淺析提升高校行政管理工作效率的有效途徑

摘要：高校行政管理水平是高校生存和發(fā)展的重要保證，隨著高校改革的深入，傳統(tǒng)的行政管理理念、管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，提升高校行政管理工作效率是高校必須面臨的重要課題。高校必須從強(qiáng)化以人為本的管理理念和服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，創(chuàng)新和完善管理機(jī)制等方面提升行政管理工作效率。

關(guān)鍵詞：高校;行政管理;工作效率

高校行政管理是指高校為了實(shí)現(xiàn)教育工作目標(biāo)，通過設(shè)置行政管理機(jī)構(gòu)，發(fā)揮組織、協(xié)調(diào)、管理等職能，綜合配置教學(xué)、人力、財(cái)力等有形或無形資源，從而保障學(xué)校教學(xué)、科研等工作順利進(jìn)行的一項(xiàng)輔助性活動(dòng)。高校行政管理部門承擔(dān)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督辦落實(shí)等工作，是學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)過程中承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐，“它和教學(xué)、科研共同組成了高等教育發(fā)展的基石，是推動(dòng)高等教育發(fā)展的重要力量?！彪S著高校辦學(xué)水平的提高和辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，行政管理部門的作用越來越突出。提高高校行政管理水平和行政管理工作效率，既是時(shí)代發(fā)展的要求，也是高校生存和發(fā)展的重要保證，對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展具有十分重要的意義。

一、高校行政管理工作的特點(diǎn)

高校行政管理工作，既有一般行政管理工作的共性，如執(zhí)行性、協(xié)調(diào)性等，同時(shí)也有其特殊性，主要表現(xiàn)在它的服務(wù)性、瑣碎性和專業(yè)性上。

（一）服務(wù)性

高校行政管理工作與教學(xué)、科研工作密不可分，為師生服務(wù)是其重要的職能特點(diǎn)，既要做好對(duì)內(nèi)服務(wù)于校領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生，也要做好對(duì)外溝通聯(lián)絡(luò)的工作。目前高校采取的是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，黨委處于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)核心地位，對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)重大事務(wù)擁有決策權(quán)。由于學(xué)校事務(wù)的繁雜多樣，黨委主要負(fù)責(zé)把握大的發(fā)展方向，而具體的執(zhí)行則主要依靠行政管理部門。為教師和學(xué)生解決各類問題，提供服務(wù)保障是高校行政管理人員的一項(xiàng)重要職責(zé)。從工作安排、教師培訓(xùn)到后勤服務(wù)等，行政管理人員必須事無巨細(xì)，有針對(duì)性的解決師生的問題，從而使他們專心教學(xué)科研，沒有后顧之憂。此外，行政管理部門還要負(fù)責(zé)與其它高校的溝通交流，做好各種來訪接待工作。所以說，服務(wù)性是高校行政管理工作的一個(gè)重要特點(diǎn)，行政管理人員必須有強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)和良好的服務(wù)心態(tài)，以實(shí)際行動(dòng)做好服務(wù)工作。

（二）瑣碎性

高校行政管理工作繁雜瑣碎，工作內(nèi)容多樣，涉及制度制定與監(jiān)督、物資、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、安全、檔案、財(cái)務(wù)、黨務(wù)等方方面面的工作，除此之外，行政管理人員還要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交代的各項(xiàng)工作任務(wù)。每項(xiàng)工作都關(guān)系到學(xué)校的正常運(yùn)行，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，都可能對(duì)學(xué)校的發(fā)展造成一定的影響。這些龐雜的工作任務(wù)需要行政管理人員具有高度的耐心和責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待每項(xiàng)工作，按照輕重緩急的原則合理安排每天的工作。同時(shí)，行政管理人員還必須具備隨機(jī)應(yīng)變的能力，面對(duì)各種突發(fā)事件能迅速做出回應(yīng)，高效解決問題。

（三）專業(yè)性

高校行政管理工作涉及的范圍較廣，對(duì)行政人員的專業(yè)性要求較高。首先，行政管理人員要了解學(xué)校的教學(xué)科研、人員聘用、機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況，發(fā)揮組織、協(xié)調(diào)的作用，為學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造必要的條件和基礎(chǔ)。其次，行政管理人員必須有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，既要為學(xué)校的各項(xiàng)工作制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，也要有近期的目標(biāo)和安排，對(duì)于各項(xiàng)工作進(jìn)度能做到心中有數(shù)，有條不紊。再次，行政管理人員必須合理分配和使用各種經(jīng)費(fèi)，合理配置學(xué)校的各種資源。對(duì)于國(guó)家每年下?lián)艿慕?jīng)費(fèi)和學(xué)校的各種資源，如何使它們發(fā)揮最大化的效用，保障教學(xué)、科研工作的順利開展以及全體師生的基本生活需要是行政管理人員必須考慮的事情。最后，行政管理人員還要承擔(dān)一定的監(jiān)督和評(píng)價(jià)工作，如教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)督、科研成果的鑒別、科研器材的選用、教材的管理等等，這些都需要行政管理人員具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，才能保證工作的順利進(jìn)行。

