信息時(shí)代企業(yè)電子文件管理思考

楊超

摘要：為進(jìn)一步提高信息時(shí)代下企業(yè)電子文件管理的質(zhì)量，本文主要針對(duì)電子文件的優(yōu)勢(shì);電子文件給檔案工作帶來(lái)的問(wèn)題;企業(yè)電子文件管理的策略三點(diǎn)內(nèi)容，從多個(gè)角度出發(fā)，提出具體的可行性方法，為后續(xù)的工作展開(kāi)提供有效的借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;企業(yè)電子文件管理;問(wèn)題與措施

引言

基于信息時(shí)代的企業(yè)電子文件管理，有著諸多意義，包括有利于提高工作效率、有利于提高閱讀和利用的便捷性以及有利于查缺補(bǔ)漏確保電子文件的保密性等。企業(yè)要進(jìn)一步落實(shí)好電子文件管理的具體要求，結(jié)合問(wèn)題成因，制定更為有效的改進(jìn)措施，從而不斷提高工作展開(kāi)的效率和質(zhì)量。因此，本文針對(duì)問(wèn)題，探討信息時(shí)代企業(yè)電子文件管理。

一、電子文件的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于提高工作效率

從過(guò)往的單位來(lái)看，大都是通過(guò)文書(shū)的模式來(lái)進(jìn)行檔案管理的。對(duì)此，也導(dǎo)致了很多工作人員經(jīng)常性地會(huì)因?yàn)闄n案的歸檔和檢索而發(fā)愁。這也主要是因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的方式下，包括檔案的檢索、檔案的規(guī)整，都需要通過(guò)人工的方式來(lái)完成，以此來(lái)進(jìn)行檔案的編檔和立卷等。整體的工作效率是很難得到有效提升的。同時(shí)，在檔案工作中，如果出現(xiàn)了錯(cuò)誤，也很難保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)。對(duì)此，通過(guò)電子檔案的應(yīng)用，便能夠很好地省去傳統(tǒng)方法下人工處理的麻煩。工作人員在工作中，僅僅通過(guò)部分關(guān)鍵詞，便能夠準(zhǔn)確地找到文件，極大程度上提高了工作的效率。

（二）有利于提高閱讀和利用的便捷性

從檔案管理工作的根本目的來(lái)看，仍是為了更好地提高檔案的信息，并保證檔案信息提供的準(zhǔn)確與可靠。對(duì)此，便需要建立在更為高水平，以及更為高質(zhì)量的檔案卷宗的基礎(chǔ)上來(lái)展開(kāi)。那么從計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件記錄的實(shí)際情況來(lái)看，不僅僅是體現(xiàn)出了書(shū)寫(xiě)速的更高效，也極大程度地減少了工作人員的工作量。在此基礎(chǔ)上，工作人員也能夠節(jié)省出時(shí)間，對(duì)電子文檔進(jìn)行補(bǔ)充和二次編寫(xiě)，既保證了工作的效率，也保證了資料的準(zhǔn)確。

（三）有利于查缺補(bǔ)漏確保電子文件的保密性

從計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文檔錄入存檔工作的實(shí)際情況來(lái)看，是能夠更好地解決過(guò)往檔案不齊全的問(wèn)題的，以及針對(duì)紙質(zhì)檔案的拆裝問(wèn)題。同時(shí)，工作人員能夠更加靈活地針對(duì)不完整的檔案進(jìn)行整理和補(bǔ)充，更有利于實(shí)現(xiàn)檔案的查缺補(bǔ)漏。此外，就檔案的閱讀來(lái)看，在電子文檔的基礎(chǔ)上，所提供的更加方便的檔案檢索，也更有利于對(duì)其中的所需部門(mén)進(jìn)行提取，并針對(duì)這一部分內(nèi)容制作文件。既提高了單位在檔案管理工作中的質(zhì)量，也切實(shí)提高了檔案的安全性，避免了檔案的泄漏問(wèn)題。

二、電子文件給檔案工作帶來(lái)的問(wèn)題

前文中談到了大量有關(guān)電子文件的優(yōu)勢(shì)，但這并不意味著電子文件本身沒(méi)有缺點(diǎn)。單位和工作人員也要在電子文件問(wèn)題上，樹(shù)立起辯證的態(tài)度。通常情況下認(rèn)為，在不同的單位，結(jié)合自身不同的業(yè)務(wù)需求，并引進(jìn)了不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，也會(huì)導(dǎo)致不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)在其作用和管理對(duì)象上的差異，從而加劇了文件格式不相同，以及文件之間相互排斥的問(wèn)題。例如，通過(guò)PDM系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，大都是三維數(shù)據(jù)，那么檔案管理系統(tǒng)是沒(méi)有辦法打開(kāi)三維數(shù)據(jù)的，這便使檔案失去了后期的利用功能，以及歸檔審核的功能。同時(shí)，就單位自身而言，如果在檔案系統(tǒng)中，無(wú)法針對(duì)文件進(jìn)行查看，或者說(shuō)即便打開(kāi)了文件，但是卻無(wú)法保證檔案在數(shù)據(jù)、尺寸上的正確，也會(huì)對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)生很大的影響。期間，如果單位仍是想要加工電子文件歸檔到檔案系統(tǒng)，也只能夠相當(dāng)于備份，并且也不能夠保證備份的正確，從而失去了這一工作的價(jià)值。此外，從大多數(shù)單位來(lái)看，往往也會(huì)針對(duì)PDM系統(tǒng)進(jìn)行充足的備份，包括異地備份和兩處備份等。對(duì)此，如果展開(kāi)的歸檔工作僅僅是為了備份，卻無(wú)法針對(duì)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)，就企業(yè)而言，也是一種浪費(fèi)行為，也限制了該項(xiàng)工作的發(fā)展。

