關(guān)于國企檔案規(guī)范管理分析

摘要：隨著國有企業(yè)與外界合作交流日益頻繁，加之當(dāng)前社會信息化發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的國企檔案管理和當(dāng)前管理需求不符，因此，需要充分借助技術(shù)優(yōu)勢，變革管理方式。只有通過規(guī)范化管理檔案，才能將檔案服務(wù)這一職能充分發(fā)揮出來，助力國企檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。本文對于當(dāng)前國企檔案的管理工作存在問題簡要分析，并提出檔案管理的規(guī)范化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：國企;檔案;規(guī)范管理;信息化

引言：當(dāng)前，國有企業(yè)在發(fā)展過程規(guī)模逐漸擴大，國際交流以及國內(nèi)合作越來越多，企業(yè)管理模式逐漸向信息化以及網(wǎng)絡(luò)化等層面發(fā)展。計算機技術(shù)不斷發(fā)展過程，社會逐漸步入信息化時代，大量的檔案數(shù)據(jù)和信息對國企內(nèi)部檔案管理工作提出的要求更高。檔案管理相關(guān)人員需要與時俱進(jìn)，更新思維，積極探索全新的管理模式，打造規(guī)范化的管理形式，為國企檔案管理工作有序進(jìn)行奠定良好基礎(chǔ)。

一、國企檔案的管理現(xiàn)狀

（一）重視度不足

當(dāng)前，管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)者對于國企內(nèi)檔案管理的重視程度不足是影響檔案規(guī)范化管理主要因素之一。缺乏重視，使得管理過程責(zé)任分工不明確，人員工作態(tài)度不積極，管理制度不完善，且難以有效落實，缺乏頂層規(guī)劃，難以結(jié)合企業(yè)發(fā)展，制定與之相匹配的檔案管理模式，使檔案管理整體可操作性不足，難以形成系統(tǒng)化管理。

（二）制度不完善

國企內(nèi)部檔案管理制度的完善性不足主要指檔案編研相關(guān)工作開展過程分散進(jìn)行。主要由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)主體進(jìn)行檔案資料的歸檔，由于其缺乏歸檔經(jīng)驗，可能導(dǎo)致重要的信息出現(xiàn)遺漏，檔案信息獲取不全面等問題。

（三）信息化水平低

部分國有企業(yè)內(nèi)部的管理逐漸向國際化以及一體化方向發(fā)展。管理工作開展期間，利用OA軟件、ERP軟件，將管理滲透到各個工作細(xì)節(jié)。部分企業(yè)內(nèi)部檔案管理，仍然使用紙質(zhì)文件為主要方式，部分檔案在檢索期間過度依賴手工，查找不便，對于檔案利用的價值產(chǎn)生影響[1]。

（四）利用效率不高

受到檔案信息的收集以及編研多項工作的影響，檔案內(nèi)容記錄的完整性不足，在一定程度上對于其利用價值產(chǎn)生影響。加之利用制度存在不完善的問題，導(dǎo)致部分企業(yè)當(dāng)中檔案的利用效率不高，難以將其服務(wù)功能有效發(fā)揮出來。

二、國企檔案的規(guī)范化管理路徑

（一）高度重視檔案管理

從國企的領(lǐng)導(dǎo)人員角度出發(fā)，需要高度關(guān)注檔案管理工作，營造良好的管理氛圍。確保檔案的規(guī)范化管理，需要落實頂層設(shè)計，按照領(lǐng)導(dǎo)人員管理范圍，劃分責(zé)任，使其對于管理工作提高重視，保證相關(guān)制度能夠有效落實。立足于企業(yè)實際發(fā)展，展開管理工作的總體規(guī)劃，將檔案管理相關(guān)配套設(shè)施不斷完善，使管理過程的操作性更強，對于檔案信息展開系統(tǒng)化管理。

同時，只有領(lǐng)導(dǎo)人員高度重視，才能健全國企的檔案管理機構(gòu)，為管理工作規(guī)范化進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。國企當(dāng)中管理層級相對較多，因此，檔案內(nèi)容復(fù)雜，需要建立主要負(fù)責(zé)人、層級負(fù)責(zé)人和檔案管理責(zé)任人為一體的管理組織，齊抓共管，確保不同管理層級責(zé)任明確，組建完善的管理網(wǎng)絡(luò)。

（二）完善管理制度

國企檔案管理過程制度的完善，可保證管理工作規(guī)范化進(jìn)行。國有企業(yè)需要制定統(tǒng)一化的管理細(xì)則，對于內(nèi)部檔案展開歸類，明確檔案的歸檔流程，保證檔案信息的收集、內(nèi)容編制、檔案歸檔以及后期管理具備制度支持，讓檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化。為提升人員管理意識，還可將檔案管理工作質(zhì)量和其績效考核相互關(guān)聯(lián)，確定考核指標(biāo)、方法等，使相關(guān)制度能夠落到實處。