二、影響高校行政管理工作效率的主要因素

高校行政管理工作在學(xué)校整體工作中處于基礎(chǔ)地位，行政管理水平是衡量高校整體水平的一個(gè)關(guān)鍵因素之一。隨著高校改革的深化，高校行政管理水平有了一定的提高，但社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也對(duì)高等教育提出了更為嚴(yán)格的要求，高校行政管理工作仍然存在諸多亟需解決的問題。

（一）管理理念落后

當(dāng)前高校的管理理念帶有明顯的“韋伯范式”特征，“管制行政化”是這種理念的核心?！霸摾砟钫J(rèn)為， 行政人員在整個(gè)學(xué)校系統(tǒng)中是真正的支配者和管理者”，“高校管理部門及其行政工作人員仍然熱衷于傳統(tǒng)剛性管理框架， 以崗位職責(zé)權(quán)力實(shí)施單向性的縱向控制”，這種管理理念忽視了管理的服務(wù)性，使得教師和其它組織缺少話語權(quán)，處于被支配的地位，這種絕對(duì)的管理權(quán)力極易導(dǎo)致官僚主義的作風(fēng)。此外，嚴(yán)格的等級(jí)管理使得行政管理人員只能按照上級(jí)意志辦事，無法在工作中發(fā)揮自身的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。在日常工作中循規(guī)蹈矩的按照流程辦事，在工作方法上缺乏創(chuàng)新思維，不能積極主動(dòng)的適應(yīng)形勢(shì)的變化，從而直接影響了自身工作效率的提高。

（二）人才隊(duì)伍建設(shè)滯后

高校行政管理隊(duì)伍是高校行政工作中最重要的因素，行政管理水平的高低直接取決于行政管理人員素質(zhì)的高低。然而，由于高校的特殊性，對(duì)行政管理工作的偏見長(zhǎng)期存在，這主要表現(xiàn)在：一是認(rèn)為行政管理工作沒有前途，缺少上升空間，一些高學(xué)歷的人員不愿從事管理工作，他們更傾向于教學(xué)、科研工作;二是認(rèn)為行政管理工作工資待遇低，工作內(nèi)容瑣碎，這就導(dǎo)致了人才隊(duì)伍的不穩(wěn)定，人員流動(dòng)性大;三是高校對(duì)于行政管理人員的培養(yǎng)、提升缺乏系統(tǒng)的方案，從而導(dǎo)致管理隊(duì)伍整體的業(yè)務(wù)素質(zhì)得不到提高，也使得“管理者缺乏職業(yè)歸屬感和自豪感， 大大挫傷了管理人員主動(dòng)開展教育管理研究的積極性和勇于創(chuàng)新的精神， 使得管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)型管理層次上。”

（三）管理機(jī)制不完善

目前高校的行政管理工作一般采用的是科層管理結(jié)構(gòu)，即?！簝杉?jí)管理層次或校—院—系三級(jí)管理層次。各個(gè)部門的工作內(nèi)容明確，每個(gè)成員的崗位職責(zé)清晰，所有組織和成員都在一個(gè)固定的系統(tǒng)之內(nèi)，學(xué)校的行政工作由上而下，逐級(jí)落實(shí)。但是，這種管理機(jī)制存在不可避免的缺點(diǎn)，“這種機(jī)制在管理實(shí)踐中更多的傾向于剛性管理，而置柔性管理于一邊……使人變得墨守成規(guī)，使人變得不思進(jìn)取，成了一個(gè)機(jī)械的文件執(zhí)行者，成了文件的奴隸?！痹诠ぷ鞣绞缴希咝Ｐ姓芾聿块T已經(jīng)形成了固定的工作模式和工作流程，行政管理人員每天忙于各種文件、會(huì)議和上級(jí)交代的任務(wù)，很少能真正發(fā)揮自身的管理職能。一些基層行政管理人員經(jīng)常處于高強(qiáng)度超負(fù)荷的工作中，甚至節(jié)假日都在加班工作，無法從事務(wù)性工作及學(xué)術(shù)性工作中解脫出來。

