如何讓分析報告數據錄入自動化

徐利榮

摘要：信息時代的到來推動了社會各個領域、各項管理活動的信息化建設，財務管理作為企業最為核心的管理內容與需要與時俱進，在具體的財務工作中運用新的思維、多樣的方法和路徑來實現升級與轉型。其中將財務數據分析報告自動化就是每個新時代財務人員必須具備的能力，也是實現財務發展的必經之路。在此，文章就通過具體的實踐案例來探討如何讓分析報告數據錄入自動化。

關鍵詞：財務轉型;報告數據;自動化

前言

自從接手溫電公司經營分析報告和溫電公司一子公司的財務工作后，一直苦于有時間限制的工作量太集中，恐于分析報告大量的數據錄入。經營分析報告中一般存在大量的數據，手動錄入速度慢，且頻繁錄入數據差錯率較大，數據錄入枯燥乏味。于是，首先在子公司嘗試Word分析報告數據與Excel數據互通，經過多此改版試驗，最終Excel與Word數據互通版分析報告模版于2018年5月成功出爐，并運用于溫電分析報告中。Word分析報告數據實現了Excel數據自動錄入，實時更新，減少了人工錄入的時間和差錯率，減輕分析人員數據錄入的壓力，可以使分析人員更多的時間關注分析報告的質量。

實施背景

財務人員轉型，也是現代化企業管理的需要。浙能集團自從2015年開始，陸續上了合同系統、全面預算系統、SAP系統，直至成立財務共享中心，本地財務人員逐步從傳統的賬務處理業務解脫出來，要求財務人員融入業務、了解業務，最終實現財務管理目標，為企業創造更大價值，這就要求企業不斷加強財務管理，提高經營分析報告質量，并為企業提出合理化建議，真正當好企業的參謀。

分析報告是反映企業財務狀況和經營成果，經營管理過程中不可缺少的一部分，但是經常困擾分析人員的是時間，由于從財務報表出具到要求提交分析報告大約只有短短三—四天時間，分析人員每月編寫分析報告經常需要加班，時間對分析人員特別重要。特別是以往的做法，分析報告的數據都是手工一一錄入的，Excel數據整理完成后，再從Excel數據錄入到Word文檔占據半天多時間，且準確率得不到保障，因此，如果能縮短數據再錄入的時間，就可以為在短短的幾天內完成高質量的分析報告創造有利條件，那么如何縮短數據再錄入的時間？

最直接的做法：實現Excel與Word數據互通，讓Word分析報告的數據再錄入自動化，減少Word數據的人工再錄入時間，把時間留給生產經營過程中異常指標的原因分析上。那么，如何讓Word分析報告的數據錄入自動化？

內涵和做法

分析報告數據錄入自動化，簡單地說，就是把Excel表的數據利用復制功能選擇粘貼到Word中，使Excel表的數據直接鏈接到Word分析報告中，Excel表的數據整理完成后，Word分析報告數據可以實現實時自動更新。

具體步驟如下：

一、建立Excel數據基礎表

（一）建立文件名為“數據基礎”Excel文件，包含 “所有指標”和各財務報表等多張數據表

打開Excel空白表，建立一張分析所需的“所有指標”表：設置本月數、上月數、上年同期數、與上月環比、與上年月度同比，本年累計數、年度預算數、與時間進度比、與上年累計同比等設置數據列，根據分析所需指標設置數據行，該表格命名為“所有指標”，該表涵蓋了所有分析報告所需的指標，便于各種分析報告數據采集表取數用;同時增加多張Excel空白表，用于每月復制財務報表，并根據相應的報表命名。

（二） “所有指標”關聯各財務報表

在“所有指標”中設置公式，分別從各財務報表取數。在此基礎上可以增加按需要向提交分析報告的部門設置數據采集表，如：股份分析采集表、計劃營銷分析采集表等。每張分析采集表的指標均按分析報告中所需數據出現先后順序排列，便于Word分析報告從相應的Excel表取數，每張分析采集表的指標直接從“所有指標”取數。

