高校檔案管理實踐淺析與檔案管理工作現狀

摘要：高校檔案管理工作對于校園整體管理工作至關重要。面對檔案資料日趨多樣化、條目日漸增多的大環境，本文從高校檔案管理現存問題為出發點，通過對現狀的總結梳理，提出相應解決思路，以促進檔案管理職能化，充分應對新形勢下的新局面。

關鍵詞：檔案管理;高校;現狀梳理

隨著我國高等教育發展，新校區的建設以及新、舊教學樓的改擴建需求隨之而來，從學校的征地、建設教學、實驗、辦公、生活輔助用房以及配套基礎設施道路、地下管網和環境綠化等項目建設過程中會形成大量具有保存價值的基建檔案資料，它不僅真實記錄了高?；üぷ?，而且還為今后高校發展過程中建設規劃、管理及改擴建、維修的提供重要依據。長期以來，高校的檔案管理一直存在重視不夠、整理周期長、完整性差[1]等問題，基層管理體系不夠科學、工程檔案管理制度不夠完善[2]。高校因學生、教職工人數眾多，產生的教輔材料、教育檔案數量繁多，種類復雜。面對檔案資料數量、種類、條款類型日益多樣化的局面，紙質信息存儲迅速膨脹等情況，傳統的檔案管理方式與技術手段所導致的問題也日益明顯。面對現狀，應使用多媒體技術促進高?；鶎訖n案數字化發展[3]、提高工作創新能力[4]。

一、高校檔案管理現存問題

（一）檔案管理流程冗長，整理低效

檔案管理工作中的首要環節是檔案整理。嚴格按照一致標準整理檔案材料，才能實現高水準檔案管理意圖。依照文、育、籍、財、聲、建六大類或檔案資料本身特性，參考來歷時間、等條件進行分類，堅持高校檔案前史聯絡性與結構完整性。

學生檔案主要是綜合反映學生個人經歷的記錄資料，其重要性不容小覷。但正因其重要性與冗雜性，使得檔案管理從根本上就是一個長項工作。需要從事該工作的專職人員人品端正，做事嚴謹細致，具有較強的原則性。

（二）紙質檔案存放占主體，容易放錯

高校檔案種類繁多，流程復雜。包括對檔案的收集整理、分類編制、掃描保管與入庫出庫等，還要根據現實填寫上級部門印發的統計材料。針對大部分材料，多數高校目前仍采用紙質版資料存放方式，但是紙質版資料的保存起來均要配備資料室和相關管理人員，需要調取檔案材料室，對于檔案調入調出的信息記錄以及檔案歸還后的歸置要求較高。紙質檔案隨著保存期增加，易損易耗的特性也逐漸顯現，這對高校檔案管理帶來諸多不便。

（三）檔案核查、查閱耗時長，盤點效率低

通過對已過保管期限的檔案資料價值進行查看，進行校園檔案管理判定工作，研判存放價值差異，是精煉檔案的重要手法。通過對校園檔案的研判核查，使重要檔案得到重點維護，無保護價值的檔案予以銷毀清楚。校園檔案判定從數量大、品種多、內容凌亂的校園檔案中，堅持按內容、作者、時刻和需求確認價值的準則，對檔案進行細致審查，確認期限，對檔案進行有針對性的管理保護。

對于紙質文檔來說，對于檔案的核查存在抽取、核驗、封裝等步驟，過程繁瑣、針對不同字跡鑒別也耗時較長。綜合來講，檔案核查審閱過程效率不足，有待提高。

（四）安全保障能力不足，無法有效保障檔案的安全

校園檔案保管工作要堅持“以防為主”的政策。在此基礎上，防治結合，維護校園檔案安全。若要貫徹好這一重要的根底工作，就要采取措施避免各種自然因素、人為因素等對檔案的威脅。目前，高校檔案管理安全工作普遍存在受重視程度不夠、相應措施不健全等情況，安全保障能力較弱。

二、主動采取應對措施打開新局面

（一）轉換服務導向，將高校檔案工作“藏”轉“用”

堅持按規章準則做事，注重改進服務態度，進步服務質量，做到熱心、主動、敏捷。做好后勤服務工作，強化校園檔案室的服務功用，盡力開發其檔案在校園中的利用價值，使校園檔案“藏”轉“用”成為主要思維導向。

將電子檔案管理系統物盡其用，健全檔案檢索系統，運用多媒體輔佐檔案管理，運用流媒體對檔案管理進行宣傳，使檔案管理科學化、標準化、數字化、電子化，不斷增強校園檔案管理工作的服務性。

（二）完善檔案保管制度與流程

檔案管理隨著改革的不斷推進，許多問題急需解決。落后的管理手段直接影響檔案的質量，檔案管理從業人員必須在實操中完善檔案管理相關制度，熟悉國家各項檔案管理的法律法規以及指導性文件。并在理清本單位內產生的檔案資料類型過程中熟知單位內相關的管理規范，在實際操作中不斷完善和修訂保衛制度、歸檔制度、審閱制度、檢查制度以及出具證明材料流程等。精簡隊伍、擴大檔案人員知識面，將檔案管理隊伍打造成新時代懂管理、有能力、長知識的復合型人才隊伍[5]。

體系制度是一切工作順利推進的保證。高校檔案管理從業者應根據具體工作形式，創新發展基建檔案管理方法[6]。加快檔案電子化建設、健全檔案管理體系、提升從業人員專業水平，將檔案保管與保護水平發揮到極致，以更好地為高校檔案管理提供服務。

參考文獻：

[1]韓文利.高校新校區建設中的基建檔案管理實踐探究[J].蘭臺內外，2020（24）：57-58.

[2]郭衛松，趙磊，李瑛，張黎.結合工作實際淺談高?；n案管理[J].城建檔案，2020（01）：59-61.

[3]楊迎春.高?；n案數字化發展分析[J].城建檔案，2019（06）：24-25.

[4]史杏春.信息時代高?；n案管理模式的創新研究[J].才智，2019（22）：225.

[5]馬秋妍.高校基本建設項目檔案管理淺議[J].新西部，2019（26）：127-128.

[6]任菲菲，林建國，艾旭.基于服務效能視野下的高?；n案管理[J].中國農村教育，2020（03）：111-112.

作者簡介：

朱楠（1974年—），女，滿族，遼寧省大連人，遼寧師范大學基建處教師，大學本科學歷，研究方向為管理。

作者單位：遼寧師范大學