三、提升高校行政管理工作效率的有效途徑

針對(duì)上述問題，必須采取行之有效的措施，提升高校行政管理工作效率，提高行政管理工作質(zhì)量，才能促進(jìn)高等學(xué)校教育事業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

（一）強(qiáng)化以人為本的管理理念和服務(wù)意識(shí)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的行政管理工作方式發(fā)生了深刻變化，高校行政管理理念也受到了劇烈沖擊。高校行政管理要強(qiáng)化“以人為本”的管理理念，以教師、學(xué)生為主體，行政人員要提高服務(wù)意識(shí)，摒棄官僚主義作風(fēng)，為師生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要積極關(guān)注行政人員在工作中遇到的困難，及時(shí)解決問題，引導(dǎo)他們主動(dòng)改革傳統(tǒng)的管理方式，主動(dòng)掌握現(xiàn)代管理技能，將信息技術(shù)充分運(yùn)用在自己的工作中，提高自身的工作效率。此外，要構(gòu)建爭(zhēng)當(dāng)先進(jìn)、爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)秀的公平競(jìng)爭(zhēng)體系，激發(fā)行政管理人員的學(xué)習(xí)熱情和創(chuàng)新思維，從而更好的完成瑣碎的日常工作。

（二）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

要建設(shè)一支高水平的行政管理工作隊(duì)伍，首先必須完善和落實(shí)行政管理人員相關(guān)政策待遇，保證行政管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，如在職稱評(píng)定、住房分配上制定相應(yīng)的政策，解決他們的后顧之憂。其次，要加強(qiáng)行政管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高行政管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高?？梢罁?jù)自身情況建立行政管理人員培訓(xùn)體系，定期開展崗位培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后，要完善行政管理人員的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，使得管理人員有進(jìn)修和提高的空間，鼓勵(lì)行政管理人員進(jìn)行學(xué)歷教育深造，引導(dǎo)其樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，提升自身的管理層次。

（三）創(chuàng)新和完善管理機(jī)制

創(chuàng)新和完善行政管理機(jī)制是提高高校行政管理執(zhí)行力的基礎(chǔ)，也是提高行政管理工作效率的重要途徑之一。首先，要建立扁平化的管理模式，精簡(jiǎn)職能部門?？茖庸芾砟Ｊ较氯菀壮霈F(xiàn)權(quán)責(zé)不清、部門職能重疊等問題，影響行政管理工作效率。扁平化管理則是通過減少管理層次，將權(quán)力適當(dāng)下移和分散，避免管得過死的問題，使各個(gè)部門有自身創(chuàng)造和發(fā)揮的空間。其次，要合理設(shè)置分配考核制度。學(xué)校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)對(duì)自己所分管單位的行政管理人員有全面的了解，按照個(gè)人的特長(zhǎng)，科學(xué)、人性化的分配工作，組建起高效的行政管理隊(duì)伍。針對(duì)不同崗位工作職責(zé)的差異性，要制定針對(duì)性的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，考核過程要規(guī)范、公平。最后，要建立健全監(jiān)督、激勵(lì)機(jī)制。通過量化標(biāo)準(zhǔn)，明確崗位責(zé)任，建立規(guī)章制度，使行政管理人員依章行使職權(quán)。鼓勵(lì)教職工和學(xué)生共同參與對(duì)行政管理部門的監(jiān)督，定期對(duì)行政管理人員的工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)的、全面的評(píng)估，不斷調(diào)整和創(chuàng)新工作方法，提高工作質(zhì)量和服務(wù)水平。同時(shí)，要采取有效的激勵(lì)手段，創(chuàng)新激勵(lì)方式，不斷激發(fā)行政管理人員的工作積極性。

四、結(jié)語

高校行政管理工作在學(xué)校的整體工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，提升高校行政管理工作效率是高校必須面臨的重要課題，它對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的開展具有十分重要的意義。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的行政管理理念、管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。高等教育改革使得高校行政管理工作面臨著新問題、新挑戰(zhàn)，高校必須從管理理念、人才隊(duì)伍建設(shè)、管理機(jī)制等方面入手，進(jìn)行有針對(duì)性的改革，促進(jìn)高校行政管理工作效率的提高，從而使高校適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。

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作者簡(jiǎn)介：

屈榮（1988.12—），女，河南，漢族，碩士研究生，四川大學(xué)馬克思主義學(xué)院，610207，馬克思主義中國(guó)化。