對人事檔案管理重要性缺乏認知，并沒有意識到把規范化信息化管理系統引入的必要性，不能在工作中運用互聯網等現代化設備實現檔案管理效率的有效提升。先進計算機系統也因重視度的不高而無法獲得及時硬件和軟件更新，對人事檔案管理效率的提升和信息查閱的便捷都造成阻礙。限制了其向信息化發展的進程，使得信息保存、檢索、調閱等耗時耗力，不僅嚴重降低了人事檔案管理質量，且過多翻閱搬動會對實體檔案造成不可挽回的損傷。

4.傳統管理方式尚未向現代管理轉型。部分行政事業單位已經開始意識到自身發展進程中檔案規范化管理工作存在的不足，且已經開始了相應的改革，但是所做出的改革策略依然深受傳統檔案管理認識和思維的約束和影響，維持著舊有管理慣性，缺乏制度性安排，管理方式不規范、管理效率不高且安全性低下，這些都對人事檔案管理的質量提升造成阻礙，致使檔案管理松散、備份不全、保密性不佳、使用難，利用率不高。人事檔案管理的規范化建設并非一蹴而就的，其中需要一段較長時間，而在此過程中舊有管理手段的負面影響也愈發突顯。在傳統檔案管理中，所有收集、整理、分類、存檔、保管、調閱、流轉等基本大都由人工完成，管理落后，使用效率低，在此模式束縛下，規范化、現代化人事檔案管理難以實現，其中必然會出現諸多對管理質量造成嚴重影響的漏洞多，偏離人事檔案管理既有目標的促進作用。

三、提升行政事業單位人事檔案管理規范化水平的若干策略

1.秉承法制精神，優化管理機制。隨著社會發展，檔案法制建設將更加規范，行政事業部門也應建立具備法制工作的部門或崗位規章和制度，這樣檔案規范管理也應納入擁有的位置。如此檔案管理機制的優化和完善是規范管理實現的重要保障，行政事業單位必須通過強化部門協作、職能劃分、權責定位以及組織保障等措施途徑實現檔案規范管理機制的優化，具體包括以下四點：（1）制定檔案管理制度，保證相關制度的切實落實，確保組織到位、領導到位、工作人員到位，以達到組織落實、領導落實、責任落實;（2）加強檔案管理宣傳，強化檔案管理的法制化宣傳，提高領導意識，各部門清楚知曉人事檔案管理的重要作用和職責，提升各部門配合程度和責任意識，確保資料收集的及時、準確無誤以及檔案使用的便捷、安全;（3）檔案管理職責落實到單位、領導、部門和人，落實獎勵和追責制度，確保人事檔案管理工作的規范、安全、科學和高效;（4）定期召開規范化檔案管理經驗交流，通過提升管理人員的等級，修定管理制度、提高管理人員的專業化水平等途徑建立起高效檔案規范管理機制。

2.轉變管理思維，增強服務意識。檔案管理的最終目的是服務，這就是要求人事工作領導者轉變舊有的檔案管理的思路，改變原來由具體部門負責，領導從不過問的老格局。首先建議從國家層要強化立法性規章、部門性實施細則。各單位部門要求具體的操作法則、操作規范、特殊行業的專業性規定。這樣行事才有制度性保障，檢查督促才有板有眼。提高認識不只停在口頭上，而且落實在行動上，規范化教育才能有章可循。相關的規范化管理才有明確的方向，為檔案管理利用服務，為現代社會發展服務。

（1）建立檔案管理系統工程。設立各分支系統、模塊，設計各專業檔案軟件，從源頭定義各種收集行為，以實現拓寬和豐富檔案信息收集渠道，建立起規范化、系統化的信息收集體系，將行政事業單位各部門作為重心，完善各部門實施檔案的收集工作，建立起安全可靠高效的人事檔案收集渠道;

（2）設立聯動機制。在系統工程完善的基礎上，各分支子系統采取封閉和聯動共享相結合，確保人事管理信息進得來出得去。實現檔案聯動機制的建立，在進行檔案信息收集時確保人員基本信息的完整，其中須包括人員基本的學歷、工作經歷、工資、職稱、福利、家庭情況以及獎罰狀況等，完善檔案管理利用機制;

（3）強化考核機制。在系統管理完善的基礎上，考評獎懲制度適時啟動，這樣鼓勵和鞭策減少主觀性，體現客觀性，提升管理的實質性。在單位年度考核中將檔案管理工作質量納入，將其與工資、職稱等掛鉤，進一步加強人員檔案管理意識，保證規范化人事檔案管理模式的實現。

3.注重選用人才，加強隊伍建設

檔案管理人員是各項檔案管理工作的建設者和具體的實施者，其隊伍質量高低直接關系到檔案管理的規范與否。行政事業單位加強人才隊伍建設的最重要途徑，一是把好進門關。選調人員時，要具備專業化知識和具體業務水平，把好入門關。二是重視培訓關。要予以檔案管理人員定期專業培訓，或以需求的定向培訓為前提條件，實施高效的針對性培訓。三是選拔任用關。在人事檔案規范工作中任勞任怨，有成績和積極貢獻者要大膽提拔任用，及時晉升。這樣才可以朝著規范化現代化檔案管理需求，朝著人事檔案管理水平穩定提高的方向邁進。人員培訓的內容注重抓好三大方面，一為培養基礎知識、專業知識和更新技能，實行管理能力的提升，二為數字化、智能化、信息化技能的培訓，三為現代檔案規范化管理意識和責任意識的提升。

四、結語

行政事業單位檔案規范化建設，是檔案管理數字化、信息化的基礎。數字化、信息化建設是人事檔案規范化建設的方向。兩者互為前提，互相作用是建設現代化行政事業單位檔案規范化建設的必由之路。通過法制建設，各種規章制度的設立，促進了行政事業單位自主責任意識，提升智能化專業化的檔案規范化管理水平。檔案管理工作必將從原始的落后的部門凌亂管理發展至閉合循環管理向著集約管理，奔向對外開放的互聯互通，直到物物聯通的趨向發展。相信到那時，不僅物盡其用而且形成人盡其才的開放、高效、豐富的人才管理發展格局，將會給予現我們行政事業人事檔案規范管理必要性、重要性的相應歷史和現實定位。

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（作者單位：福安市人事考試中心）