大數據時代檔案信息化建設策略研究

鄭莉

摘要：目前，我國經濟的迅速增長，推動了科技的進步與發展。科學技術在各行各業中的廣泛應用，使我們的生活和工作更加多元化、智能化，同時這對檔案的建設提出了更高的要求。在大數據時代背景下，檔案需朝著信息化方向發展，這不僅可以簡化工作人員的工作流程，也可以提高檔案的質量。文章在探討檔案信息化建設意義的基礎上，分析了我國檔案信息化建設的發展現狀，總結出一些相應的創新策略。

關鍵詞：大數據時代;檔案;信息化建設;策略研究

一、引言

在傳統的檔案管理中，檔案信息主要是以紙質的方式進行記錄，這對檔案保管環境的溫度和濕度有較高的要求，如果保管不當，很容易出現檔案資料缺失、信息不準確等問題。在大數據時代的背景下，人們對信息化有了普遍的認可，大數據平臺為檔案的管理工作提供了便捷，使檔案的形式更加多元化、現代化。目前，檔案管理員對檔案信息化建設的重視程度越來越高，這不僅提高檔案管理者的工作效率和工作質量，也在一定程度上推動了檔案的現代化建設。

二、檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設的意義主要體現在：能夠有效降低成本、有利于提升安全性兩方面。在其降低成本方面，檔案信息化建設主要將檔案數據電子化，首先，與傳統紙質檔案相比，電子化檔案節省了大量紙質檔案資料占用的空間。其次，相關工作人員利用信息化數據平臺進行管理，可以省去傳統紙質管理中打印、裝訂、裝盒、上架等程序，降低工作強度，使檔案管理工作更加高效、便捷。

現階段我國科學技術不斷進步，為迎合時代的發展需求，檔案朝著信息化、智能化方向發展，并伴隨互聯網技術逐漸成熟，就其安全性而言，成熟穩定的防護技術和完善的安全制度，為檔案信息化建設提供有力支撐，檔案傳遞系統更加精準完善，有效的提升了信息化檔案的安全性。

三、我國檔案信息化建設的發展現狀

（一）電子檔案共享程度有待提升

現階段，我國檔案信息化建設處于發展前期，電子檔案的共享程度有待提升，有關人員對檔案的利用不夠充分[1]。雖然目前一部分單位已經開始使用電子檔案，但單位的各個部門之間缺乏有效的交流溝通，電子檔案共享機制不夠成熟，一些檔案信息資料，仍需要人工傳輸處理，這在人力、財力、物力方面造成了一定的浪費。除此之外，一些需求方可能會在節假日休息日需要一些檔案資料信息，由于電子檔案共享程度有限，檔案信息化管理體系不夠完善，給這些需求方造成一定的影響。另外，傳統的檔案管理形式，增加了檔案管理人員的工作量，降低了工作人員的工作效率和工作質量。因此，有關部門應不斷提升電子檔案共享程度，完善檔案信息化管理機制，提高工作人員的工作效率，從而加快檔案信息化的建設。

（二）檔案信息化管理系統的安全性有待加強

互聯網具有雙面性，現代化技術在給我們帶來便利的同時，也給我們帶來了一定的挑戰，尤其是在信息安全方面，檔案管理相關人員應不斷加強信息安全意識，提高信息安全防范技術。檔案信息化管理中的信息安全問題，是檔案管理工作的重點也是難點問題。在檔案信息化建設環節中，由于檔案信息化管理機制不夠完善，相關工作人員缺乏檔案信息的安全意識，導致檔案管理員在操作過程中很容易出現信息遺漏、缺失、損毀等一系列問題。其次，部分檔案管理人員仍一直沿用傳統的檔案管理模式，一般采用防火墻或是普通消殺軟件進行信息安全防控保護，沒有事前防控和事后處理的專業技能，很多單位都是在檔案出現問題后再去找專業人員處理，檔案管理系統抵御外界病毒黑客攻擊能力較弱，檔案信息化建設的監管力度有待加強。除此之外，一些檔案管理員的操作行為不夠規范，容易在檔案資料收集、傳輸、借閱的過程中出現信息泄露的情況，從而影響檔案的安全性，這不利于檔案信息化建設工作的順利開展。

（三）檔案信息化管理機制有待完善

在目前檔案信息化建設中，檔案信息化管理的機制還有待完善。一些單位的檔案管理人員雖然已經開始使用信息化管理模式，但是相關的規章制度建設不完整，檔案管理人員在工作過程中缺乏有關參考依據，沒有統一的流程制度，造成檔案登記格式、后期編研等缺乏規范性，這加大了檔案管理人員的工作量，降低了檔案管理工作者的工作效率和工作質量，不利于檔案信息資料的統一管理和現代化發展。

（四）工作人員綜合素質有待提升

在大數據時代背景下，一些單位對檔案的信息化建設不夠重視，沒有專業的檔案管理團隊，部分檔案管理人員不具備足夠的檔案管理知識，不能熟練的運用檔案大數據平臺，這影響了檔案信息化的建設進程。例如，部分學校保存著大量的學生檔案信息，但沒有專門負責檔案管理的部門，學生檔案由教導處管理，一些教師身兼數職，沒有專業的檔案管理經驗，也沒有足夠的時間和精力處理檔案管理的工作，因此，學校不能及時的對學生的檔案進行整合、分析，這在一定程度上影響了檔案信息化建設的價值。