三、企業(yè)電子文件管理的策略

（一）緊跟時(shí)代，創(chuàng)新思維

針對(duì)以上問(wèn)題，為進(jìn)一步提高信息時(shí)代下企業(yè)電子文件管理的質(zhì)量，首要工作認(rèn)識(shí)要緊緊跟隨時(shí)代的步伐，加速思維的創(chuàng)新。企業(yè)和工作人員都要打破傳統(tǒng)思維的限制。那么從傳統(tǒng)認(rèn)知的理解來(lái)看，檔案更多指的是，人們?cè)谶M(jìn)行實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)時(shí)，所產(chǎn)生的具有價(jià)值，需要進(jìn)行保存和歸檔的文件材料。但是，近些年來(lái)隨著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的普及，文件的概念已然發(fā)生了改變。包括電腦使用的系統(tǒng)，所形成的文件，都可以被稱(chēng)作電子文件。那么，在這一過(guò)程中，如何判斷哪些文件具有保存的價(jià)值，怎樣才能夠算是歸檔的文件，也成為了當(dāng)前檔案工作人員需要著重解決的問(wèn)題。簡(jiǎn)言之便是，基于信息時(shí)代的企業(yè)電子文件管理工作，已然從傳統(tǒng)的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)移到了電子文件價(jià)值的識(shí)別，以及電子文件歸檔的方式和范圍上。對(duì)此，企業(yè)與工作人員必須要加速思維的創(chuàng)新，方可更好地處理好當(dāng)前的工作，保證企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

（二）拓寬檔案管理系統(tǒng)的含義

在針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的含義進(jìn)行拓寬中，首先便是要放棄將產(chǎn)品數(shù)據(jù)歸檔至檔案系統(tǒng)的老舊觀(guān)念。過(guò)程中，主要是將其直接參與到PDM系統(tǒng)中，同時(shí)就PDM系統(tǒng)，在其內(nèi)部就管理的功能和數(shù)據(jù)的歸檔進(jìn)行開(kāi)。這主要是因?yàn)椋瑱n案工作本身的特點(diǎn)，不僅僅是通過(guò)了檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的數(shù)據(jù)才屬于檔案數(shù)據(jù)。真正的檔案工作指的是那些能夠?qū)ιa(chǎn)進(jìn)行指導(dǎo)，以及具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)。

（三）加強(qiáng)電子文件的檢定研究

從信息時(shí)代的發(fā)展來(lái)看，它再給檔案工作帶來(lái)大量挑戰(zhàn)的同時(shí)，也帶來(lái)了很多的機(jī)遇。通常情況下認(rèn)為，檔案一定是具有保存價(jià)值的，并且不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行更改，同時(shí)也具有追溯性的文件。那么在互聯(lián)網(wǎng)以及信息化的時(shí)代，電子文件的數(shù)量是呈現(xiàn)出爆炸性的增長(zhǎng)的，這也給人們的數(shù)據(jù)找尋增加了非常大的難度。尤其是如何在大量的數(shù)據(jù)中判斷出哪一個(gè)數(shù)據(jù)是真實(shí)的。對(duì)此，就檔案工作的管理人員，便可以有效利用這一契機(jī)，進(jìn)一步完善有關(guān)電子文件安全性、可讀性、真執(zhí)行、有效性以及完整性的檢測(cè)和利用，以此來(lái)更好地滿(mǎn)足用戶(hù)的合理需求，為用戶(hù)提供更為真實(shí)可靠的電子文件。

（四）加強(qiáng)檔案管理的人才建設(shè)

21世紀(jì)是人才的世紀(jì)，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)人才的投入。尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的導(dǎo)向下，人才的投入與培養(yǎng)已然成為了企業(yè)間比拼的核心競(jìng)爭(zhēng)力。只有確保了人才的質(zhì)量，才能夠保證工作展開(kāi)的質(zhì)量。同時(shí)，從檔案管理學(xué)來(lái)看，又具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性與綜合性，并包含著多個(gè)學(xué)科的知識(shí)，那么在人才的選擇和培養(yǎng)上其實(shí)也要更加困難。對(duì)此，針對(duì)這一問(wèn)題，企業(yè)首先需要在人員招聘時(shí)，先對(duì)人員進(jìn)行考核，待人員通過(guò)考核后方可正式進(jìn)入崗位，實(shí)施持證上崗制度。同時(shí)，企業(yè)方面也要利用好國(guó)家的教育資源，積極開(kāi)展校企合作，打造專(zhuān)業(yè)化的人才培養(yǎng)平臺(tái)，確保企業(yè)人才供給的持續(xù)性。其次，企業(yè)也要針對(duì)現(xiàn)有人員做好培訓(xùn)工作，制定完善的培訓(xùn)技術(shù)，打造專(zhuān)業(yè)化的人才隊(duì)伍。最后，企業(yè)也要制定出完善的人員管理制度，以及人員晉升制度。一方面是對(duì)人員進(jìn)行約束，另一方面也是要調(diào)動(dòng)起人員的積極性，防止人才的流失。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在基于信息時(shí)代的企業(yè)電子文件管理中，可通過(guò)緊跟時(shí)代，創(chuàng)新思維、拓寬檔案管理系統(tǒng)的含義、加強(qiáng)電子文件的檢定研究以及加強(qiáng)檔案管理的人才建設(shè)等一系列方法來(lái)達(dá)到目的。意在從多個(gè)角度出發(fā)，針對(duì)目前企業(yè)電子文件管理的實(shí)際情況，分析問(wèn)題成因，找尋解決方法，制定更為科學(xué)、合理的方案策略，從而不斷提高工作展開(kāi)的效率和質(zhì)量。

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