鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理現(xiàn)狀

李麗

摘要：隨著對基層檔案管理工作研究的深入，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理越來越受到關(guān)注。在對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理沿革的基礎(chǔ)上，從鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案形成、現(xiàn)有情況、利用和人員隊伍建設(shè)四方面指出鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的現(xiàn)狀，進而嘗試性地從國內(nèi)外相關(guān)組織、行業(yè)檔案管理規(guī)范探索對鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)道基層檔案提供借鑒的因素，以推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作的有效開展，發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的重要作用。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層;管理現(xiàn)狀;經(jīng)驗

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理沿革

檔案是歷史記錄，涉及生產(chǎn)與經(jīng)營活動對企業(yè)、社會和國家所形成的具有保存價值的多元化內(nèi)容，如文字、影像與圖表等信息內(nèi)容。檔案管理則是對信息內(nèi)容科學(xué)化的分類整理、管理與利用[1]。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層管理的一部分，是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作質(zhì)量與工作效率的必要條件之一。隨著我國經(jīng)濟發(fā)展速度的加快，新農(nóng)村各項事業(yè)的建設(shè)也呈現(xiàn)愈加完善的發(fā)展趨勢。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作已由職能簡單向廣闊方面逐步地發(fā)展。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理大力發(fā)展的進程中，也反映出一些亟待解決的問題。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理現(xiàn)狀

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的形成

隨著鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)道管理范圍的擴大，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的數(shù)量與種類也呈現(xiàn)逐漸增加的趨勢。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作不僅是檔案事業(yè)的重要組成部分，而且見證國家和黨在鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)道各項政策的落實情況。社會進步與經(jīng)濟發(fā)展不僅對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作提出更高的要求，而且需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作發(fā)揮其重要作用[2]。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的現(xiàn)有情況

1.檔案管理人員

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的專業(yè)化水平仍有較大的提升空間。一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作具有綜合性特征，不僅對管理人員提出較高的知識技能的要求，而且需要從理論與實踐兩方面加強檔案管理工作的業(yè)務(wù)與研究。另一方面，目前針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)的機會較少，進而影響到檔案管理工作的有效開展。

2.檔案管理制度

雖然目前多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)已建立相對完善的基層檔案管理制度，但是還存在有亟待完善的方面。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理制度需要與時俱進，以使鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作實現(xiàn)信息化數(shù)字化發(fā)展的時代要求，為發(fā)揮基層檔案的功能提供支持。二是在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理中存在制度執(zhí)行嚴(yán)格度不強的問題，集中體現(xiàn)為檔案歸檔時間時常延后，流程執(zhí)行不到位等[3]。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的利用

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案利用存在意識不強的問題。一方面，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案在檢索手段上有待提升，如存在需要手工檢索檔案，這種情況必然會影響到鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的利用效率，也會影響到大眾對檔案利用的需求。另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案人員的編研能力也會影響到檔案的利用。如個別鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員未將歷年大事件大活動進行檔案編寫，這種情況會影響到檔案利用的功能性。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案人員隊伍建設(shè)

1.思想意識

針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案人員不僅要選擇有較強責(zé)任心，且政治可靠作風(fēng)正派的人員，而且要密切關(guān)注人員思維意識的發(fā)展，意在通過教育的方式激發(fā)出工作人員對基層檔案管理工作的主動性與創(chuàng)造性。

2.管理業(yè)務(wù)

相關(guān)部門要加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)工作，不僅引導(dǎo)檔案管理人員對工作業(yè)務(wù)的熟悉度，具體到開展定期與不定期的檔案管理培訓(xùn)，尤其是結(jié)合新技術(shù)與新知識開展管理人員在崗培訓(xùn)，而且強調(diào)檔案管理人員的職責(zé)意識以提升檔案管理人員的政治素質(zhì)。同時，相關(guān)部門要助力鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的成長與專業(yè)化發(fā)展。

三、國內(nèi)外相關(guān)組織、行業(yè)檔案管理規(guī)范對鄉(xiāng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)道基層檔案的借鑒