二、建立溫電數據分析表，關聯基礎表中的分析采集表

另建一Excel空白表，命名“溫電數據分析表”，建立多張Excel空白表，分別用于從基礎數中的股份分析采集表、計劃營銷分析采集表等對應表取數，并在有數據對比的單元格中加入函數“IF”，判斷數據正數還是負數，當分析報告中數據對比出現負數時，以免分析報告中語句表達僵化，消除負號影響。

三、Word版分析報告中數據關聯溫電數據分析表中對應的分析采集表

（一）建立Word版分析報告。

（二）在溫電數據分析表中選擇分析報告中所需復制的數據。

（三）返回分析報告中，把光標定在分析報告中需要錄入數據的位置，點粘貼下拉，選擇“選擇性粘貼”，—帶格式文本（RTF），確定。

重復上述操作，Word版分析報告中所有數據都與Excel表數據鏈接后，當基礎表中“所有指標”數值發生變動時Word文檔數據可以實時更新。

（四）每月所有財務報表、計劃經營等數據錄入，確認準確無誤后，初次打開Word文檔，選擇“更新”，更新時間有點長，耐心等待;如數據無需更新，可以直接選擇“不更新”。

四、Word分析報告中的數據可以實時追蹤

鼠標移動至數據處，右擊可以查看數或更新數據來源，并可以在相應的Excel表中編輯數據。

五、注意事項

（一）慎用IF函數、VLOOKUP函數。Excel表格中單元格插入公式IF函數、VLOOKUP函數，會增加處理器的負擔，影響數據處理的速度，對電腦的CPU要求較高。因此，應盡量少用IF函數、VLOOKUP函數。

（二）基礎數據盡量一次性處理完畢。雖然Word分析報告關聯了Excel表格中的數據，但由于在編寫分析報告中途發現數據有誤或缺少數據，即時補正數據時會發生電腦CPU高速運轉，忙于更新數據，鼠標動不了的現象。因此，在基礎數據處理完畢，打開Word分析報告，為確保不會受CPU處理速度的影響，分析報告應一次性更新后保存退出，再重新打開Word分析報告，選擇不更新數據。此時，可以放心地編寫分析報告。如臨時發現個別基礎表數據需要修改，且想看下修改后的效果，可以右擊該數據，選擇更新。

（三）每月還需要注意財務報表的格式。由于基礎表的數據取數于財務報表，財務報表的格式一旦發生變動，基礎表數據的準確性受到很大影響，因此基礎表的取數公式應及時調整，以免發生數據錯誤現象，給分析報告的質量造成影響。

財務報表的格式一旦發生變動，基礎表的取數公式調整工作量巨大，且短短的時間內不易發現哪些數據取數公式有變動，因此，財務報表的格式不宜經常變動。

（四）首次復制溫電數據分析表數據鏈接至分析報告環節，盡量仔細，不要看錯行。

（五）所有Excel表的取數公式一旦設置完成，Excel表的行、列、單元格輕易不要增加或刪除，如必須要增加，應在表的最后行增加，以防影響取數單元格數據的準確性。

（六）每月還需在基礎表輸入月份，以便進一步分析數據的取數，同時，溫電數據分析表數據也需按月份更新，只有電數據分析表數據更新了，Word分析報告中的數據才能更新。

實施效果

自從實施Word分析報告中與Excel互通整整二年時間以來，除了由于Excel表內公式多次使用IF函數判斷，影響CPU處理數據的速度外，分析報告中的數據錄入實現了自動化，給分析人員節約了時間，緩解了大量數據錄入的壓力，同時也確保了數據的準確性，使分析人員的關注點轉移到查找、分析異常經營數據的原因上來，為按時完成高質量的分析報告創造了有利條件。

整整二年時間的實踐證明，Word分析報告中的數據與Excel數據互通比起“郵件合并”功能專門用來處理規范化、格式化的數據和對VBA來處理模板數據而言，更簡單，更自由，更高效，更適合掌握Excel與Word操作基本技能的分析人員拿來處理零散化的數據，更適合分析人員進行分析時根據企業經營情況需要靈活運用。

注釋

數據再錄入：Excel基礎表數據從財務報表取數后，把經過整理的Excel數據錄入到Word分析報告中。

作者單位：浙江浙能溫州發電有限公司