四、我國檔案信息化建設的創新策略

（一）提高電子檔案共享程度

為了充分發揮檔案信息化的作用，推動檔案管理工作的可持續發展，有關單位應進一步創新檔案管理模式，更新檔案信息化建設的內容。首先，上下級單位之間可以依托于檔案管理系統進行檔案資源共享，提升上下級單位檔案管理工作之間的協調性，避免重復勞動現象的發生[2]。其次，業務關聯單位之間可以加強檔案共享合作，明確檔案共享的內容，逐步實現從基礎關聯業務的檔案共享到關鍵關聯業務的檔案共享。除此之外，單位應進一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識，為此，有關單位可以定期開展有關檔案管理創新優化的培訓活動，加強檔案管理人員對于檔案共享的認識，提升檔案管理人員的實踐應用能力以及創新能力，從而提升電子檔案共享程度。

（二）加強檔案信息化管理的安全性

現代檔案信息化管理理論強調檔案資源的真實性、完整性以及準確性。檔案資源只有具備真實性、完整性以及準確性的特征，才具有相應的意義。一旦檔案資源出現失真問題、遺失問題，會給單位檔案管理工作帶來一定程度的損失。所以，有關單位必須要將檔案安全管理作為一項系統性、基礎性的工作來抓，加強檔案信息化建設的安全性。首先，檔有關單位應建立健全電子檔案安全管理機制，明確電子檔案安全管理的職責以及內容，責任到人，避免工作人員之間相互推諉責任。在事前防控方面，有關單位必須定期對電子檔案管理工作進行檢查，查找安全漏洞的，評估電子檔案安全管理的風險;另外，在事后防控方面，有關單位可以建立檔案數字化安全應急機制，避免安全問題發生后電子檔案管理工作陷入癱瘓。其次，檔案管理人員要進一步創新電子檔案管理模式，綜合利用多項信息化數字技術對電子檔案進行安全管理。除此之外，檔案管理人員應進一步發揮信息化技術在電子檔案安全管理中的優勢，進一步減少病毒入侵的漏洞，建立健全責任機制，確保檔案信息化建設工作的順利開展。

（三）提升工作人員的綜合素養

提升工作人員的綜合素養對檔案信息化建設有一定的推動作用。有關單位應提升對檔案信息化建設的重視程度，招聘一些檔案管理方面的專業人才，并對應聘者進行全方面的考核，錄用一些優秀的人才。除此之外，有關單位應對員工定期開展相關的培訓活動，不斷豐富檔案管理人員的專業知識，確保工作人員可以熟練的運用檔案數據化管理平臺。例如，高校可以錄用一些檔案管理專業的優秀畢業生，組建一支專業的檔案管理團隊，加強對學生的檔案信息管理，合理的利用大數據技術，不斷創新檔案管理模式，提高電子檔案的安全性，從而到達檔案信息化建設的預期效果。

（四）落實檔案信息化的管理制度

在大數據時代背景下，為進一步推動檔案信息化建設，有關單位應不斷優化完善檔案信息化的管理制度，明確各個崗位的職責，提高工作人員對檔案信息化建設的重視程度。同時，單位也應建立健全相應的獎懲制度，規范工作人員的操作行為，提高工作人員的責任感和使命感。除此之外，單位應合理的利用互聯網技術，加強各部門之間的交流和溝通，充分利用檔案大數據管理平臺，簡化檔案傳遞流程，從而提高工作人員的工作效率和工作質量。學校在檔案信息化管理中應全方面的分析網絡安全問題的影響因素，并提供必要的資金和技術支持，安裝防病毒軟件，對系統進行加密，從而實現內網和外網的分離處理。只有保證數據的安全，才能在當前基礎上實現安全監控，將監控記錄作為檔案管理的基本，落實檔案信息化的管理制度。

（五）制定科學有效的檔案管理目標

管理目標的制定和落實是加強檔案信息化管理的關鍵，單位應根據自身的檔案建設情況，結合大數據時代的發展需求，制定合理的電子檔案管理目標。例如，學校在具體檔案管理中，應對學生的實際發展情況進行全方面的評估，但是在當前實際管理中，檔案管理人員缺少有效的執行標準，導致檔案信息化管理內容缺少針對性和實用性[3]。互聯網作為當前應用廣泛的媒介方式，為檔案的信息化建設提供了便捷。檔案內容在一定程度上可以反映出學生心理的變化，在院校檔案管理中，檔案管理人員需要突破傳統的管理方式，在現有基礎上充分挖掘大數據資源，并對檔案現代化建設體系進行擴充。

五、結束語

為迎合大數據時代發展的要求，有關單位應不斷推進檔案信息化建設工作，打破傳統檔案管理的局限性，合理的利用現代化信息技術，創新檔案管理模式，提高電子檔案共享程度，加強檔案信息化管理的安全性，提升工作人員的綜合素養，落實檔案信息化的管理制度，并制定科學有效的檔案管理目標，從而提高檔案管理工作人員的工作效率和工作質量，進一步推動我國檔案信息化建設事業的發展。

參考文獻：

[1]張顏.試論大數據時代檔案管理的共建與共享[J].蘭臺內外，2018（03）：25-26.

[2]劉嵐萍，曠文俊.檔案數據深度挖掘與精細化管理：大數據時代檔案信息化建設策略[J].知識經濟，2020.

[3]韋翠清.大數據時代高校人事檔案信息化建設研究[J].中國管理信息化，2018，021（013）：167-168.