比如：制定獎懲制度，為管理工作表現(xiàn)優(yōu)異的員工提供物質(zhì)激勵，促使其主動展開各項管理工作。同時，還可起到約束作用，聯(lián)系績效考核，約束人員管理行為。在管理過程，還可通過質(zhì)量監(jiān)督，重點對人員管理過程、工作效率等展開監(jiān)督，及時考核，獲取反饋，不斷優(yōu)化管理方案，將管理薄弱環(huán)節(jié)持續(xù)完善，提高檔案的規(guī)范化管理水平[2]。

（三）更新管理模式

1.建設(shè)信息化管理系統(tǒng)

為改善以往管理工作低效的問題，需要國企積極利用信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等優(yōu)勢，開發(fā)內(nèi)部資源的利用價值，建立與檔案規(guī)范化管理需求相符的信息化系統(tǒng)，對于國企所有檔案展開統(tǒng)一化管理。管理系統(tǒng)既可為檔案使用者提供查詢服務(wù)，而且還可展開信息化檔案管理，將系統(tǒng)和企業(yè)OA系統(tǒng)相互對接，使檔案信息獲取更加及時、高效。將企業(yè)內(nèi)部所有檔案信息電子化，并通過集中方式統(tǒng)一管理，在檔案的存檔和利用過程，展開實時監(jiān)督，提高管理工作信息化水平，為企業(yè)內(nèi)部檔案管理以及服務(wù)效率的提升奠定良好基礎(chǔ)。除此之外，信息化系統(tǒng)的建設(shè)，還能進(jìn)一步提高管理效率，讓檔案管理靈活性更強。

2.使用一體化管理模式

國有企業(yè)檔案管理可融合文秘制度，在內(nèi)部設(shè)置文書檔案管理崗位。立足整體，保證檔案信息生成、信息收集和歸檔整個過程數(shù)據(jù)信息真實性、內(nèi)容信息的完整性，使企業(yè)內(nèi)部文書與檔案之間信息暢通。利用文檔一體化的管理模式，可提高文書崗位人員檔案意識，在重要文件流轉(zhuǎn)期間，對于文本及時歸類和存檔，并按時上交檔案管理部。人員還需明確檔案的歸檔范圍，使文檔完整性能夠得到保障。高度利用文書處理環(huán)節(jié)的重要信息，為檔案部門人員提供支持，降低檔案管理期間重復(fù)勞動。此外，還需要在文書文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)以承辦等過程，和檔案收集、歸檔和使用等融為一體，對于文件展開精細(xì)化處理，形成系統(tǒng)化案卷，為信息查找提供便利。在一體化管理模式之下，能夠降低檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，有助于推動規(guī)范化管理進(jìn)程。

（四）培養(yǎng)人才提高檔案利用效率

國企還需從檔案人才的培養(yǎng)角度出發(fā)，積極為其組織相關(guān)培訓(xùn)活動，要求人員對于信息技術(shù)、檔案管理信息化流程以及專業(yè)化知識等全面學(xué)習(xí)。可向內(nèi)部聘請專家，指導(dǎo)人員利用管理系統(tǒng)展開管理工作;還可組織人員到其他企業(yè)當(dāng)中，學(xué)習(xí)優(yōu)秀管理經(jīng)驗。在交流過程，不斷提高管理水平。發(fā)揮人才在規(guī)范化檔案管理中的價值，能夠收集到全面的信息資料，把控管理期間信息接收環(huán)節(jié)，對于重要的檔案信息，設(shè)置專業(yè)檔案，明確管理重點，革新管理模式。將以往單一化管理模式逐漸轉(zhuǎn)向集中化管理，高度整合國企內(nèi)部檔案資源，開發(fā)其利用價值，對于普通檔案資源共享，對于機密檔案做好保密工作，挖掘檔案信息價值，提高管理工作有效性。除此之外，還需要求管理人員對于《檔案法》及時學(xué)習(xí)，提高其法律素養(yǎng)，對于檔案規(guī)范化管理重要性有明確認(rèn)識，為國企檔案的規(guī)范化管理提供人才保障[3]。

結(jié)束語：總而言之，國有企業(yè)當(dāng)中，檔案信息十分重要，其中記錄了國企發(fā)展重要信息，屬于其內(nèi)部無形資產(chǎn)。在國有企業(yè)不斷發(fā)展過程，檔案管理工作模式也出現(xiàn)了諸多變化。使用以往管理模式和當(dāng)前檔案管理切實需求出現(xiàn)不相符的問題。對此，需要國有企業(yè)面臨現(xiàn)實問題，尋找檔案管理的規(guī)范化路徑，與時俱進(jìn)，更新觀念，探索出切實可行的管理之路，為企業(yè)檔案的規(guī)范化建設(shè)提供支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊祎.關(guān)于國企檔案規(guī)范管理探討[J].大科技，2020，（08）：14.

[2]管海鴻.關(guān)于新時期國資國企檔案規(guī)范化管理的幾點思考[J].城建檔案，2020（6）：28-29.

[3]秦振萍.淺談特大型國企檔案的規(guī)范化管理[J].青年時代，2018，（16）：286-287.

作者簡介：

劉婷婷（1988-），女，漢族，四川省綿陽市，本科，檔案管理，國投新疆羅布泊鉀鹽有限責(zé)任公司。