企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施探討

程文燕

摘要：本文通過對企業(yè)合同檔案的特征進行詳細闡述，結合當前的合同檔案管理情況，探討科學的合同檔案分類管理優(yōu)化措施，對當前的分類管理方法進行詳細分析，提升合同檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

關鍵詞：合同檔案;分類;優(yōu)化措施

一、引言

合同管理是企業(yè)管理活動的重要組成，對企業(yè)正常運行提供基礎保障。合同資料作為經營管理活動的重要憑證，通過對合同資料的科學管理，為經營管理決策提供可靠的依據(jù)，充分發(fā)揮合同檔案價值，為企業(yè)發(fā)展通過有效支持。

二、企業(yè)合同檔案的基本特征

合同檔案是企業(yè)經營管理決策的重要環(huán)節(jié)，具有較強的法律性，需要合同各方能嚴格按照法律規(guī)定進行合同條款的制定和執(zhí)行，充分發(fā)揮合同的法律效力，為企業(yè)經營管理提供法律依據(jù)。同時隨著市場經濟形勢的復雜變化，企業(yè)競爭壓力不斷提升，在經營過程中容易與其它經濟組織形成相應的糾紛和矛盾，而合同能夠對各方權責進行規(guī)定，為糾紛和矛盾的解決提供有效的憑證。同時合同文件需要按照法律規(guī)定進行制定和簽署，才具有法律效力，這就要求合同檔案需要結合合同情況進行規(guī)范化管理，制定科學的管理標準，對文件內容和格式進行嚴格規(guī)定，保證檔案準確性，為企業(yè)經營管理活動提供科學的依據(jù)。[1]

三、企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

（一）完善合同檔案管理機制

合同檔案管理是檔案工作的重要內容，對企業(yè)管理活動的高效運行提供有效支持，為管理決策提供有效的憑證，是推動企業(yè)健康發(fā)展的重要基礎。對合同進行科學的分類管理，能夠有效提升合同檔案的利用效率，充分發(fā)揮合同檔案價值，提升企業(yè)管理決策的科學性。檔案部門要加強對分類管理的重視，制定科學管理機制，實現(xiàn)檔案管理水平的提升。要對合同檔案管理流程進行科學的整合，結合具體管理環(huán)節(jié)，制定針對性的管理標準，實現(xiàn)對管理工作的科學規(guī)范，保證管理制度的嚴格執(zhí)行，實現(xiàn)對相關合同文件資料的全面收集和科學整理，保證資料的完整性。同時要完善監(jiān)管機制，對合同檔案管理流程進行全面監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題和漏洞，實現(xiàn)對管理制度的科學調整和完善，為檔案合理分類提供有效的條件。[2]

（二）科學制定分類規(guī)范標準

對合同檔案進行分類管理能夠有效提升優(yōu)化檔案管理流程，結合合同資料的實際情況，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理活動的實際情況，進行分類標準的科學制定，推動管理效果的提升。管理部門要加強對合同檔案的分析，利用先進技術手段，如大數(shù)據(jù)技術等，對資料重點內容進行準確提取，關鍵數(shù)據(jù)分析結果，對關聯(lián)性較強的資料進行歸類，提升檔案工作的科學性。同時要檔案部門要加強對企業(yè)生產經營管理活動的滲透，對企業(yè)運行模式進行科學的理解，充分結合企業(yè)經營管理活動實際，制定科學的分類標準，實現(xiàn)對合同檔案資料的高效管理。[3]

（三）提升合同檔案管理規(guī)范性

管理部門要提升合同文件資料管理的規(guī)范性，制定科學的資料整理標準，對合同相關的文件和資料進行全面的收集，保證檔案完整性，并與相關部門進行及時的溝通交流，實現(xiàn)資料標準的高效落實，保證資料格式的統(tǒng)一，有效提升管理效率，并能夠對合同資料內容進行及時的復核，保證資料的真實性。檔案部門要結合分類管理要求，對同類檔案進行規(guī)范化管理，制定統(tǒng)一的編號標準，對各個合同大類進行有效的區(qū)分，并能夠對相同類別的資料進行有效的爬行，按照相關的簽訂時間、合同對象等進行科學的整理，實現(xiàn)合同資料的科學區(qū)分，對檔案管理和使用效率的提升提供有效的條件。管理部門能夠結合實際使用需求，進行合同文件的準確定位，提升檔案管理水平。

（四）對合同檔案進行及時的更新

合同檔案工作的高效開展對企業(yè)經營管理決策的制定提供有效支持，而合同檔案資料需要結合管理工作的實際需求，對檔案資料進行及時的更新，特別是隨著經濟形勢的復雜變化，企業(yè)會根據(jù)市場變化和合同條款對相關合同細節(jié)進行一定的調整，同時合同的執(zhí)行過程會受到經濟環(huán)境和政策因素的影響，需要檔案部門在對合同資料進行分類管理的基礎上，對檔案資料進行及時的完善，提升合同管理水平。

四、優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

企業(yè)合同分類需要充分結合合同實際情況，對分類方法進行科學優(yōu)化，使檔案工作能夠充分結合企業(yè)經營管理實際，對合同檔案的分類模式進行合理調整，提升合同檔案管理水平，推動管理效果的提升。檔案部門要嚴格按照檔案管理規(guī)范對合同檔案進行科學的分類，在實際的管理活動中，主要是利用集分式分類法，對合同檔案進行科學的風力，根據(jù)法律規(guī)定，對有名合同進行合理分類，制定相應的變化，在分類過程中要對分類表進行完善，按照合同的簽訂日期進行排序，提升分類管理的規(guī)范性。在分類過程中要合理利用信息技術優(yōu)勢，實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理，有效減少管理成本，并能夠利用技術手段，實現(xiàn)合同檔案管理和利用效率的提升，實現(xiàn)合同資料的深入分析，為企業(yè)經營管理決策的制定和執(zhí)行提供可靠的依據(jù)。同時要利用信息技術對分類環(huán)節(jié)進行科學的優(yōu)化，能夠對檔案資料中的關鍵內容進行準確的提取，形成完善的數(shù)字化合同檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對合同文件的科學管理，利用網絡途徑實現(xiàn)對檔案資料的實時管理和使用，并結合企業(yè)實際情況對合同分類工作進行及時的調整，能夠充分適應企業(yè)發(fā)展需求。

五、結語

合同檔案管理水平的提升對企業(yè)發(fā)展起到積極作用，檔案部門要認識到合同分類管理的重要性，結合企業(yè)發(fā)展形勢和經營管理實際，制定科學的合同分類標準，對管理制度進行科學完善，提升合同檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案管理價值，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。

參考文獻：

[1]馬雪. 企業(yè)合同檔案的歸類管理措施探討[J]. 卷宗， 2018（3）：100-100.

[2]馮淑芬. 合同檔案管理中的主要風險與管理措施探討[J]. 卷宗， 2018（22）：110-110.

[3]鄭海山. “互聯(lián)網+”下合同檔案管理信息化建設研究[J]. 環(huán)球市場信息導報， 2018（33）：187-187.