（一）國外基層檔案管理實例

國家性質(zhì)檔案保存歷史不足50年的新加坡，卻在檔案管理工作有亮點有特色，并且在檔案管理工作中走在世界前列。在新加坡檔案管理中重視發(fā)展口述歷史檔案，尤其是通過多元化的方法，具體為訪談、錄音與錄像，達到保存與傳播大眾對新加坡早期歷史的集體性回憶的效果[4]。在檔案管理中，新加坡充分地利用微縮技術(shù)以呈現(xiàn)微縮檔案管理，以對檔案信息進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案存史資政與應(yīng)用于大眾化的需要。同時，新加坡對檔案展覽的定位明確，并且設(shè)有部門負(fù)責(zé)實施，使得新加坡檔案展覽市場化水平較高。

（二）國內(nèi)先進檔案管理實例

以國家電網(wǎng)公司檔案管理工作為例。國家電網(wǎng)有限公司根據(jù)公司發(fā)展轉(zhuǎn)變的實際情況，制定“標(biāo)準(zhǔn)化管理、信息化支撐、一體化管控”的檔案管理思路，并且實施企業(yè)文檔一體化的管理模式[5]。一方面，企業(yè)健全檔案管理組織的體系，建構(gòu)一體化檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)，具體為主導(dǎo)與配合的結(jié)合，即以國網(wǎng)公司、各省級公司、地市公司、縣級公司辦公室為主導(dǎo)，各部門人員相互配合，以確保檔案管理高效且有序。另一方面，國家電網(wǎng)公司加強檔案數(shù)字化功能建設(shè)，不僅在線歸檔以提升檔案收集效率與歸檔的完整性，而且對檔案信息內(nèi)容整編智能化以有效提升檔案整編的效率。同時，國家電網(wǎng)公司建立一體化檔案管控，在推動檔案歸檔質(zhì)量的同時，服務(wù)于檔案資料的利用。

（三）經(jīng)驗總結(jié)

1.實施高位布局

針對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理，相關(guān)部門應(yīng)實施高位布局，在對鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理進行科學(xué)化規(guī)劃和決策的同時，充分地發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的作用與功能，以提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理工作效率和管理水平為目的。

思想上鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員應(yīng)建立服務(wù)意識，以在現(xiàn)代化的背景下發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的利用效率，并且在檔案管理工作中融入創(chuàng)新元素，以不斷地提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的服務(wù)能力。業(yè)務(wù)上實現(xiàn)管理人員專業(yè)化和綜合素養(yǎng)的提升，尤其是加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的能力，用現(xiàn)代化基層檔案管理要求來培養(yǎng)人員能力。

相關(guān)部門應(yīng)建立完善的信息化鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理體系，不僅賦權(quán)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理部門以提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案部門的地位，而且通過規(guī)范化與制度化大力推行鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案數(shù)字存檔，以服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理效力的延續(xù)與資源的開發(fā)。管理上監(jiān)督到位，既要確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理的團隊合作，又要發(fā)揮相互監(jiān)督的作用，確保在檔案管理工作中嚴(yán)格落實各項檔案管理制度，以保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案的安全性。

2.微縮檔案

在互聯(lián)網(wǎng)和信息化發(fā)展與廣泛應(yīng)用的背景下，微縮檔案應(yīng)得到鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理人員的高度重視。一方面，微縮檔案能給鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理者與使用者帶來便利，尤其是體現(xiàn)為便于查詢的優(yōu)勢，以發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案服務(wù)的功能。另一方面，微縮檔案可以有效解決目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理中出現(xiàn)的問題，集中體現(xiàn)為檔案保存的相關(guān)工作、檔案利用的效率與局限性的有效突破。

3.檔案展覽功能的發(fā)揮

鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理可以通過檔案展覽功能推動檔案市場化的發(fā)展。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案市場化的推進中，基層檔案管理部門既可以開設(shè)臨時性的展覽，通過豐富的內(nèi)容與詳實的資料達到激活大眾觀看檔案展覽的興趣，又可以創(chuàng)設(shè)常規(guī)性展覽，以發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案服務(wù)于公眾參觀與多方面利用的功能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案展覽功能的發(fā)揮，其核心是推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理市場化的進程，做到鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層檔案管理投資與收益最佳狀態(tài)的結(jié)合。

參考文獻：

[1]王俊.基層單位檔案管理工作的數(shù)字化需求和實現(xiàn)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（02）.

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[3]許加迎.基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問題及策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）.

[4]潘毅文.新加坡檔案管理工作的特色及借鑒[J].長江師范學(xué)院學(xué)報，2016（04）.

[5]佟純.電力企業(yè)文檔一體化管理實踐[J].中國檔案，2020（03）.